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Capýtulo 4:

 Combinar correspondencia

Hasta ahora hemos estado trabajando con un documento de práctica en el cual hemos ido reflejando algunas de las acciones realizadas a lo largo de los capítulos anteriores.

En este capítulo vamos a realizar un nuevo documento, en concreto una carta, la cual enviaremos a un grupo de personas sin tener que escribirla más de una vez.

Nota

Una vez sepamos escribir una carta, veremos brevemente cómo realizar otros tipos de documento con datos personales.

Esta acción es muy utilizada en ciertos puestos de trabajo, y suele ser muy tediosa. Veremos cómo hacer para que, si bien la primera vez tengas que escribir todas las direcciones una a una, cuando sea necesario escribir una nueva carta a esos mismos destinatarios, sólo escribas la carta y "reutilices" las direcciones que ya tienes escritas de antes.

Este proceso se divide en varios pasos:

ð Elaborar lo que será el cuerpo de la carta, todo lo que será ­común para todos los destinatarios, donde se insertarán posteriormente los datos personalizados: nombre, dirección, código postal, etcétera. Este documento se denomina "documento principal".

ð Acceder a los datos de los destinatarios en otro documento independiente, con un formato adecuado y ciertas consideraciones que veremos más adelante. Este documento lo denominamos "Documento secundario" o "Documento de datos".

ð Insertar en el documento principal los campos que indican la posición en la que se situarán los datos del documento ­secundario.

ð Proceder a la combinación del documento primario con la lista de destinatarios, para que se creen en otro nuevo documento o se impriman directamente tantos documentos primarios personalizados como destinatarios se elijan en la lista de destinatarios.

La ventaja de hacer la combinación de correspondencia, en lugar de personalizar una a una todas las cartas, es que la lista de destinatarios se puede reutilizar para posteriores cartas. Porque, si ya tengo grabados en un documento los destinatarios de una carta, ¿para qué volver a escribirlos?

Veamos cómo hacer las cartas modelo suponiendo que no tenemos creada la carta ni grabado en ningún lugar los datos de los destinatarios.

Antes de nada, añade al final del documento de práctica el párrafo "Combinar correspondencia" y aplícale el estilo "Apartado".

Asistente de combinación de correspondencia

Los pasos descritos anteriormente vienen estructurados en Word por un asistente que se lanza desde el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondenciaen la cinta de opciones. Haz clic en el botón Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Una vez lo ejecutes, se mostrará el panel de tareas Combinar correspondencia adosado a la barra de desplazamiento vertical, desacóplalo arrastrandolo paraapreciarlo mejor (figura 11.1).

word

Figura 11.1. Panel de tareas Combinar correspondencia

Cada uno de los pasos, que se indican en el cuadro de diálogo, son equivalentes a los pasos que se indicaban anteriormente. Empecemos por crear el documento principal.

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