Al igual que con muchos periféricos, las impresoras dependen en gran medida de un controlador instalado en la PC. El controlador de impresora proporciona la interfaz de software entre la impresora y su aplicación o sistema operativo. La función principal del controlador es informar a la PC acerca de las capacidades de la impresora, como los PDL que utiliza, los tipos de papel que maneja y las fuentes instaladas. Al imprimir un documento en una aplicación, las opciones de impresión que usted selecciona son suministradas por el controlador de impresora, aunque parezcan ser parte de la aplicación.

En todas las versiones de Windows, usted instala el controlador de impresora como parte del sistema operativo, no en las aplicaciones individuales. Windows incluye controladores para una amplia gama de impresoras y casi siempre hay disponibles controladores individuales en los servicios en línea del fabricante de la impresora. Regularmente, los controladores incluidos con Windows están desarrollados por el fabricante de la impresora, no pon Microsoft, y se incluyen en el paquete Windows por comodidad.

Aunque el fabricante de la impresora desarrolla los controladores para todos los modelos que se utilizan con Windows, podría haber diferencias importantes entre los controladores de impresora incluidos con Windows y los que incluye la impresora o están disponibles en línea. Los controladores incluidos con Windows normalmente proporcionan acceso a las características básicas de una impresora, mientras que los controladores mejorados proporcionados por el fabricante en los CD-ROM incluidos con la impresora, o a través de una descarga en línea, podrían incluir correspondencia de colon de lujo, colas de impresión mejoradas, cuadros de diálogo mejorados u otros beneficios. Asegúrese de probar ambos tipos de controladores para ver cuál funciona mejor. Consulte en el sitio Web del fabricante la última versión del controlador. Observe que en algunos casos los fabricantes de impresoras ya no manejan impresoras antiguas con controladores mejorados, obligándole a utilizan los que se suministran con Windows.