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Imprimir y ordenar listas de datos en Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
10/10 (1 opinión) |1464 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 1:

 Excel 2007. Impresión rápida

Al igual que ocurría con los gráficos y, de hecho, con muchas funciones de Excel, hay una manera muy rápida de imprimir una hoja de cálculo. Este método utiliza la configuración de impresión que tengas definida en el momento en que lo utilices y no permite seleccionar ninguna opción. Esto implica que no tienes control sobre la impresión de la hoja pero, a cambio, es un método muy rápido.

Para probar este método abre el libro de trabajo Ventas mensuales y ve a la hoja Total con la que hemos estado trabajando (la puedes ver en la figura 8.1).

EXCEL

Figura 8.1. La hoja Total que vamos a imprimir

Ahora pulsa el Botón Office. Verás la ficha Imprimiry en ella está Impresión rápida (cuando personalizamos la barra de acceso rápido, añadirle este comando era una buena idea). Enciende la impresora y ejecuta esa acción. Excel imprimirá la hoja de cálculo de manera similar a la que aparece en la figura 8.2.

EXCEL

Figura 8.2. La hoja Total impresa

Si miras con atención la copia impresa que has obtenido, observarás que no aparece toda la tabla del Informe de ventas. En concreto faltan las columnas Comisión y Reparto. Además, si observas también la pantalla verás que había aparecido una línea vertical discontinua justo a la izquierda de esas dos columnas (figura 8.1).

Lo que ha ocurrido es que, al utilizar la configuración por omisión, Excel sólo ha impreso lo que cabe en una página (a lo ancho, aunque lo mismo hubiese sucedido si el tamaño vertical de la tabla hubiera sido mayor de lo que cabe en una página) y ha dejado sin imprimir lo que no cabe. La línea vertical te marca el área de impresión, es decir, la parte de la hoja que se ha impreso.

Evidentemente, en este caso lo que ganamos en rapidez al imprimir lo perdemos en exactitud: falta una parte de la tabla. Así pues, lo primero que debemos aprender a modificar a la hora de imprimir es el área de impresión.

Determinar el área de impresión

A la copia impresa que hemos obtenido le falta una parte de la tabla porque no cabe en el papel. Si le decimos a Excel que imprima toda la tabla, es decir, si establecemos como área de impresión toda la tabla, solucionaremos el problema sólo parcialmente: Excel imprimirá toda la tabla, pero en dos hojas de papel (figura 8.3). La primera hoja será idéntica a la que has obtenido en el apartado anterior y en la segunda aparecerán las dos columnas que faltan. Un poco más adelante veremos algunas formas de solucionar este problema, pero para aprender a determinar el área de impresión vamos a hacer justo lo contrario: vamos a suponer que sólo quieres imprimir una parte de la tabla.

EXCEL

Figura 8.3. Si usamos la vista Diseñode página vemos cómo la tabla no cabe en el papel

Supón que sólo quisieras imprimir la columna de nombres y las ventas de enero y febrero (es decir, las columnas B, C y D). Lo que hay que hacer es determinar un área de impresión que ocupe sólo la parte de la tabla que quieres imprimir. Si lo piensas bien, el área de impresión es en realidad un rango de la hoja. Así pues, para determinarla, el primer paso es seleccionar el rango que quieres imprimir. En nuestro ejemplo es el rango B4:D10.

Una vez que tengas seleccionado el rango que quieres imprimir, ejecuta el comando Establecer área de impresión, de la ficha Diseño de página. Luego haz clic en cualquier parte de la hoja para deseleccionar el rango y mira la hoja (figura 8.4).

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Figura 8.4. El área de impresión que hemos establecido

Ahora, en lugar de haber una línea vertical discontinua, hay un recuadro hecho del mismo tipo de línea. Ese recuadro es el área de impresión, es decir, la parte de la hoja que se imprimirá cuando ordenes a Excel que imprima la hoja. Prueba a utilizar Impresión rápida igual que en el apartado anterior y verás que lo que obtienes en el papel es lo mismo que está dentro del recuadro en la pantalla.

Cambiar y eliminar el área de impresión

Una vez establecida el área de impresión, ésta se queda fijada hasta que la cambies o la elimines. Si la cambias, al imprimir obtendrás en el papel todo lo que haya en la nueva área de impresión que hayas establecido. Si la borras, estarás como al principio, es decir, le dejas a Excel la libertad de imprimir todo lo que haya en la hoja.

Para cambiar el área de impresión repite el mismo procedimiento que hemos utilizado antes para establecerla, pero seleccionando en primer lugar el nuevo rango a imprimir.

Si quieres eliminar el área de impresión, utiliza el comando Archivo, Área de impresión, Borrar área de impresión. Hazlo ahora para recuperar la situación inicial de la hoja de cálculo.

Saltos de página

Si el área de impresión es mayor de lo que cabe en una página, o si no estableces el área de impresión y el tamaño de tu hoja no cabe en una sola página, Excel distribuirá la impresión en varias páginas. Para ello, Excel sitúa saltos de página automáticos en el lugar donde da comienzo cada nueva página. Son marcas que le indican a la impresora que a partir de ellos debe imprimir en una página nueva. Los saltos de página aparecen en la hoja de cálculo como líneas discontinuas (como las que hemos visto ya).

Sin embargo, puede ocurrir que no quieras que los saltos de página estén donde Excel los sitúa automáticamente. En esas ocasiones tú puedes establecer saltos de página manuales, es decir, situar marcas en la hoja de cálculo que le digan a la impresora donde debe cambiar de página. Lógicamente, si los sitúas de manera que lo que ha de imprimirse en una página no quepa físicamente en ella, Excel volverá a colocar sus propios saltos de página automáticos para corregir el error. Por ejemplo, si en el caso del primer apartado tratas de imprimir toda la tabla en una sola página estableciendo solamente un salto de página y sin modificar nada más, no lo conseguirás.

Para establecer un salto de página manual, sitúa el puntero de celda en la celda que dé comienzo a una nueva página. Luego ejecuta el comando Saltos, y en el desplegable, Insertar, de la ficha Diseñode página. En la hoja aparecerán las líneas discontinuas que marcan el salto (el cambio de página). El efecto del salto de página lo puedes comprobar en la pantalla de la vista preliminar que veremos en el siguiente apartado.

Si quieres quitar un salto de página manual, sitúa el puntero de celda en el lugar donde está el salto (es decir, donde comienza la nueva página) y ejecuta el mismo comando, pero ahora elige Quitar salto de página.

Capítulo siguiente - Vista preliminar en Excel

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