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Capítulo 6:

 Word 2007. El documento de datos o secundario

Ahora que ya tenemos la carta, vamos a pasar al documento que contendrá los datos. El documento de datos, o secundario, es el archivo que mantiene los datos personalizados de cada carta, por tanto, será el que deba contener, al menos, los datos de cada destinatario de la misma.

Aunque muchas empresas ya tienen grabados en sus bases de datos los datos de sus clientes, nosotros vamos a realizar todo el proceso desde cero. De esta forma, aunque no dispongas de los datos grabados previamente, podrás hacerlo sin ningún problema.

Nota

Veremos al final del capítulo cómo se puede reutilizar un archivo de datos.

En el apartado Seleccione los destinatarios del panel de tareas marca la tercera opción Escribir una lista nueva y luego pulsa en Crear para empezar. Aparecerá entonces la ventana Nuevalista de direcciones, donde podemos introducir los datos (figura 11.3).

WORD

Figura 11.3 Ventana para crear la lista de direcciones

Word te proporciona un gran número de campos que se muestran en el cuadro. Estos campos son los nombres de los datos que grabaremos de los distintos clientes. Pero puede que no nos interese rellenar todos, o bien, modificar alguno de los existentes.

En nuestro caso vamos a hacer lo siguiente:

ð Haz clic en el botón Personalizar en la ventana Escribiruna lista nueva. Verás otra ventana (figura 11.4).

WORD

Figura 11.4 Personalizar la lista de direcciones

ð Selecciona el campo "Tratamiento" y, a continuación, sobre el botón de comando Eliminar, repite este paso para "Campo de dirección 2" y "País o región".

ð Selecciona "Teléfono privado" y pulsa en Cambiar nombre. Escribe en la casilla A: "Curso" y dale a Agregar campo.

Por tanto, nos quedamos con los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Organización, Campo de dirección 1, Ciudad, Provincia, Código postal, Teléfono trabajo, Correo electrónico y Curso.

Otra posibilidad, que nos proporciona este cuadro de diálogo, es ordenar los campos, para lo cual solamente has de seleccionar el que deseas mover y hacer clic en los botones de flecha situados a la derecha hasta que se muestre en el sitio adecuado. En nuestro caso, sitúa en primer lugar el campo "Nombre de la organización" y en segundo lugar "Curso".

Ahora que tenemos definida la estructura de los datos que deseamos guardar, haz clic en el botón de comando Aceptar.

Solo falta rellenar la lista. ¡Hazlo! Crea cuatro registros con los datos que quieras, especificando en el campo "Curso" el literal "Word 2007" en los tres primeros y el literal "Excel 2007" en el último registro.

Cuando completes la tarea de crear registros, haz clic en Cerrar. Aparecerá un cuadro de diálogo similar al que utilizas para guardar tus documentos nuevos, para que indiques el nombre de la lista de destinatarios que has creado. ¡Recuerda que debes utilizar nombres que sean identificativos de su contenido y te ayuden a localizarlos! En nuestro caso, vamos a guardarlo con el nombre "Jefes de Formación", ya que el documento de datos contiene los datos de las personas que tienen ese cargo, y a las cuales vamos a escribir.

Nota

Word va a guardar tu lista en su formato de base de datos nativo con la extensión de archivo .mdb, es decir, de Microsoft Office Access. Eso significa que si conoces este programa puedes editar y ampliar con él la lista que acabas de guardar

Inmediatamente después Word muestra el cuadro de diálogo de la figura 11.5. En este cuadro de diálogo has de especificar los destinatarios de las cartas, haciendo clic en la casilla de verificación de los contactos que quieres que la reciban. En nuestro caso vamos a enviarla a todos los registros de la lista así que lo dejamos tal cuál está. Sin embargo, si nos interesara modificar algún dato en cualquier registro, selecciona en el cuadro Origen de datos el archivo fuento donde los hemos grabado, "Jefes de Formación.mdb", y pulsando en el botón Edición, podemos volver a la ventana de la lista de direcciones; o bien, si hemos modificado datos con otro programa pulsa Actualizar. Si no vamos a introducir más cambios o registros en este momento, pulsa Aceptar y estaremos listos para el siguiente paso.

WORD

Figura 11.5. Edición de datos de la combinación de correspondencia

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