Capítulo 11:

 Utilizar subtotales en un filtro

Además de crear los filtros de datos puedes hacer que estos queden agrupados de acuerdo a unos criterios y establecer con ellos unos cálculos que se agrupen en forma de subtotales. En el ejemplo que estás utilizando puedes hacer subtotales que cuenten las diferentes apariciones de notas finales y que el resultado se muestre en la columna de evaluación final.

Para crear subtotales en una lista puedes utilizar los siguientes pasos:

1.  Sitúa la celda activa dentro de la lista.

2.  Ejecuta el comando Subtotal en la ficha Datos, grupo Esquema de la cinta de opciones, y verás aparecer el cuadro de diálogo Subtotales que se muestra en la figura 10.6.

3.  En el cuadro de lista Para cada cambio en selecciona el campo por el que vas a realizar el agrupamiento para los subtotales.

4.  En el cuadro de lista Usar función selecciona la función que deseas utilizar para el cálculo de los subtotales.

5.  En el cuadro de lista Agregar subtotal a indica el campo en el que quieres que aparezca el resultado de los subtotales.

6.  Finalmente, haz clic sobre el botón Aceptar para ver los resultados como se muestran en la figura 10.7.

 

Figura 10.6. Cuadro de diálogo Subtotales

Figura 10.7. Lista con agrupamientos de subtotales 

Crear filtros avanzados

Ya has aprendido a usar los autofiltros y puede que con ellos tengas más que suficiente para lo que necesitas, no obstante verás también la forma de crear filtros avanzados que te permitan sacar mucho más provecho a las hojas de cálculo.

Un filtro avanzado se aplica de manera diferente a los autofiltros ya que, para utilizarlos, debes crear previamente un rango de criterios. Para crear un rango de criterios utiliza los pasos siguientes:

1.  Activa una celda vacía de la hoja de datos, fuera de la lista.

2.  Escribe el encabezado de la columna que quieres utilizar como criterio en el filtro. Si quieres evitar errores en el tecleo arrastra la celda que tiene la cabecera de la columna y llévala hasta la celda vacía elegida; antes de soltar el botón del ratón, mantén pulsada la tecla Ctrl para que se cree un copia. Como ejemplo puedes copiar el nombre de la celda Ev. Final.

3.  Debajo de la celda en la que has copiado la cabecera, escribe el dato que vas a usar como filtro, por ejemplo 7,3. Y ya está creado el rango de criterio.

Utilizando el rango de criterios previamente creado, realizarás ahora un filtro avanzado utilizando los pasos siguientes:

1.  Selecciona cualquier celda de la lista.

2.  Ejecuta el comando Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, con lo que verás aparecer el cuadro de diálogo Filtro avanzado que se muestra en la figura 10.8 a la vez que aparece seleccionado todo el contenido de la hoja.

3.  Observa que en el cuadro Rango de la lista aparece ya el rango correspondiente a todas las celdas de la lista.

4.  En el cuadro de lista Rango de criterios, escribe el rango de las celdas que contienen el rango de criterios que creaste anteriormente. Si no quieres escribirlo, puedes hacer clic en el botón de color que aparece a la derecha y seleccionar las celdas que contienen el rango de criterios directamente con el ratón.

5.  Marca el botón Copiar a otro lugar si quieres que se mantenga la lista original y copie los registros filtrados en el lugar que le indiques.

6.  Haz clic sobre el botón Aceptar para ver el resultado del filtro.

Figura 10.8. Cuadro de diálogo Filtro avanzado 

Utilizar el formulario de datos

El formulario de datos es un cuadro de diálogo especial que te facilita enormemente el trabajo de introducción de datos en una lista de una hoja de cálculo. Su comando no viene en la cinta de opciones por lo que tendrás que personalizar la barra de acceso rápido, pulsa en su desplegable, y agregarlo. Para tener el formulario en pantalla y trabajar con él, primero selecciona un celda que contenga datos de la lista y después ejecuta el comando Formulario. Observa que Excel ha abierto un formulario con todos los campos que tenías creados en la lista (figura 10.9).

Figura 10.9.  Formulario de datos

Observa que este formulario te ofrece información del número total de registros y del registro que te muestra los datos. También te ofrece una serie de botones con los que navegar por los diferentes registros y botones para eliminar registros, crear registros nuevos o crear criterios de búsqueda.

Para avanzar o retroceder registros, puedes utilizar las flechas del teclado o la barra de desplazamiento. Para ir de un campo a otro utiliza la tecla Tab o haz clic directamente sobre el campo en el que te quieres colocar.

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