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Imprimir y ordenar listas de datos en Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |1464 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 6:

 Excel. Ordenar una lista en función de los datos de más de una columna

Con frecuencia, para tener ordenada una lista en la que algunos de los datos puedan coincidir, es necesario aplicar más de un criterio de ordenación, esto es, ordenar los elementos utilizando más de una columna con el objetivo de poder facilitar la búsqueda de datos concretos.

Siguiendo con el ejemplo anterior, supón que necesitases ordenar la lista por categorías y, dentro de cada categoría, por títulos. En estos casos es necesario ordenar en función de dos columnas, o sea, en función de dos criterios (Categoría y Título). Cuando hay más de un criterio, estos se designan en orden.

El primer criterio será el más general y el segundo el más concreto. Como queremos ordenar por categorías y, dentro de las categorías, por títulos, en este caso el primer criterio será Categoría y el segundo Título.

Para ordenar una lista en función de dos criterios, haz lo siguiente:

1.  Selecciona una celda cualquiera de la lista, preferiblemente que corresponda a la columna del primer criterio, o sea, a la columna Categoría. Por ejemplo, selecciona la celda D3.

2.  Ejecuta el comando Ordenar y filtrar y personaliza la ordenación. Excel selecciona la lista y abre el cuadro de diálogo Ordenar. Comprueba que esté activada la casilla Misdatos tienen encabezados.

3.  Ahora debes elegir el encabezado o columna que va a ser el primer criterio de la ordenación. En este caso es Categoría, ya que vamos a ordenar la lista por categorías. Despliega la lista Ordenarpor y selecciona el campo Categoría.

4.  Selecciona el orden A a Z si no lo está ya. A continuación hay que elegir el encabezado o columna que va a ser el segundo criterio de la ordenación. En este caso es Título. Pulsa el botón Agregar nivel y despliega la nueva lista Luego por que aparecerá justo debajo de Ordenar por y selecciona el campo Título. De esta forma, todas las películas que pertenezcan a la misma categoría se ordenarán alfabéticamente por el título de las mismas. Selecciona también el sentido ascendente A a Z.

5.  Ya están seleccionadas todas las opciones, como puedes ver en la figura 9.9. Por último, haz clic en Aceptar. Excel ordenará la lista según nuestros deseos. La lista ordenada la puedes ver en la figura 9.10.

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Figura 9.9. El cuadro de diálogo Ordenar con todos los ajustes efectuados

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Figura 9.10. La lista ordenada por categorías y, dentro de éstas, por títulos

Nota

Asegúrate siempre de los ajustes personalizados que has realizado en el cuadro de diálogo Ordenar. Cada vez que éste se abre, aparece con los ajustes que realizaste la última vez que lo utilizaste en la sesión de trabajo actual con Excel.

Para ordenar una lista en función de tres o más columnas, sólo tienes que añadir nuevos criterios de ordenación con Agregar nivel o copiarlos con Copiar nivel, del cuadro de diálogo Ordenar.

Por ejemplo, si quisieras ordenar la lista por categorías, las categorías por títulos y los títulos por duración, el cuadro de diálogo Ordenar debería presentar los ajustes que se muestran en la figura 9.11.

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Figura 9.11. El cuadro de diálogo Ordenar ajustado para ordenar por categorías, después por títulos y finalmente por duración

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