La información en la empresa presenta estados, en  que nos vamos a basar para realizar el análisis del impacto que sobre la organización tiene la implantación de sistemas de tecnologías de la información.

Vamos a suponer una decisión empresarial: adquisición de una pieza nueva para el almacén. El encargado del almacén detecta que sólo quedan 3 unidades de una pieza determinada, con lo que estima que en un plazo no superior a una semana se acabarán sus existencias.

Surge una unidad de información: solicitud de adquisición de una nueva pieza. Analicemos qué puede ocurrir con esta unidad informativa:

Creación: la persona encargada del almacén detecta la necesidad de adquirir una nueva pieza para evitar su desabastecimiento: cumplimento un formulario de solicitud de adquisición.

Distribución: el formulario se traslada físicamente hasta una persona del departamento de administración, quien tiene que autorizar el pago.

Modificación: al documento de solicitud de compra se añade una firma, o un sello, el cual certifica la autorización. El documento queda modificado con esta certificación.

Almacenaje: el documento de solicitud de solicitud de adquisición se guarda en un archivo, donde se localizan todas las solicitudes de adquisición generadas en la vida de la empresa. Al guardarse todas juntas, es posible conocer dónde se encuentra y acceder a ella en caso de necesidad.

Agrupación: se genera un apunte en un nuevo documento de agrupación de información, donde quedan registradas todas las solicitudes de compras aprobadas. Esta nueva forma de tratar la unidad de información de nuestro caso es útil para poder realizar un control eficiente de todas las solicitudes en curso, por ejemplo.

En los capítulos siguientes vamos a analizar este caso, pero suponiendo que ocurre en una empresa que tuviera implantado un sistema ideal de nuevas tecnologías de la información.