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Hojas de cálculo Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
7,25/10 (4 opiniones) |19922 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 10:

 Ordenar los datos de una lista

Si observas las diferentes líneas de la figura 10.2, podrás ver que están ordenadas alfabéticamente por apellidos aunque en principio se fueron introduciendo los datos según fueron apareciendo. En Excel puedes ordenar los datos por una o por varias columnas según lo que desees hacer.

Ordenar los datos de una columna

Para ordenar por una sola columna, simplemente selecciona los datos de la misma y ejecuta el comando Ordenar y filtrar y elige el orden ascendente o descendente; te mostrará una advertencia en la que te avisa de que si ordenas los datos de esa columna sólo moverá los datos de la misma y ya no se corresponderán con los que existían en las correspondientes filas. Si quieres precisar más, elige Orden personalizado... en el desplegable y aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar, que puedes ver en la figura 10.3, para que en él indiques el campo (columna) por la que vas a ordenar en primer y único lugar ya que deseas utilizar una única columna para ordenar. Haz clic en aceptar para terminar y ya estará tu columna ordenada.

Este tipo de ordenación se puede utilizar cuando deseas renumerar una lista que ya está numerada, pero cuyo orden numérico queda alterado si se ordena por otro criterio. Así, en la lista del ejemplo, los alumnos van del 1 al 7 por orden alfabético de apellidos, si ordenásemos esta lista por orden alfabético de domicilio quedaría alterado el orden de la primera columna, entonces podríamos seleccionarla y ordenarla para que la numeración sea correcta.

diálogo ordenar

Figura 10.3. Cuadro de diálogo Ordenar

Ordenar todos los datos de una lista

El tipo de ordenación anterior se usará en casos muy contados, lo que verdaderamente se usa es el ordenamiento completo de una lista ya que, de ese modo, no se alteran los contenidos de cada uno de los registros (filas).

Para ordenar una lista de datos puedes utilizar los pasos que te proponemos a continuación:

1.  Activa una celda de la lista que deseas ordenar.

2.  Ejecuta el comando Ordenar y filtrar y elige Orden personalizado. Observa que Excel ha seleccionado automáticamente todos los datos de la lista, pero no ha marcado las cabeceras.

3.  En el cuadro de lista Ordenar por selecciona el campo por el que quieres ordenar en primer lugar e indica un Criterio de ordenación ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). Con el tercer criterio, Lista personalizada, podemos crear nuestras propias listas ordenadas.

4.  Pulsa en Agregar nivel y selecciona en Luego por el campo por el que quieres ordenar en segundo lugar, en caso de que en el primero coincidan los datos. Crea más niveles si quieres utilizar más campos para ordenar.

5.  Finalmente haz clic en el botón Aceptar para que se realice el ordenamiento.

Ordenar una lista utilizando
 criterios de ordenación

Hasta ahora en el tipo de ordenación usado se han utilizado criterios alfabéticos o numéricos, dependiendo del tipo de datos contenido en las celdas, pero en Excel también se pueden utilizar otro tipo de datos como los resultados verdaderos o falsos, las celdas vacías o los resultados de error. Todos los datos que contienen las celdas utilizan el siguiente orden de prioridad a la hora de ser ordenados:

1.  En primer lugar se tienen en cuenta los números de menor a mayor. Ten en cuenta que los negativos son siempre menores que los positivos.

2.  En segundo lugar se ordena por el texto siguiendo el orden alfabético.

3.  En tercer lugar se toman los resultados Falso, Verdadero y Error obtenidos mediante fórmulas y en ese mismo orden de prioridad entre ellos.

4.  Por último se toman las celdas vacías.

Crear filtros

Los filtros son criterios especiales con los que puedes decir a Excel qué tipo de datos debe seleccionar en una hoja. Cuando ejecutas un filtro, Excel selecciona los registros (líneas) que cumplen con la condición establecida y los muestra aparte. El resto de líneas que no cumplen la condición no se muestran para facilitar el análisis de los datos buscados.

El uso de este tipo de características de búsqueda avanzada tiene sentido cuando se trabaja con lista grandes, no obstante, como muestra, nosotros vamos a utilizar la lista de 7 alumnos que hemos usado como ejemplo.

Supón que deseas saber cuántos alumnos de una lista han sacado como nota final 7 y medio o más. Para ello utiliza los siguientes pasos:

1.  Haz clic sobre cualquier celda de la lista para que la celda activa esté dentro de la lista.

2.  Ejecuta el comando Filtro en la ficha Datos de la cinta de opciones. Verás entonces que todas las columnas con datos muestran en sus cabeceras un botón de flecha de despliegue para que ejecutes el filtro. En la figura 10.4 puedes ver esta lista.

3.  Haz clic sobre la flecha desplegable de la columna cuyos datos desees utilizar como filtro. Si estás siguiendo el ejemplo planteado, abre el filtro de la columna Ev. Final y verás que te muestra varias opciones. Si seleccionas una de las cantidades, te mostrará los registros cuya evaluación final sea igual a la cantidad seleccionada.

4.  Puesto que para el ejemplo planteado no sirven ninguna de las opciones, selecciona Mayor o igual a (figura 10.4) y aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que puedes ver en la figura 10.5.

5.  En el primer cuadro de lista aparece el criterio elegido, es igual o mayor a, en nuestro ejemplo, pero podría seleccionar cualquier otro. En el cuadro de lista que está al lado establece la cantidad 7,5.

6.  Como no vamos a utilizar ningún criterio más de selección haz clic sobre el botón Aceptar y verás que el resultado es el que te muestra la figura 10.5.

 creación de un filtro

Figura 10.4. Creación de un filtro

filtro aplicado

Figura 10.5. Filtro aplicado y resulta de dos registros sobre seis 

Nota

Para quitar un filtro después de aplicado puedes ejecutar el comando Borrar filtro, pero de este modo continuarías en la situación de filtro. Para abandonar el filtro y volver al estado normal de la hoja de cálculo debes ejecutar el comando Filtro en la cinta de opciones para que se desactive.

Capítulo anterior - Opciones avanzadas en Excel

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