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Hojas de cálculo Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
7,25/10 (4 opiniones) |19922 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 1:

 Hoja de cálculo Excel

Objetivos del capítulo 1 y 2

•   Aprender a ejecutar la aplicación Excel.

•   Conocer los diferentes elementos que integran la ventana de trabajo.

•   Aprender a introducir y cambiar datos en las celdas.

•   Aprender a moverte en la hoja de cálculo y a seleccionar elementos dentro de ella.

•   Aprender a guardar un libro de trabajo, a abrir uno que ya está guardado y a salir de la aplicación.

Ejecutar Excel

Ya sabes cómo ejecutar cualquier aplicación dentro del entorno Windows y Excel es una más, pero al ser la primera ocasión te indicaremos dos formas diferentes para ejecutarla:

ð Haz clic sobre el menú Inicio, selecciona la opción Todoslos programas y dentro del submenú de Microsoft Office que aparece selecciona la opción Microsoft Excel.

ð Crea un icono de acceso directo en tu escritorio y haz doble clic sobre él.

Tras ejecutar la aplicación puedes ver su ventana en pantalla y en el apartado siguiente verás los diferentes elementos que la componen.

El entorno de trabajo

Después de abierta la aplicación te encuentras con una ventana de Windows de la que ya conoces muchos de sus elementos: barra de título, cinta de opciones, barras de acceso rápido, botón Maximizar, botón Minimizar, botón Cerrar, etc. También hay otros elementos propios de Excel como el área de trabajo (donde se encuentran las celdas), barra de fórmulas, celdas, columnas, filas, etc., algunos de estos elementos los veremos con más detalle. La figura 7.1 muestra el entorno de trabajo de Excel y en ella se especifican los diferentes elementos que la integran.

trabajo de excel

Figura 7.1. Entorno de trabajo de Excel

ð Celda: es cada una de las cuadrículas que aparecen en el área de trabajo. Cada celda recibe un nombre formado por la letra de la columna en la que se encuentra y el número de su correspondiente fila. Así aparecen nombradas como B8, E12, etc.

ð Celda activa: esta celda se identifica porque su borde es más grueso. Es una celda cualquiera en la que se encuentra el cursor y en ella se introducirán todos los datos que escribamos.

ð Fila: cada fila está formada por un conjunto de celdas colocadas horizontalmente, una a continuación de otra. Cada fila se identifica por el número que aparece a la izquierda.

ð Columna: son iguales que las filas pero en disposición vertical. Cada columna se identifica por la letra que tiene en la parte superior.

ð Cinta de opciones: contiene un conjunto de comando organizados por fichas y grupos, en función de tipos de tareas; con ellos puedes realizar acciones de manera rápida con un solo clic del ratón.

ð Barra de fórmulas: está situada debajo de la cinta de opciones y en ella podemos ver la fórmula que hay en la celda activa; si no contiene una fórmula, mostrará el contenido de la celda.

ð Barra de estado: esta barra se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel. Muestra información de todo tipo, que podemos configurar. En su parte derecha posee una función que hace cálculos sencillos de sumas y promedios.

ð Pestañas de las hojas: colocadas por encima de la barra de estado, muestran el nombre de cada una de las hojas de cálculo que integran el libro de Excel que está abierto.

ð Libro de trabajo: es un archivo de Excel y puede estar integrado por varias hojas de cálculo.

Introducir datos

Cuando abres Excel puedes comprobar que ya aparece un archivo nuevo mostrando la primera hoja de cálculo vacía y la celda activa está en A1. Comienza a escribir y comprobarás que todo lo que vayas escribiendo irá apareciendo en dicha celda.

Para introducir datos en otra celda basta con que primero hagas clic sobre esa celda y verás que se convierte en celda activa; de este modo todo lo que introduzcas aparecerá ahora en la nueva celda.

Observa que si escribes muchos datos en una celda, tras pulsar la tecla Intro o cambiar de celda, esos datos sobrepasan los límites de su celda invadiendo la celda que está a la derecha. Esta invasión se producirá sólo si dicha celda está vacía. En la figura 7.2 puedes ver algunas de estas ocurrencias.

 celdas con datos

Figura 7.2. Celdas con datos 

¿Qué datos introducir?

Son varios los tipos de datos que puedes introducir en una hoja de cálculo, pero esencialmente se pueden agrupar en tres: texto, número y fecha.

Los datos de tipo texto están formados por caracteres alfanuméricos (letras y números) y por caracteres especiales.

Nota

Si comienzas escribiendo cualquier texto y este ocupa más espacio que el que tiene la celda, el texto invadirá la celda de la derecha. Esto sólo ocurrirá si dicha celda de la derecha no tiene datos, si no el texto quedará cortado.

Los datos de tipo número son todos los números y algunos símbolos propios como la coma decimal, el punto de millar, el signo menos, el símbolo de euros, el porcentaje, el signo de división para las fracciones y el símbolo de exponenciación.

Nota

Si escribes más números de los que caben en la celda, al pulsar la tecla Intro o al activar otra celda, Excel automáticamente los escribirá en formato científico.

Los datos tipo fecha son un tipo de dato especial y Excel puede operar con ellos calculando el tiempo que pasa de una fecha a otra.

Inicialmente Excel asigna a cada celda el formato General que reconoce automáticamente el tipo de datos que introduzcas, de tal forma que si introduces números los alineará a la derecha y, si introduces texto lo alineará a la izquierda.

Si quieres que un número sea interpretado como texto, como puede ocurrir con un número de teléfono, escríbelo colocando delante un apóstrofe para que Excel lo interprete como texto y verás que aparece alineado a la izquierda.

Acciones básicas en la hoja

En este apartado se expondrán de manera breve todas aquellas acciones que se suelen realizar con mucha frecuencia cuando se trabaja dentro de una hoja de cálculo. Son acciones como moverse por la hoja, desplazarse, cambiar datos, seleccionar, etc.

Cambiar datos introducidos

Bueno, ya sabes cómo introducir datos en celdas que están vacías, pero, ¿qué hacer cuando la celda en la que deseas introducir datos ya contiene otros datos?

En este caso, tras activar la celda, pueden ocurrir dos cosas:

ð Que quieras introducir datos nuevos sustituyendo a los que ya están introducidos, en tal caso sólo tienes que comenzar a escribir los nuevos datos como si la celda estuviese vacía y verás que al escribir una letra el contenido existente queda sustituido por el nuevo.

ð Que quieras cambiar sólo un trozo del contenido, un número, una letra, una palabra, etc. En tal caso activa la celda en la que quieres realizar los cambios y haz clic en la posición en la que deseas introducir más datos o cambiar algo. Con el cursor dentro de la celda utiliza la tecla Supr o la tecla Borrar para eliminar parte del texto y escribe lo que deseas añadir. También puedes realizar estas operaciones utilizando la barra de fórmulas.

Después de introducir datos nuevos cambiando el contenido de una celda o modificando parte del mismo, siempre puedes recuperar lo anterior utilizando el comando Deshacer de la barra de acceso rápido.

Moverse por la hoja

Ya sabes que una de las formas de moverse por las celdas es haciendo clic con el ratón para activar la celda deseada, pero también puedes moverte por las celdas utilizando las teclas de movimiento del teclado:

ð Flechas del teclado: mueven la celda activa una celda a la derecha, a la izquierda, arriba o abajo, dependiendo de la tecla pulsada.

ð Ctrl. + Flechas del teclado: si la hoja no tiene datos mueven la celda activa a la primera celda de la columna actual (flecha arriba), a la última celda de la columna actual (flecha abajo), a la primera celda de la fila actual (flecha izquierda) o a la última celda de la fila actual (flecha derecha). Si la hoja tiene datos se desplaza la celda activa hasta la primera o última celda con datos.

ð AvPág: mueve la celda activa a la pantalla siguiente.

ð RePág: mueve la celda activa a la pantalla anterior.

ð Intro: mueve la celda activa a la celda inferior.

ð Tab: mueve la celda activa una celda a la derecha.

ð Mayús+Tab: mueve la celda activa una celda a la izquierda.

ð Ctrl+Inicio: mueve la celda activa a la primera celda de la hoja. La que ocupa el vértice superior izquierdo de la misma (A1).

ð Ctrl+Fin: mueve la celda activa a la última que contenga datos dentro de la hoja.

Nota

También te puedes desplazar por la hoja utilizando las barras de desplazamiento para mostrar una parte de la hoja que no se ve en pantalla.

Seleccionar

Esta es una de las acciones que con más frecuencia se realiza ya que con ella consigues facilitar el trabajo al aplicar a muchas celdas las mismas características sin tener que hacerlo una a una.

Ya sabes cómo seleccionar una celda haciendo clic sobre ella, pero también puedes seleccionar varias celdas haciendo clic sobre una y arrastrando para seleccionar celdas contiguas.

Si quieres seleccionar celdas separadas, haz clic sobre la primera y después mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic sobre todas las que quieras seleccionar.

También puedes seleccionar grupos alternos: selecciona un grupo (arrastrando) y, después, manteniendo pulsada la tecla Ctrl, selecciona los demás grupos.

Para seleccionar una columna simplemente haz clic sobre el nombre de la misma (la letra que tiene en la parte superior). Igualmente puedes seleccionar una fila haciendo clic sobre el número de la misma.

Puedes seleccionar varias filas o varias columnas haciendo clic en el número o letra de una y arrastrando para seleccionar las restantes. También puedes utilizar la tecla Ctrl para seleccionar filas o columnas alternas o grupos de filas o columnas alternas.

Por último también puedes seleccionar la hoja entera si haces clic sobre el botón Seleccionar todo que se encuentra en la intersección entre las letras de las columnas y los números de las filas.

Capítulo siguiente - Excel. Guardar el trabajo

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