Procesadores de texto. Edición básica (2/2)

La utilidad de los estilos de párrafo van más allá del formateo de texto, ya que son la base para algunas de las funciones avanzadas de los procesadores de texto como:

- Esquemas. La visualización del documento en modo esquema se basa en una definición previa de jerarquía de los estilos, de forma que hay que definir cuál es el estilo que ocupa el nivel jerárquico superior (por ejemplo, título) y cuáles son los siguientes (por ejemplo, apartado y subapartado).

- Índices. La misma jerarquía de estilos se utiliza para generar automáticamente los índices de contenido de un documento.

Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los estilos que se han definido en un archivo de hoja de estilos de forma que se puedan aplicar a otros documentos en el futuro.

Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un formato de página y algunos estilos de párrafo. Todos los documentos están creados bajo las especificaciones de una plantilla.

Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesión suele ser una página en blanco, pero los procesadores de texto poseen muchas otras.

Muchas de ellas contienen encabezamientos gráficos y texto predefinidos en vistas a editar fácilmente documentos vistosos de diversas índoles, tales como informes, fax, agenda, artículos en columnas, calendarios, etc. Además, se pueden crear plantillas nuevas o modificar las existentes si no se adaptan a las necesidades de los usuarios. Las modificaciones realizadas en el formato del documento o de la página no alteran la plantilla y solo afectan al documento actual.

Un esquema es una visualización de la estructura de un documento desde el nivel superior que se va expandiendo en forma de ramas de árbol hasta el nivel último. Cada nivel (apartado) de un documento tiene a su vez varios subniveles (subapartados) hasta llegar al último (que correspondería al texto del cuerpo del documento).

Son muy útiles a la hora de organizar la distribución de los apartados en un documento largo. Permiten mover y cambiar la jerarquía de grandes bloques de texto.

Todos los procesadores de texto disponen de utilidades para llevar a cabo una verificación ortográfica. Todas funcionan de forma similar. Permiten corregir errores ortográficos comparando una a una las palabras del documento con un diccionario interno. El que se pase la verificación ortográfica no asegura que no haya errores ortográficos. En general, si una palabra existe en el diccionario, aunque esté mal escrita en el contexto, no será detectada como errónea (por ejemplo se considerará correcto si aunque la forma correcta en el contexto fuese sí). Por contra, una palabra escrita correctamente será detectada como errónea si no se ha separado de un punto o una coma anterior o si la forma gramatical no está recogida en el diccionario.

Los procesadores permiten crear un diccionario propio del usuario en el que se suelen guardar las palabras más usadas por este, incluyendo tecnicismos, abreviaturas o argot, que pueden ser usadas por el programa como parte de las alternativas que proporciona cuando una palabra es detectada como errónea.

Los procesadores de texto permiten incluir imágenes de la mayoría de formatos gráficos más habituales en las aplicaciones Windows, aparte de disponer de una o varias librerías de imágenes en formato propio.

Además, se puede pegar directamente cualquier imagen que esté en el portapapeles, incluida una ventana o una pantalla de cualquier programa que estemos ejecutando en Windows mediante las teclas PrintScreen que copia toda la pantalla en el portapapeles o Alt-PrintScreen que copia sólo la ventana activa.

Indicar por último que todos los procesadores de texto incluyen la posibilidad de combinar un documento modelo con el contenido de una base de datos. Se puede usar esta fusión de archivos para combinar datos, como nombres o direcciones, con la información contenida en un documento, como una carta o un informe. El típico ejemplo es la realización del mailing o redacción de una carta que es enviada a distintos destinatarios, personalizando para cada uno de ellos el nombre y la dirección. Con esta función también se pueden imprimir etiquetas postales. La fusión con WordPerfect permite imprimir también los sobres.

Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una estructura formada por registros, cada uno de ellos con los mismos campos. Una tabla, una hoja de cálculo o una base de datos se adaptan a esta estructura y son válidos como archivo de datos.

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