Capítulo 2:

 Vista preliminar en Excel

Como puedes ver, los procedimientos básicos de impresión en Excel no son complicados, aunque hasta ahora hemos tenido que imaginarnos cómo va a quedar la copia impresa del área de impresión a partir de las líneas que aparecen en pantalla. Sería realmente útil que pudiésemos ver cómo va a quedar la copia impresa antes de imprimirla realmente. Así ahorraríamos papel y la frustración que produce el procedimiento de ensayo y error. Pues bien, en Excel esa utilidad se denomina la Vista preliminar.

Puedes acceder a la vista preliminar en cualquier momento siguiendo casi el mismo proceso que para imprimir (está en la misma ficha Imprimir del Botón Office) aunque te recomendamos agregar eñ botón Vista preliminar a la barra de herramientas de acceso rápido. Entonces pasarás a una pantalla de la figura 8.5.

Figura 8.5. La pantalla Vista preliminar

Si comparas la hoja impresa que obtuviste en el primer apartado del capítulo con la representación que tienes en pantalla, verás que son idénticas. En esta pantalla puedes ver cómo va a quedar la copia impresa de la hoja de cálculo según las opciones definidas en cada momento (como, por ejemplo, el área de impresión). En la parte superior de la ventana hay varios botones cuya función es la siguiente:

ð Página siguiente. Si lo que vas a imprimir (el área de impresión) ocupa más de una página, este botón permite pasar a la siguiente. Esto es lo que ocurre ahora mismo con nuestro informe de ventas. Si quieres ver la segunda página, haz clic en este botón. Cuando en la pantalla Vistapreliminar puedes ver la página completa (consulta el botón Zoom un poco más abajo), puedes usar la barra de desplazamiento vertical que aparece a la derecha de la pantalla en lugar de los botones Página siguiente y Página anterior para pasar de una página a otra.

ð Página anterior. Si has utilizado el botón Página siguiente para avanzar páginas, éste te permite pasar a la página anterior.

ð Mostrar márgenes. Marca esta casilla y podrás ver y mover los márgenes de la página.

ð Zoom. Ahora mismo estás viendo una representación de una hoja de papel con lo que se va a imprimir en ella. Como normalmente una hoja de papel tiene un tamaño mayor que la pantalla, esa representación muestra la hoja de papel ligeramente reducida. Pues bien, si haces clic en el botón Zoom, Excel te mostrará la hoja a tamaño real; no cabrá toda en la pantalla (aunque puedes usar las barras de desplazamiento que aparecerán para recorrerla) pero a cambio podrás ver todos los detalles. Después de pulsar el botón Zoom para ampliar la página, si vuelves a hacer clic en él volverás a ver la página completa.

Si te fijas en el puntero del ratón cuando estás viendo la página completa, observarás que tiene forma de lupa. Si haces clic sobre la página, obtendrás el mismo efecto que si pulsas el botón Zoom. Haciendo clic de nuevo sobre la página recuperarás la vista original.

ð Imprimir. Cuando estés satisfecho con el aspecto de la página puedes utilizar este botón para imprimirla. Cuando hagas clic sobre él aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir (consulta más adelante).

Realiza los ajustes necesarios en este cuadro de diálogo y luego pulsa Aceptar para que Excel imprima la hoja de cálculo.

ð Configurar página. Hace que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página. En este cuadro de diálogo se pueden modificar la mayoría de las opciones de impresión (lo veremos más adelante).

ð Cerrar vista preliminar. Cierra esta pantalla y te devuelve a la hoja de cálculo.

Para terminar con el repaso de la pantalla Vista preliminar fíjate que en la parte inferior hay una barra de estado que te mantiene informado del número total de páginas y de la página que estás viendo en la pantalla en ese momento. Si ves los márgenes y los mueves con el ratón aquí te dirá qué mueves y su posición.

Configurar la impresión

Ahora que ya hemos visto la manera de imprimir rápidamente y la forma de comprobar cómo va a quedar la impresión antes de realizarla realmente, ha llegado el momento de que estudiemos cómo cambiar las opciones fundamentales que configuran la impresión. Siempre que apliques las opciones que vamos a ver puedes utilizar la vista preliminar para comprobar su efecto. Además, las opciones que selecciones determinarán la configuración de impresión que Excel tomará cuando utilices la impresión rápida.

Cuando se establecen opciones de impresión en una hoja de cálculo, Excel las almacena, de manera que si más adelante vuelves a imprimir Excel utilizará la configuración que ya habías determinado. Es decir, no es necesario establecer las opciones de impresión más de una vez, a no ser que quieras cambiarlas por otras.

Para acceder a las opciones de impresión debes tener delante la ficha Diseñode página y el grupo Configurar página (figura 8.6). Ahí ves algunos comandos rápidos importantes, pero para un control más complero lanza el cuadro de diálogo Configurar página (figura 8.7). Las opciones de cada una de sus fichas son las que determinan la configuración de impresión.

Figura 8.6. El grupo Configurar página en la cinta de opciones

Figura 8.7. La ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página

Página

La ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página permite determinar las opciones de impresión relativas al tipo de papel en el que vas a imprimir.

Esta ficha tiene tres zonas diferenciadas. En la primera, Orientación, puedes decidir si quieres imprimir con la página en posición vertical u horizontal. Por ejemplo, en el caso del primer apartado no nos cabía la tabla completa en la página porque por omisión Excel usa la orientación vertical. Sin embargo, si activas la opción Horizontal y pulsas el botón Vista preliminar del mismo cuadro de diálogo, verás que ahora si cabe la tabla completa en una sola página (figura 8.8).

Figura 8.8. Si seleccionas la orientación horizontal de la página, podrás imprimir la tabla de ventas en una sola página

La segunda zona de la ficha se denomina Ajustes de escala. En ella puedes modificar la escala a la que se va a imprimir el área de impresión. Por ejemplo, si nuestro informe de ventas fuese tan grande que no cupiese en una sola página ni siquiera seleccionando la orientación Horizontal, podrías activar la opción Ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto para que Excel redujese su tamaño al imprimirla de manera que sí cupiese en una sola página. Para comprobar cómo funcionan estas opciones de escala, vuelve a seleccionar la orientación Vertical, activa la opción Ajustara 1 página de ancho por 1 de alto y luego haz clic en el botón Vista preliminar para ver el efecto conseguido.

Por último, la tercera zona permite seleccionar el tipo de papel que estás utilizando en la impresora y la calidad de impresión. Estas opciones normalmente no hay que modificarlas a no ser que cambies de tipo de papel o que tu impresora disponga de una gran variedad de resoluciones de impresión adaptadas a cada necesidad (consulta el manual de la impresora).

Márgenes

La ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página (que puedes ver en la figura 8.9) permite establecer los distintos márgenes del papel en centímetros. Simplemente utiliza los dos pequeños botones que hay en cada recuadro de margen para aumentarlos o reducirlos. O directamente introduce el tamaño del margen que quieras cambiar en el recuadro correspondiente.

Figura 8.9. La ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página

También puedes cambiar, como vimos, los márgenes en la pantalla de la vista preliminar. Pasa a la pantalla Vistapreliminar y marca la casilla Mostrar márgenes que hay en su parte superior. Cuando lo hagas, verás que aparecen unos recuadros negros en el borde de la representación de la página. Arrastrando esos recuadros con el ratón puedes cambiar el tamaño de los márgenes (figura 8.10). Observa que también hay recuadros que te permiten cambiar la anchura de las columnas.

Figura 8.10. Cambiar los márgenes en la pantalla Vistapreliminar

En esta ficha del cuadro de diálogo Configurar página también puedes activar uno o los dos botones que hay en su parte inferior: Centrar en la página Horizontalmente o Verticalmente. Si los activas, Excel centrará en la página el área de impresión, en lugar de situarla en su extremo superior izquierdo como hace por omisión.

Encabezado y pie de página

La tercera ficha del cuadro de diálogo Configurar página se denomina Encabezado y pie de página (figura 8.11). En ella puedes definir un encabezamiento y un pie de página para que aparezcan en todas las páginas que compongan tu hoja impresa.

Figura 8.11. La ficha Encabezadoy pie de página del cuadro de diálogo Configurar página

El procedimiento es tan fácil como desplegar las listas Encabezado y Pie de página y seleccionar uno de los textos predefinidos que aparecen en las listas.

Si lo deseas, también puedes personalizar el encabezado y el pie de página, mediante los correspondientes botones del cuadro de diálogo, pero ese es un tema que no vamos a ver en este libro.

Otras opciones de impresión

En la ficha Hojadel cuadro de diálogo Configurar página se pueden establecer otras muchas opciones de impresión (figura 8.12). Trata de determinar por ti mismo la utilidad de cada una de ellas.

Figura 8.12. La ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página

Recuerda que puedes usar la vista preliminar en todo momento para apreciar el efecto de los cambios que hayas realizado.

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