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Capítulo 8:

 Word. Usar cartas o datos de destinatarios grabados

Hemos visto cómo es el proceso para crear una nueva carta de combinación y un nuevo documento de datos. Ahora vamos a ver cómo se puede utilizar la carta creada para hacer otra partiendo de ella y cómo se puede volver a utilizar el documento de datos.

Si has creado una combinación de correspondencia y deseas realizar otra cuyo contenido sea bastante similar a la ya creada, puedes abrir el documento primario y volverlo a grabar con otro nombre; de esta forma, por un lado mantienes el documento primario original de la combinación que hiciste y por otro tienes el documento primario para la nueva combinación que deseas hacer. Así, lo único que has de hacer es modificar el actual documento primario para que se adecue a tus necesidades.

También puede que te interese hacer que un documento que estás creando sea utilizado como documento primario para una combinación de correspondencia. En este caso, cuando ejecutes el comando Combinar correspondencia, en la sección Documentoinicial marca la opción Utilizar el documento actual, que será el documento primario.

Resumiendo, que el documento primario puedes crearlo tras ejecutar el comando Combinar correspondencia (como hicimos anteriormente), puedes hacer que sea el que estás editando en ese momento (el documento actual) o puedes utilizar otro que ya utilizaste anteriormente.

El segundo paso está concebido para tratar todo lo referente al documento de datos o secundario. Dependiendo del documento primario creado pueden ocurrir ­varias cosas, las cuales se enumeran a continuación y posteriormente se analizan:

ð Si el documento primario se ha creado a partir de otro documento de este tipo, el nuevo documento primario mantiene la relación con el documento de datos con el que estaba relacionado el primero.

ð En el caso anterior, puedes hacer que la relación se mantenga con otro documento de datos.

ð Si el documento primario no se ha creado a partir de otro documento primario, no tendrá relación aún con ningún ­documento de datos. En este caso puedes crear uno nuevo (como ya hicimos) o utilizar alguno que ya exista (como ahora veremos).

En el primer caso, puedes utilizar el comando Combinar correspondencia para controlar mejor la situación. Selecciona la opción Empezar a partir de un documento existente y observa que el panel de tareas cambia para mostrarte los archivos de combinación (primarios) que ya hayas guardado previamente y te advierte de que puedes acceder tanto a la carta para editarla según tus necesidades como al archivo de datos para poder agregar, eliminar y consultar los registros.

En el segundo caso utiliza el botón de comando Examinar de la sección Utiliceuna lista existente, en el paso de Seleccionar destinatarios; ahora has de localizar el documento de datos que deseas utilizar, abrirlo y modificar el documento primario eliminando los campos insertados anterior­mente e insertar los que necesites del otro documento de datos que acabas de abrir.

Nota

Si en tu libreta de direcciones de Outlook tienes incluido todos los datos necesarios de los destinatarios de las cartas, utiliza el comando Seleccionar los contactos de Outlook.

El tercer caso es parecido al segundo: has de localizar el documento de datos que quieres utilizar, e insertar en el documento primario los campos que desees ­aprovechar.

¡Practica! Te vamos a indicar los pasos que puedes seguir para realizar las distintas combinaciones que hemos hecho:

1.  Cierra todos los documentos.

2.  Crea otro documento primario nuevo con otro documento de datos nuevo tal y como hemos hecho anteriormente.

3.  Crea un documento nuevo y escribe un modelo de carta.

4.  Aplícale una combinación de correspondencia de modo que se relacione con el primer documento de datos que creaste, y haz la combinación.

5.  Cierra todos los documentos.

6.  Abre el segundo documento primario que has creado y haz que se corresponda con el primer documento de datos que creaste, y haz la combinación.

7.  Cierra todos los documentos.

Etiquetas y sobres

Las cartas creadas con la combinación de correspondencia se pueden utilizar con sobres de ventanilla, en la cual se muestra el destinatario de la misma. Por tanto, en esos casos, cuando se haga la combinación de correspondencia también se ha de considerar la posición en la que se deben imprimir los datos del destinatario, para que una vez doblada la carta, se vea su dirección por la ventanilla.

Además de este método, una gran parte de las cartas que se suelen enviar desde las empresas utilizan etiquetas adhesivas que se han impreso con un ordenador o mediante la impresión directa de la dirección en un sobre, para lo cual Word también proporciona soluciones.

En ambos casos el proceso es muy similar al de creación de cartas modelo: primero ejecuta el comando Combinar correspondencia, en el primer paso, indica el tipo de documento que deseas utilizar (sobre o etiquetas); después, crea un nuevo documento de datos o abre uno que ya tengas creado y por último haz la combi­nación.

Obviamente, estos pasos tienen sus propias singularidades. Al crear etiquetas has de indicar el tamaño que tienen las etiquetas sobre las que vas a realizar la impresión, así como ajustar los campos que desees imprimir en un lugar adecuado, para lo cual en el segundo paso se utiliza el cuadro de diálogo de la figura 11.9.

WORD

Figura 11.9. Opciones de etiqueta, con la ventana Detalles de un ejemplo

Al crear los sobres has de indicar que tamaño tienen, así como la posición exacta en donde imprimir cada dato. Otro aspecto también importante es indicar la posición en la que se introducirá el sobre en la impresora. Observa en el cuadro de diálogo Opciones para sobres la pestaña Opcionesde impresión (figura 11.10); según introduzcas el sobre deberás seleccionar el icono correspondiente.

WORD

Figura 11.10. Especificación para introducir los sobres

En general, Word te proporciona los tipos de etiquetas y tamaños de sobres que se utilizan habitualmente en el mercado. De todas formas, si es necesario, también te permite especificar tamaños personalizados.

Sea como fuera, no imprimas todas las pegatinas ni todos los sobres a la vez. Haz alguna prueba y cuando estés seguro de lo que vas a obtener, imprime.

Consejo

Imprime a archivo, es una forma barata y fácil de probar. Si no dispones de una impresora PDF (la más común, hay muchas gratuitas en internet), Windows Vista instala por defecto una que crea documentos XPS y puedes ver en Internet Explorer.

Además, indicarte que la creación de catálogos es similar a lo tratado anteriormente; si te interesa, haz uso de esta herramienta y obtendrás tu catálogo de direcciones impreso.

Por último, documenta el documento de prácticas:

Pasos para combinar correspondencia mediante el comando Combinar correspondencia del menú Herramientas:

Primer paso: Crear el documento principal en un documento nuevo o en la ventana activa.

Segundo paso: Crear o abrir un documento de datos, editando los registros y filtrándolos.

Tercer paso: Añadir los campos de datos que se deseen en el documento principal

Cuarto paso: Realizar la combinación en otro documento o directamente a la impresora.

Destinatarios de la combinación de correspondencia permite filtrar el documento de datos, de modo que se pueda hacer la combinación con los registros que cumplan una condición y no con todos necesariamente. Esto implica que un mismo documento de datos puede ser utilizado para distintas combinaciones.

La combinación de correspondencia permite "reutilizar" tanto el documento principal como el documento de datos para realizar otras combinaciones de forma más cómoda y rápida.

Con Word se pueden hacer etiquetas postales e imprimir en el sobre las direccio­nes que se tengan en cualquier documento de datos, de una forma similar a la realizada para combinar correspondencia.

Observa en la figura 11.11, el aspecto del documento de práctica y aprovecha para volver a leer su contenido y reafirmar los conocimientos que has adquirido en este capítulo.

WORD

Figura 11.11. El documento de práctica documentado con la combinación de correspondencia

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