La utilidad de los estilos de párrafo van más allá del formateo
de texto, ya que son la base para algunas de las funciones
avanzadas de los procesadores de texto como:
- Esquemas. La visualización del documento en modo
esquema se basa en una definición previa de jerarquía de los
estilos, de forma que hay que definir cuál es el estilo que ocupa
el nivel jerárquico superior (por ejemplo, título) y cuáles son los
siguientes (por ejemplo, apartado y subapartado).
- Índices. La misma jerarquía de estilos se utiliza
para generar automáticamente los índices de contenido de un
documento.
Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los
estilos que se han definido en un archivo de hoja de estilos de
forma que se puedan aplicar a otros documentos en el futuro.
Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un
formato de página y algunos estilos de párrafo. Todos los
documentos están creados bajo las especificaciones de una
plantilla.
Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesión suele
ser una página en blanco, pero los procesadores de texto poseen
muchas otras.
Muchas de ellas contienen encabezamientos gráficos y texto
predefinidos en vistas a editar fácilmente documentos vistosos de
diversas índoles, tales como informes, fax, agenda, artículos en
columnas, calendarios, etc. Además, se pueden crear plantillas
nuevas o modificar las existentes si no se adaptan a las
necesidades de los usuarios. Las modificaciones realizadas en el
formato del documento o de la página no alteran la plantilla y solo
afectan al documento actual.
Un esquema es una visualización de la estructura de un documento
desde el nivel superior que se va expandiendo en forma de ramas de
árbol hasta el nivel último. Cada nivel (apartado) de un documento
tiene a su vez varios subniveles (subapartados) hasta llegar al
último (que correspondería al texto del cuerpo del
documento).
Son muy útiles a la hora de organizar la distribución de los
apartados en un documento largo. Permiten mover y cambiar la
jerarquía de grandes bloques de texto.
Todos los procesadores de texto disponen de utilidades para llevar
a cabo una verificación ortográfica. Todas funcionan de forma
similar. Permiten corregir errores ortográficos comparando una a
una las palabras del documento con un diccionario interno. El que
se pase la verificación ortográfica no asegura que no haya errores
ortográficos. En general, si una palabra existe en el diccionario,
aunque esté mal escrita en el contexto, no será detectada como
errónea (por ejemplo se considerará correcto si aunque la forma
correcta en el contexto fuese sí). Por contra, una palabra escrita
correctamente será detectada como errónea si no se ha separado de
un punto o una coma anterior o si la forma gramatical no está
recogida en el diccionario.
Los procesadores permiten crear un diccionario propio del usuario
en el que se suelen guardar las palabras más usadas por este,
incluyendo tecnicismos, abreviaturas o argot, que pueden ser usadas
por el programa como parte de las alternativas que proporciona
cuando una palabra es detectada como errónea.
Los procesadores de texto permiten incluir imágenes de la mayoría
de formatos gráficos más habituales en las aplicaciones Windows,
aparte de disponer de una o varias librerías de imágenes en formato
propio.
Además, se puede pegar directamente cualquier imagen que esté en el
portapapeles, incluida una ventana o una pantalla de cualquier
programa que estemos ejecutando en Windows mediante las teclas
PrintScreen que copia toda la pantalla en el portapapeles o
Alt-PrintScreen que copia sólo la ventana activa.
Indicar por último que todos los procesadores de texto incluyen la
posibilidad de combinar un documento modelo con el contenido de una
base de datos. Se puede usar esta fusión de archivos para combinar
datos, como nombres o direcciones, con la información contenida en
un documento, como una carta o un informe. El típico ejemplo es la
realización del mailing o redacción de una carta que es enviada a
distintos destinatarios, personalizando para cada uno de ellos el
nombre y la dirección. Con esta función también se pueden imprimir
etiquetas postales. La fusión con WordPerfect permite imprimir
también los sobres.
Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una
estructura formada por registros, cada uno de ellos con los mismos
campos. Una tabla, una hoja de cálculo o una base de datos se
adaptan a esta estructura y son válidos como archivo de datos.
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