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Capítulo 7:

 Word. Realizar combinación y filtrar registros

Realizar combinación

Ahora nos aparece en pantalla la carta que teníamos escrita, y es el momento de especificar en qué lugar deben incluirse los campos. Observa las instrucciones del panel de tareas: nos dice que podemos insertar en la carta más campos que combinarán con los datos de la lista. Vamos a quedarnos con los que nos creó la plantilla, pero modificándolos para que presenten el formato que queremos.

Para hacerlo, lo más cómodo es utilizar la siguiente secuencia:

1.  Haz clic con el botón derecho del ratón sobre un campo (en nuestro caso, "Línea de saludo").

2.  En el menú contextual elige Editar Línea de saludo.

3.  En el cuadro de diálogo que aparece cambia el saludo por Estimado en el primer desplegable y elige dos puntos (:) en el tercero de la sección Formato de la línea de saludo.

4   Por último pulsa Aceptar.

Haz más cambios si lo deseas en otros campos de la carta y avanza al siguiente paso para previsualizarla con datos reales. En estos momentos ya estás combinando datos.

Cuando tengas incluido en el documento primario todos los campos que se deben imprimir, selecciona nuevamente el comando Siguiente del panel de tareas. Ahora Word está listo para terminar el proceso, y te ofrece dos opciones que puedes ver en la figura 11.6.

WORD

Figura 11.6. Último paso de la combinación de correspondencia

Estas son Imprimir y Editar cartas individuales. En ambos casos Word te pedirá qué registros quieres combinar mediante un cuadro de diálogo que puedes ver en la figura 11.7.

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Figura 11.7. Selección de registro para su combinación

Cuando hagas clic en el botón de comando Editar cartas individuales, Word creará un nuevo documento que contendrá tantas páginas como registros imprimas (cuatro en este caso), los cuales puedes ver utilizando la barra de desplazamiento vertical de la derecha.

Es más que posible que en las cartas generadas te encuentres con que los datos de los campos están unidos a las palabras que les anteceden o les siguen, o cualquier otra anomalía que no desees. Si ocurre esto, lo que has de hacer se indica en la siguiente secuencia:

1.  Cierra el nuevo documento que se ha creado después de la combinación y cuando Word te pregunte si deseas guardarlo dile que no.

2.  Modifica el contenido del documento primario para que esas separaciones u otras anomalías queden subsanadas.

3.  Vuelve a ejecutar los pasos Siguiente del panel de tareas para obtener, nuevamente, el documento con la combinación.

Si optas por la opción Imprimir no tendrás el documento de la combinación y si cometes algún error, tendrás que volverlo a imprimir.

Por estos motivos, es mejor crear un documento con la combinación y cuando esté todo correcto, imprimirlo como cualquier otro documento. Además del ahorro de papel y la rapidez que te supone hacerlo así, debes sopesar también si te puede interesar guardar ese documento de combinación como una copia de lo que realmente ­hiciste en su día; si no es así, cuando lo cierres no lo grabes.

Word 2007. Filtrar registros

En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia (figura 11.5) vemos los registros en filas y sus datos ordenados en columnas. Aquí un texto explicativo en la parte superior nos cuenta la posibilidad de realizar un filtro de los registros que desees utilizar.

Un filtro es similar a lo que hemos visto nosotros antes: seleccionar algunos de los registros (figura 11.5). Lo podíamos haber hecho utilizando el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia como se muestra en la figura 11.8.

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Figura 11.8. Filtro de registros en la combinación

Como puedes ver, haciendo clic en la flecha junto al título de columna del elemento por el que desees filtrar y seleccionando "Word 2007", para que únicamente se combinen los registros que cumplan esa condición. Observa que ahora la flecha se muestra azul, indica que ese campo tiene un filtro aplicado. Para quitarlo no tienes más volver a hacerle clic y elegir la opción Todos.

De esta forma, y utilizando más filtros aplicados a otros campos, puedes controlar los registros que se deben imprimir en cada caso, lo cual te permite utilizar archivos secundarios más generales y solo imprimir algunos de los registros.

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