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Capýtulo 4:

 Gerencia financiera. Gastos fijos

Además de los costos y gastos directos, y los de los departamentos no operativos, se recomienda un estado con los gastos fijos.

Una posibilidad adicional de la estructura de costos esta formada por la obtención del “Costo Total” en los departamentos operativos al transferirles las proporciones que se les asignan de los gastos no operativos y cargos fijos, y que constituyen gastos indirectos de los departamentos operativos.

Las utilidades en operaciones de las áreas productoras de ingresos, tales como alojamiento, servicios gastronómicos, tiendas, entre otras, deben considerarse como utilidades (o pérdidas) antes de los gastos indirectos no distribuidos.  Solamente agregándoles una porción de los gastos indirectos pueden obtenerse los costos totales y resultados netos de cada área.  Aunque debe recordase siempre que la distribución de los gastos indirectos se fundamenta en bases generalmente arbitrarias o estimadas que pueden producir algunas distorsiones en los resultados.  Por esas razones la asignación o distribución de los gastos indirectos a los departamentos operativos debe ser un procedimiento adicional al método establecido y debe utilizarse solamente para: evaluar o establecer tasas nuevas de cobro de servicios y servir de base para la planificación estratégica.

Los requerimientos de un sistema de distribución son: un sistema contable apropiado, tal y como el descrito en las informaciones estadísticas adecuadas para el desarrollo de las bases de asignación.

La base para distribuir los gastos indirectos a los departamentos operativos debe ser lógicamente la cantidad de servicios prestados por cada departamento a los otros, pero si no existe una exacta medición de esos servicios debe realizarse un estimado.  Existen varios métodos para asignar los gastos indirectos (Directo, Escalón y Formula), pero el mas utilizado es el denominado “Directo” por medio del cual los gastos indirectos se cargan a los departamentos operativos con alguna base lógica aunque arbitraria (al arbitrio de quien la define) tales como el % de ingresos total, cantidad de trabajadores, área ocupada por el departamento, entre otras.

El método de escalón, con el cual la distribución también se hace  a los departamentos overead.  Con este procedimiento, se elige un departamento para la primera asignación, al cual los gastos se le están prorrateados según alguna base lógica.  Los demás departamentos están distribuidos de una forma parecida.

El método de formula, con el cual la distribución de cada departamento se hace, simultáneamente a todos los demás departamentos, que sean atendidos por el departamento en cuestión, que tengan ingresos o no.  Con este método los departamentos overead se dividen en dos grupos: los que se suministran entre ellos además de a los departamentos productivos, y los que suministran solamente a los departamentos productivos.  Los que suministran tanto a los departamentos overhead como a los productivos están distribuido primero, pero el procedimiento suele llevarse a cabo por ordenadores.

Aunque cualquiera de los métodos aceptados empleados de forma regular proporcionara información útil, el método de la formula da unos resultados que reflejan en mayor grado las actividades entre departamentos.  Todos los métodos exigen los siguientes pasos:

Recoger los datos necesarios, incluyendo servicios entre departamentos y otras informaciones, para determinar la base para la distribución.

Reclasificar, si es necesario, por ejemplo, se puede hacer distribuciones mensualmente.  Puede que haya que invertir el orden para que la distribución de los gastos generales sea mas precisa.

Distribuir los gastos fijos (alquileres, seguros, impuestos depreciación directamente a todos los departamentos.

Distribuir los gastos generales, incluyendo su parte de los gastos fijos, utilizando uno de los métodos recomendados.

Las principales bases utilizadas en la distribución de gastos indirectos son los siguientes:

Teléfono Numero de extensiones
Impuesto sobre la nomina y prestaciones a empleados Plantilla. Reg. Detalle/Nomina. Salario y Sueldos.
Administración y Generales Gastos devengados. Plantilla.
Informática. Gastos devengados. Plantilla.
Marketing Ratio a ventas
Animación y Recreación Ratio a ventas
Gastos de Energía Sub-Contadores. Mts. Cubicos de superficie ocupada
Operación y mantenimiento de propiedad Ordenes de trabajo Plantilla Mts. 2.
Recursos Humanos Plantilla.
Transporte Plantilla.
Alquiler % aplicable a fuentes de ingresos. Mts. 2 /superficie acupada. (alquiler fijo)
Impuestos sobre propiedad inmobiliaria. Mts. 2  de superficie ocupada.
Seguros-Edificio y contenido Mts. 2  de superficie ocupada. Mts 2 mas inversión en mobiliario e instalación.
Intereses Mts.2 superficie ocupada. Mts.2 mas inversión en mobiliario e instalación
Amortizaciones-Edificios Mts.2 de superficie ocupada
Amortización-Mobiliario e instalaciones Historial del activo del departamento. Mts.2 de superficie ocupada

Los métodos de costo de la actividad hotelera señalados anteriormente, son utilizados por la mayora de los hoteles importantes en el ámbito internacional.  No obstante, se recomienda ampliar el clasificador de cuentas y los procedimientos para ofrecer información significativa a la dirección, incluyendo índices operativos de costo por actividad, tales como: por turistas-días, por habitación ocupada, por trabajador, entre otros.  Sin embargo debe tenerse cuidado de ampliar la base informativa solamente con información que sea significativa y pueda utilizarse efectivamente por la dirección.  La presentación excesiva de datos inmateriales o incompletos debilitan, en vez de fortalecer, el valor de los informes financieros.

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