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Imprimir y ordenar listas de datos en Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |1464 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 4:

 Excel. Listas de datos

Una lista es una relación de objetos, personas, direcciones cosas o sucesos (como por ejemplo una agenda de direcciones, donde se muestran los nombres de las personas acompañados de su dirección, teléfonos, email...).

Normalmente los elementos de una lista están colocados al azar (por ejemplo, en una agenda, los nombres de las personas se van apuntando conforme las vamos conociendo y obteniendo sus datos, pero no los ordenamos alfabéticamente). Pero ocurre que una lista hecha al azar casi no tiene utilidad, ya que es difícil encontrar un dato determinado.

En una lista desordenada es mucho más difícil hacer cualquier comprobación o búsqueda; apenas es posible manejarla. En la figura 9.1 puedes ver un ejemplo de una lista de películas desordenada.

EXCEL

Figura 91. Una lista de películas

Para que la lista sea realmente útil, lo lógico es que los elementos de la misma estén ordenados con algún criterio, ya sea alfabético, numérico o de cualquier tipo. En este caso, los elementos que forman la lista pueden localizarse fácilmente y podríamos decir que lo que tenemos no es una simple lista, sino una base de datos. En la figura 9.2 puedes ver la lista anterior ordenada.

EXCEL

Figura 9.2. La lista de películas ordenada alfabéticamente

Las listas de las figuras 9.1 y 9.2 son listas de una sola columna. Es decir, cada fila de la lista contiene un solo dato (en este caso, el nombre de la película). Pero en la mayoría de los casos las listas se componen de más de una columna, esto es, contienen dos o más datos de cualquiera de sus elementos. En la figura 9.3 puedes ver que de cada película se ofrece además información acerca de la categoría, la duración y el número de cinta de vídeo en el que se encuentra. Es decir, de cada elemento (registro) tenemos cuatro datos.

Puedes ver que todos los datos que corresponden al mismo elemento de una lista (en nuestro caso a la misma película) se sitúan en la misma fila, pero en distintas columnas. A cada una de las columnas se les denomina campo, y al conjunto de los campos pertenecientes al mismo elemento, registro. En la figura 9.3 hay cuatro campos (Nº de cinta, Título, Categoría y Duración) que definen cada dato de la lista (cada película).El conjunto de los cuatro campos pertenecientes a la misma película forma un registro.

En Excel es muy importante distinguir los campos. Casi siempre, los nombres de los campos son, también, los encabezados de la lista.

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