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Imprimir y ordenar listas de datos en Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |1464 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 7:

 Excel. Más opciones para ordenar listas de datos

Hasta ahora hemos visto cómo ordenar una lista de datos por filas, sin embargo, Excel también te permite realizar ordenaciones menos comunes y, para ello, cuenta con diversas opciones que te permitirán configurar exactamente las ordenaciones que realices.

Ordenar columnas

En la figura 9.12 puedes ver una lista de las ventas realizadas por determinados empleados cada mes. Pero, por alguna razón, los meses aparecen desordenados. Vamos a ver cómo ordenar todos estos datos por meses, esto es, dispondremos las columnas de forma que aparezcan los meses en el orden que les corresponde (Enero, Febrero, Marzo...).

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Figura 9.12. Vamos a ordenar esta lista por columnas

En primer lugar, selecciona la parte de la lista que quieres ordenar. Cuando vayas a ordenar columnas en lugar de filas no debes confiar en Excel para que seleccione por ti, de modo que debes seleccionar por completo el rango que quieres ordenar.

Por ejemplo, los nombres de las personas, que están en la columna B, no debes incluirlos en la selección. En este caso debes seleccionar el rango C2:G8. Ahora ejecuta el comando Ordenar y filtrar y personaliza la lista. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Ordenar, haz clic en el botón Opciones y verás que Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de ordenación (observa la figura 9.13).

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Figura 9.13. El cuadro de diálogo Opciones de ordenación

En el cuadro Orientación, que está en la parte inferior del cuadro de diálogo, activa la opción Ordenar de izquierda a derecha y, después, acepta. Excel te devuelve al cuadro de diálogo Ordenar. Despliega la lista Primercriterio de ordenación y selecciona en personalizadas la opción Enero, Febrero, Marzo, Abril... .

Ahora debes seleccionar la fila que corresponda al criterio de ordenación. Nosotros queremos ordenar las columnas en función de los meses, los cuales están en la fila 2. Por tanto, despliega el cuadro Ordenar por y selecciona Fila 2. Asegúrate de ordenar según Valores y haz clic en Aceptar. Excel ordena la lista por columnas en función de los meses, tal y como puedes ver en la figura 9.14.

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Figura 9.14. Excel ordena la lista por columnas en función de los meses

Al seleccionar la opción Enero, Febrero, Marzo, Abril... en el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, hemos utilizado lo que se conoce como un criterio personalizado. Más adelante aprenderás a crear tus propios criterios personalizados.

En la figura 9.15 puedes ver que los meses vienen representados por números. En este caso la ordenación es más sencilla, pues Excel sólo debe realizar una ordenación numérica.

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Figura 9.15. La lista anterior pero con los meses representados por números

Al igual que hicimos antes, selecciona el rango que quieras ordenar, en nuestro caso C2:G8. A continuación abre el cuadro de diálogo Ordenar y pulsa el botón Opciones. Activa también la opción Ordenarde izquierda a derecha y pulsa Aceptar. Volverás al cuadro de diálogo Ordenar.

En este cuadro de diálogo, despliega la lista Ordenarpor y selecciona la fila que contiene los datos que queremos ordenar, que en este caso es la fila 2.

Acto seguido, despliega la lista Primercriterio de ordenación y selecciona la opción Demenor a mayor. Cuando hayas terminado, pulsa Aceptar de nuevo y Excel te mostrará la lista ordenada por meses (figura 9.16).

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Figura 9.16. La lista ordenada por columnas

Crear criterios de ordenación personalizados

En la figura 9.17 puedes ver una lista de alumnos y su actitud en el comportamiento en clase. Supón que queremos ordenar dicha lista por actitud, es decir, desde los que muestran una actitud muy buena hasta los que muestran una muy mala.

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Figura 9.17. Vamos a ordenar esta lista por la actitud de los alumnos

Excel no cuenta con ningún criterio de ordenación personalizado que nos permita realizar una ordenación de ese tipo. Sin embargo, lo que sí nos permite es definir nuestros propios criterios de ordenación, de manera que no quedemos limitados a los que él ofrece.

Para definir un criterio de ordenación personalizado, haz clic en el Botón Office y luego en Opciones de Excel. En la pestaña Másfrecuentes, haz clic sobre el botón Modificar listas personalizadas (figura 9.18).

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Figura 9.18. La opción Listaspersonalizadas en Opciones de Excel

Como puedes ver, en la parte izquierda del cuadro de diálogo que se abre hay una lista que contiene las ordenaciones personalizadas que hay creadas hasta ahora. Si seleccionas cualquier opción (menos la primera), podrás ver en el cuadro de la derecha las entradas que componen el orden personalizado.

Para crear el nuevo criterio personalizado debes seleccionar la opción NUEVA LISTA en el cuadro Listas personalizadas. A continuación escribe la primera entrada de tu ordenación personalizada (en este caso, Muy buena). Verás que lo que escribes va apareciendo en el cuadro Entradas de lista. Cuando termines de escribir la entrada, pulsa Intro. Ahora sigue escribiendo las entradas de tu ordenación personalizada (Buena, Regular, Mala, Muy mala). Cada vez que escribas una acuérdate de pulsar Intro. Cuando hayas introducido todas las entradas, haz clic en el botón Agregar. Como puedes ver en el cuadro Listas personalizadas, Excel ha incluido una línea con tu criterio de ordenación personalizado (observa la figura 9.19). Por último, pulsa el botón Aceptar.

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Figura 9.19. La ordenación personalizada que acabamos de crear para nuestra lista

Ya sólo queda que ordenes la lista igual que has hecho en el apartado anterior con los meses. Pero en esta ocasión no olvides seleccionar la nueva ordenación persona-lizada en el cuadro de diálogo Ordenar (mira la figura 9.20). Fíjate también en que el Primer criterio sea Actitud y no Alumno. El resultado final de todo el proceso, con la lista ya ordenada, lo puedes ver en la figura 9.21.

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Figura 9.20. El cuadro de diálogo Opciones de ordenación

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Figura 9.21. La lista ordenada de acuerdo con el criterio de ordenación personalizado que hemos creado

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