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Hojas de cálculo Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
7,25/10 (4 opiniones) |19922 alumnos|Fecha publicaciýn: 16/06/2010
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Capýtulo 5:

 Establecer un rango de celdas en Excel

Un rango puede estar formado por una celda o un grupo de celdas que pueden ser contiguas o salteadas. Los rangos en las hojas de cálculo se nombran con el nombre de la celda que se encuentra en la esquina superior izquierda y el nombre de la que se encuentra en la esquina inferior derecha separados por dos puntos, por ejemplo (A1:C3) incluiría las celdas A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2 y C3.

Si creas un rango con celdas no consecutivas, se considerará como si fuesen varios rangos separados por punto y coma, por ejemplo (A1:C3;E5:G6).

A cualquier rango de celdas se le puede asignar un nombre, de tal forma que para referirse a él bastaría con poner su nombre y no sería necesario recordar el grupo de celdas que ocupa. Para poner un nombre a un rango puedes utilizar estos pasos:

1.  Selecciona la celda, el grupo de celdas o los grupos de celdas que van a formar el rango.

2.  Ahora haz un solo clic en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas.

3.  Escribe el nombre que deseas dar al rango y haz clic sobre el botón Aceptar.

Operadores aritméticos

Los operadores aritméticos se utilizan para realizar todo tipo de operaciones básicas dentro de una hoja de cálculo. Estos son: suma, resta, multiplicación, división y exponenciación.

Cuando se usan varios operadores en un mismo cálculo, estos tienen un orden de ejecución que hay que respetar si no queremos que el resultado que se obtenga sea diferente del esperado:

1.  En primer lugar se ejecutan las operaciones que se encuentren entre paréntesis.

2.  En segundo lugar se ejecutan las operaciones de exponenciación. Estas operaciones se representan con el símbolo del acento circunflejo (^).

3.  En tercer lugar se ejecutan las operaciones de multiplicación (*) y división (/) y de entre ellas se ejecutará antes la que esté más a la izquierda.

4.  En cuarto lugar se ejecutan las operaciones de suma (+) y diferencia (-) y también en orden de izquierda a derecha.

Introducir fórmulas

Las fórmulas te permiten realizar desde sencillas operaciones hasta operaciones muy complejas. Una fórmula coge datos de diferentes celdas a las que se hace referencia en ella. Un ejemplo de fórmula puede ser =B5+C3 que calcularía la suma de estas dos celdas.

Para insertar una fórmula en una celda utiliza los siguientes pasos:

1.  Activa la celda en la que deseas introducir una fórmula.

2.  En primer lugar introduce el signo igual (=) para que Excel sepa que vas a introducir una fórmula.

3.  Escribe la fórmula, pulsa la tecla Intro cuando termines y en dicha celda aparecerá el resultado de la fórmula.

Como puedes observar, las celdas que contienen fórmulas no muestran la fórmula sino el resultado de la misma. Si en cualquier momento quieres cambiar una parte de una fórmula puedes hacerlo haciendo clic en la barra de fórmulas que está justo encima de las letras de las columnas, con lo que aparecerá el cursor de inserción de texto en ella y podrás realizar los cambios que estimes oportunos.

Funciones

Las funciones son ecuaciones prediseñadas que te permiten realizar cálculos complejos con una sola palabra. Una función se compone de la palabra que la representa y de argumentos que van entre paréntesis. Estos argumentos son los parámetros que utiliza la función para realizar los cálculos. Un ejemplo de función sencilla podría ser =Suma(C3:D8) que sumaría el contenido de todas las celdas del rango que aparece entre paréntesis.

Observa que tras introducir el signo igual (=) el Cuadro de nombre se transforma en un desplegable llamado Funciones. Esta lista muestra un conjunto de funciones básicas entre las que puedes elegir la que te interese y si no está presente puedes seleccionar la opción Más funciones que te mostrará el cuadro de diálogo Insertar función en el que aparecen todas las funciones disponibles en Excel.

Asistente para funciones

Excel pone a tu disposición un asistente para funciones que te facilita enormemente la tarea de crear una fórmula con funciones. Entra en acción cuando eliges una función de la lista con el cuadro de diálogo Argumentos de función.

Este cuadro te ofrece la información necesaria para que sepas qué tipo de argumento puedes elegir en cada caso según la función que hayas seleccionado.

Los argumentos se pueden elegir seleccionando directamente en la hoja de cálculo si haces clic en el botón que aparece a la derecha de los cuadros de texto del asistente.

Calcular fechas y horas

Ya has visto que puedes introducir fórmulas que realicen cualquier tipo de cálculos, pero cuando estos cálculos se realizan con fechas, el resultado es otra fecha y no es ese el resultado esperado. Para que el resultado sea adecuado debes establecer el formato de la celda que da el resultado a formato número, como verás más adelante.

Otra tarea que puedes realizar con las fechas es insertar la fecha y hora actual en cualquier celda de la hoja de cálculo. Para ello tienes que introducir la función =Ahora() en la que el argumento es vacío y la hoja se encargará en cada momento de colocar la fecha actualizada. Así, si guardas la hoja cuando la vuelvas a abrir tendrá la fecha del día correspondiente.

Autocalcular

Este nombre hace referencia a un espacio de la barra de estado en la que se pueden realizar cálculos inmediatos sin que eso afecte a ninguna celda de la hoja de cálculo.

Si seleccionas varias celdas con datos numéricos, podrás ver que esta sección muestra automáticamente la suma del contenido de las celdas seleccionadas, como muestra la figura 8.7.

Además, recuerda que puedes personalizar la barra de estado y decidir qué información puede ofrecer la función Autocalcular.

autocalcular

Figura 8.7. Autocalcular

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