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Imprimir y ordenar listas de datos en Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |1464 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 5:

 Excel. Ordenar una lista en función de los datos de una columna

A la hora de ordenar una lista siempre debemos hacernos la siguiente pregunta: ¿cómo hay que ordenarla?

Debes tener en cuenta que una lista que dispone de varias columnas (campos) puede ordenarse por cualquiera de ellas. Esto es, en el ejemplo de la figura 9.3, podemos ordenar la lista en función del título de la película, en función del número de cinta, de la categoría o de la duración, depende del objetivo que persigamos. Pues bien, la columna en función de la que se ordene la lista se denomina criterio de ordenación.

EXCEL

Figura 9.3. Una lista con varias columnas

Por tanto, debes tener siempre en cuenta que un criterio de ordenación corresponde siempre a una columna.

A continuación vamos a ordenar nuestra lista de ejemplo en función del título de la película (es decir, en función del campo Título). Tenemos dos posibilidades para este criterio de ordenación: sentido ascendente y sentido descendente. El orden alfabético normal de la «A» a la «Z» se llama ascendente, y el inverso, es decir de la «Z» a la «A», se llama descendente.

Si el criterio elegido fuera la duración de la película (campo Duración), lógicamente el sentido ascendente se corresponde con el orden ascendente de los números (1, 2, 3,...), mientras que el sentido descendente se corresponde con el orden descendente de los números (9, 8, 7,...).

En la figura 9.4 puedes ver nuestra lista de ejemplo ordenada según el título de la película en sentido ascendente, mientras que en la figura 9.5 el criterio de ordenación elegido es la duración de la película en sentido descendente.

EXCEL

Figura 9.4. La lista de películas ordenada según el título de las películas y en sentido ascendente

EXCEL

Figura 9.5. La lista de películas ordenada según la duración y en sentido descendente

Ha llegado el momento de ver cómo se ordena una lista en Excel. Vamos a utilizar de ejemplo la lista de la figura 9.6, que es una lista de películas reducida. De esta forma siempre tendrás a la vista todos los registros y podrás apreciar mejor los cambios que llevemos a cabo.

EXCEL

Figura 9.6. Lista de películas reducida

La lista de la figura 9.6 está compuesta de 21 registros (que se corresponden con el número de películas) y 4 campos (esto es, 4 datos por cada película, que son el número de cinta, el título, la categoría y la duración).

La primera fila es el nombre de la lista y la segunda contiene los nombres de los campos, a los que podemos denominar también encabezados de la lista.

En Excel es muy importante que los encabezados de la lista ocupen una sola fila. De otro modo, se pueden producir errores a la hora de ordenar los datos.

Vamos a ordenar la lista de películas en función de los títulos de las mismas. Lo primero que hay que hacer es seleccionar cualquier celda de la lista que se quiera ordenar. Con esto bastará para que Excel reconozca la lista completa. Lo mejor es que la celda que selecciones pertenezca a la columna por la que quieres ordenar. Como queremos ordenar la lista por los títulos de las películas, selecciona una celda de la columna C, por ejemplo la celda C5.

Acto seguido ejecuta el comando Ordenar y filtrar del grupo Modificar en la ficha Inicio (también disponible en la ficha Datos). Al ejecutarlo puedes elegir el orden ascendente o descendente, prueba con el primero. Verás que Excel selecciona automáticamente toda la lista, pero excluye de esta selección los encabezados de cada columna y el título de la lista. Para que esto salga bien es necesario, como dijimos anteriormente, que los encabezados de las columnas ocupen sólo una fila. En caso contrario, Excel no podrá reconocer correctamente la lista y la seleccionará mal.

Siempre debes asegurarte de que la selección es correcta. Si no es así, haz clic en el botón Deshacer de la cinta de opciones y busca y corrige el posible error antes de intentar de nuevo la ordenación.

Además, había una tercera opción en el desplegable del comando Ordenar y filtrar, Orden personalizado..., cuando la eliges se abre el cuadro de diálogo Ordenar (puedes verlo en la figura 9.7).

EXCEL

Figura 9.7. El cuadro de diálogo Ordenar

Lo primero que tienes que hacer en este cuadro de diálogo es indicar a Excel si la lista tiene una fila de encabezados. Aunque el programa suele detectarlo de forma automática, nunca está de más que te asegures. Si tiene encabezado, activa la casilla Mis datos tienen encabezados.

A continuación, debes seleccionar la columna poor la que se van a ordenar los elementos de la lista. Para ello, despliega la lista Ordenar por y selecciona el nombre del campo correspondiente, en nuestro caso, el nombre Título.

Selecciona también el sentido de ordenación ascendente activando la casilla del mismo nombre que se encuentra a la derecha de la lista Ordenar por.

Puedes comprobar que el cuadro de diálogo Ordenar te permite añadir más criterios para ordenar los datos agregando niveles. De momento, vamos a dejar las cosas como están.

Nota

Si no existiera una lista de encabezados, en la lista desplegable Ordenar por no aparecerían los nombres de los campos. En lugar de ellos se mostrarían los nombres de las columnas, o sea, Columna B, Columna C, etcétera.

Acto seguido, haz clic en el botón Aceptar. Excel ordenará la lista en función de los títulos de las películas en sentido ascendente. El resultado final lo puedes ver en la figura 9.8.

excel

Figura 9.8. La lista ordenada en función de los títulos de las películas en sentido ascendente

Aviso

Ten en cuidado cuando ordenes listas que contengan fórmulas ya que, cuando las filas de la lista cambien de orden, las fórmulas que contengan se ajustarán a su nueva posición, lo cual puede producir referencias que proporcionen un resultado incorrecto. Para evitar este problema, procura que las fórmulas se refieran a celdas de su misma fila o que las fórmulas incluyan referencias absolutas o nombres de celdas o de rangos, en lugar de referencias relativas.

Pero si tu ordenación no es muy compleja es mejor que uses las opciones Orden ascendente y Orden descendente del desplegable del comando Ordenar y filtrar. Recuerda los pasos a seguir para ordenar una lista utilizando este botón:

1.  Selecciona una celda de la columna según la cual deseas ordenar los datos. En nuestro ejemplo, basta con que selecciones cualquier celda de la columna C (campo Título).

2.  Haz clic en Orden ascendente u Orden descendente, según corresponda.

Esta operación ordena la lista en la que has situado el puntero de celda, con el criterio de ordenación correspondiente a la columna elegida y en el sentido seleccionado.

Nota

Para devolver la lista a su estado original usa Deshacer justo después de realizar la operación. Si llevas a cabo cualquier otra operación, éste ya no permitirá recuperar el estado original de la lista. Como solución, antes de aplicar cualquier criterio de ordenación, crea una columna al principio de la lista que contenga los números 1, 2, 3,... (uno para cada registro). Así, siempre puedes ordenar los elementos de la lista según esta columna.

Criterios de ordenación

Siempre y cuando no utilices criterios de ordenación personalizados (los cuales veremos más adelante), Excel utiliza el orden de las letras del alfabeto o el de los números.

Pero las celdas de una hoja de cálculo pueden contener otras cosas, además de texto y números. Generalmente, la prioridad que utiliza Excel para ordenar los datos es la siguiente:

1.  Números, del más pequeño negativo al más grande positivo.

2.  Texto (ordenado alfabéticamente).

3.  Resultados FALSO de una fórmula.

4.  Resultados VERDADERO de una fórmula.

5.  Valores de ERROR.

6.  Celdas vacías.

Si seleccionas la opción Descendente, los criterios de ordenación son los mismos pero a la inversa.

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