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Gestión y tecnología

Autor: Ariel Moncalvo
Curso:
9,50/10 (5 opiniones) |880 alumnos|Fecha publicaciýn: 13/11/2009
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Capýtulo 9:

 Lo importante es lo de adentro

La fusión de dos personas sólo da como resultado dos medias personas. No unifique, sume esfuerzos en lo interno de su empresa.

[1] Una Intranet, es considerada un portal de servicios internos pensados en la empresa para canalizar la información y mantenerla al alcance de todas las unidades que la conforman. Una de las ventajas de hacer uso de ella, es que está basada en los estándares de tecnología actuales para la comunicación de la información (Internet, redes, ftp , e-mail, news, entre otros).

Las intranets surgieron como una evolución natural de la política de negocios B2B. Una forma natural, dada la tecnología que la comprende, de distribuir la información entre todos los integrantes del grupo empresarial. Una Intranet fundamenta las bases de una inteligencia corporativa distribuida entre pares, lo que impone el concepto de colaboradores y no subordinados.

La idea que se busca es conformar una red integral interna de fácil acceso,  donde los empleados y el personal puedan tener al alcance información importante para su desarrollo laboral, profesional,  y comunicacional. Es importante que la comunicación fluya internamente de manera de poder ayudar a todos sus integrantes, y consolidar efectivamente una organización productiva, manejando todos los recursos que la integren de forma sencilla y rápida.

Es por ello que una Intranet no debe ser considerada como un sistema de PIZARRONES donde publicar noticias, sino como una de las alternativas más eficaces por donde canalizar la información interna de la empresa, verdadera sangre vital de sus actividades.

El propósito de este artículo no es establecer características específicas de cómo desarrollar una Intranet, sino, más bien, brindar una serie de conceptos que creemos deberían tenerse en cuenta a la hora de idearla.

Manos a la obra

Nadie mejor que uno mismo para saber dónde aprieta el zapato. Una empresa es un organismo vivo tanto como usted, y su Intranet debería transformarse en su sistema nervioso. Y como él, debe cubrir todos los aspectos de su empresa.

Puede comenzar por formar un grupo de interés en la Intranet venidos de todos los departamentos que conforman su empresa que aporten ideas y sugerencias, el know how de cada departamento para ser volcado en una mejor experiencia y utilidad de su sistema.

Que la Intranet sea una herramienta rápida y eficaz para localizar soluciones inmediatas:

Resulta sorprendente la cantidad de trabajo no reciclado con el que nos encontramos en una computadora desde el advenimiento de la informática al ámbito laboral. Multitud de cartas, planillas, formularios, programas para el mantenimiento de nuestra pc, etc. pueblan nuestro disco rígido. Y muchas veces, perdemos el tiempo replicando una plantilla cuando OTRO YA LA HIZO, pero, al no estar a nuestro alcance ni en nuestro conocimiento, nunca podemos aprovechar su experiencia.

La suma de todo este trabajo se desperdicia al no quedar en un sitio común al alcance de todos aquellos que puedan necesitarla y de forma accesible y notoria.

Una Intranet puede funcionar como un enorme almacén de trabajo, en donde cada usuario puede aprovechar el tiempo y la experiencia de otros que han tenido el mismo problema a resolver. De esta manera, se transforma el tiempo dedicado a una tarea en una inversión de horas y esfuerzos para la suma de la eficacia de su organización.

Que acelere los procesos típicamente burocráticos internos.

En la década del 80, con la popularidad que alcanzan las PCs y los sistemas de red, se hablaba de la “Oficina sin papeles”, utópica y loable idea que, lamentablemente quedó en eso: en idea, utópica y además loable.

Los formularios interactivos ahorran tiempo (y salvan árboles). Solicitudes de vacaciones, pedidos de suministro, cambios en los beneficios sociales, y mucho más, podrán administrarse de manera rápida y eficaz.

En este sentido, resulta una buena práctica aprovechar la tecnología de las Webs Dinámicas y permitir la autogestión de los usuarios de sus propios trámites, facilitando formularios en línea y seguimiento de los trámites o peticiones, por ejemplo.

Que genere “sentido de pertenencia”…

Es evidente que una Intranet debe contar con contenidos de la empresa que informen a los integrantes los logros y metas de la organización; que cuente con sus propios espacios de integración; que brinde asistencia al trabajo cotidiano; reconocimiento a los logros personales; etc. Todo aquello que unifique la visión de sus integrantes hacia lo externo es bienvenido.

Para que una empresa funcione bien, todas las personas involucradas deben entender cuáles son los objetivos. El cuadro directivo no puede ser el único conocedor de los objetivos a corto plazo, ni de aquellos a largo plazo. Todo el personal de la empresa tiene que cooperar en pro de la consecución de objetivos comunes.

Que sea fácilmente navegable, usable y ADMINISTRABLE!

Para que la Intranet pueda ser utilizada por los empleados, necesitará que alguien desarrolle y mantenga al día su contenido. La idea es disponer de información continuamente actualizada.

Muchos de los procesos de mantenimiento y actualización de una Web pueden ser delegados en sus componentes, por lo que las aplicaciones que entren en juego tienen que ser realmente fáciles de usar y no implicar conceptos que puedan quedar fuera de la experiencia común del usuario medio de la Intranet.

Si el sistema no me puede solucionar el problema por su cuenta, realmente tiene poco valor agregado…


[1] Comercio Electrónico para Pymes. Lectorum – Ugerman 2009. Ariel Moncalvo. Pág. 125.

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