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Gestión de personal. Dimensión operativa

Autor: Sonia Sescovich
Curso:
9/10 (2 opiniones) |3070 alumnos|Fecha publicaciýn: 03/11/2009
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Capýtulo 2:

 Funciones de mantención del personal. Análisis de cargos y puestos de trabajo

El análisis de cargos y puestos de trabajo como proceso básico.

El análisis de cargos y puestos de trabajo y la planificación de recursos humanos conforman lo que algunos denominan procesos o funciones básicas de la gestión de los recursos humanos. Ello porque estos procesos constituyen la base sobre la cual se apoyan las restantes funciones de la gestión de personal. Su adecuada implementación permite que el resto de las funciones se realice de manera lógica y consistente.

Es importante precisar que esta función no puede ser realizada de manera independiente por la Unidad de Personal.

Esta función consiste en definir cuántas personas y qué tipo de personas necesitará cada unidad – ya sea de producción o de apoyo-  para alcanzar las metas de producción previstas por la dirección.

Sin embargo, esta decisión tan estratégica para la organización, depende, entre otros elementos, de los recursos financieros asignados y con el diseño de los procesos de trabajo que se definan. Y ambos elementos no constituyen resorte de la Unidad de Personal. Esta sólo puede constituirse en un apoyo al resto de las unidades organizacionales. Y es desde esa perspectiva  -una perspectiva de apoyo- que abordaremos las operaciones correspondientes a esta función.

Antes de analizar dichas operaciones es necesario hacer otra aclaración conceptual porque respecto de estos términos no existe unanimidad de criterio. Algunos ni siquiera hacen la distinción entre cargo y puesto de trabajo. Las definiciones que propondremos en este curso son una alternativa entre otras. En la literatura sobre la gestión de los RR.HH  se puede constatar esta diversidad de lenguaje.

Definiremos puesto de trabajo como el conjunto de tareas asignado a un trabajador individual, las que se describen en función de los siguientes factores:

  • Contenido de las tareas: qué hace, cómo lo hace y para qué lo hace.
  • Deberes y responsabilidades que implica ese conjunto de tareas.
  • Requisitos personales para realizar esas tareas  eficientemente.
  • Condiciones de trabajo en las cuales las realiza.
  • Lugar que ocupa en la jerarquía organizacional.

Definiremos cargo como en conjunto de puestos de trabajo que se agrupan en la misma categoría en base a los factores que hemos utilizado para definir esos puestos.

La categoría corresponde al cargo.   Es decir, el cargo es, en definitiva, un conjunto de puestos que implican tareas de naturaleza similar, deberes y responsabilidades semejantes (o muy parecidas), requisitos similares (o muy parecidos), condiciones de realización iguales y lugar similar dentro de rangos de jerarquía definidos organizacionalmente.

Veamos ejemplos prácticos.

  • Cargo: secretaria. Puesto de trabajo: la secretaria del departamento de recursos humano; la secretaria del departamento de contabilidad, etc.
  • Cargo: jefe de departamento: Puesto de trabajo: jefe del departamento de administración o jefe del departamento de informática.
  • Cargo: analista de sistemas: Puesto de trabajo: cada uno de los analistas de sistemas del departamento de informática que tienen similares deberes y responsabilidades.

Volvamos a repetir algo que nos parece de especial relevancia. No existe unanimidad en estos conceptos. Pero ello no impide que podamos describir cómo se realiza esta función de personal: la de descripción de puestos y cargos.

Visto desde el punto de vista de los procesos de trabajo, el puesto de trabajo designa la posición de una persona en uno de esos procesos, posición que implica que esa persona recibe una serie de inputs que deberán dar origen, por intermedio de su trabajo, a una serie de outputs que recibirá una o más personas que trabajan en el mismo proceso de trabajo o en otro que se alimenta de esos outputs.

Al margen de las definiciones, de lo que no cabe ninguna duda es de la necesidad de justificar la existencia de todos y cada uno de los puestos de trabajo existentes en una organización a partir de su contribución para con ésta.  Esta visión del puesto de trabajo desde su vertiente de proceso se complementa perfectamente con la ofrecida por la teoría de la comunicación según la cual el puesto de trabajo se puede describir a partir de la circulación de información que lleva aparejada una relación de la persona que ocupa un puesto de trabajo con otra que le da instrucciones, y con otra que recibirá los resultados (outputs) de su trabajo.

Si asumimos esta definición de cargos y puestos de trabajo, podemos afirmar que la descripción de cargos da cuenta del conjunto de tareas y procesos de trabajo necesarios para que la organización alcance sus objetivos. Y la especificación de los puestos de trabajo da cuenta de la dotación de personal necesaria para ello.

Descripción de cargos  y especificación de puestos de trabajo.

A partir de esta distinción entre cargo y puesto de trabajo, definiremos dos etapas metodológicas para realizar este proceso: la descripción de los cargos y la especificación de los puestos de trabajo que  son necesarios para desarrollar adecuadamente las tareas propias de dicho cargo.

A) La descripción del cargo da cuenta de  "qué se hace", "cómo se hace" y "por qué se hace". En definitiva, define el trabajo en términos de su contenido y de su alcance. Supone elaborar un listado con las tareas que se deben realizar, de las responsabilidades que conlleva el ocupar dicho cargo, de las relaciones jerárquicas que le condicionan, de las condiciones físicas y ambientales en las que se realiza el trabajo, y de las responsabilidades de supervisión asociadas, si las hay. Para ordenar la implementación de esta etapa sugerimos algunos pasos que pueden ayudar.

1. Identificar el cargo. Darle la denominación para insertarlo en la organización.

2. Definir el o los objetivos del cargo. Se describe su esencia, lo que significa identificar las tareas más frecuentas y más comunes, el output o los outputs (resultados) principales a los que da lugar y el objetivo del cargo en relación al conjunto de procesos de trabajo de la organización y de sus objetivos finales. En definitiva, permite clarificar la razón de ser del cargo dentro de la organización.

3. Se describen las relaciones que, por el mero hecho de ocupar dichos cargo, el titular ha de mantener. Estas relaciones pueden estar referidas a actores internos (compañeros directos, superiores, empleados de otras unidades, subordinados, etc.) como a actores externos (proveedores, suministradores, clientes, entidades financieras, instituciones sociales, etc.).

4. Se acotan las responsabilidades y obligaciones. Normalmente este ítem es presentado bajo forma de listado en el cual se enumeran las principales obligaciones que entraña el desempeño del cargo en cuestión. También es frecuente que, tras cada obligación, aparezca un porcentaje que hace referencia a la cantidad de tiempo relativa que es invertida en el desempeño de cada una de éstas.

5. Se definen los grados de autoridad. En etapa se hace alusión a los límites que pueden ser fijados respecto al poder en el proceso de toma de decisiones del que gozará el ocupante del cargo, incluyendo las responsabilidades de supervisión y las limitaciones presupuestarias que habrá de respetar.

6. Se determinan estándares de desempeño. Algunos autores también sostienen que en el análisis de puestos de trabajo se debieran establecer  los niveles de desempeño aceptables o estándares de desempeño. Ello permite un doble objetivo: ofrecer a los empleados pautas objetivas susceptibles de ser usadas para su retroalimentación y dotar a los supervisores y directivos de un instrumento imparcial para la medición o valoración del desempeño de sus subordinados.

7. Se describen las condiciones físicas de trabajo.  Se presenta una relación de las principales características del ambiente físico en el que se ha de desenvolver el titular en el desempeño de su puesto de trabajo. Nos referimos a las condiciones de luz, humedad, ruido, temperatura, ventilación, contaminación, carácter cerrado/abierto, etc.

8. Se describen las condiciones psico-físicas principales que requieren las personas que ocuparán dicho cargo y las capacidades o competencias necesarias para desempeñarlo con eficiencia. Se pueden considerar, al menos, los siguientes tipos de requisitos o condiciones:

· La habilidad, que se refiere al grado de pericia psico-motora necesario para desempeñar bien las tareas inherentes al puesto de trabajo.

· El conocimiento, que se refiere al bagaje de información, ya sea de carácter teórico o empírico, que una persona debiera tener y, sobretodo,  procesar para desempeñarse con eficacia en el puesto de trabajo.

· La aptitud está referida a los atributos permanentes que el individuo posee y que son factores determinantes en la calidad del desempeño logrado o, en otras palabras, explican las diferencias individuales existentes en materia de desempeño.

Finalmente, señalemos que el contenido de cualquier cargo también puede ser caracterizado a partir de dos dimensiones principales: ámbito y profundidad

· El ámbito se refiere al número y variedad de tareas y obligaciones desempeñadas, según la posición ocupada.

· La profundidad del puesto hace alusión al grado de libertad del titular para planificar y organizar su propio puesto de trabajo, para establecer su propio ritmo de trabajo y para decidir qué movimientos realizar y qué comunicaciones establecer; en definitiva se refiere al grado de discrecionalidad del afectado a la hora de realizar su labor.

B) La especificacióndel puesto de trabajo: una vez descritos los factores que permitieron el análisis del cargo, se especifican los puestos de trabajo asociados a dicho cargo, analizando con atención si todos ellos recogen los elementos comunes con los cuales se describió el cargo genérico. En algunos casos, se hace necesario agregar elementos de definición. Por ejemplo, si tomamos el cargo de secretaria ejecutiva podríamos concluir que ciertos requisitos asociados a uno de los puestos, por ejemplo, la secretaria de la gerencia de administración, implicará la realización de algunas tareas que otras secretarias ejecutivas no realizan. Y ello significará que debe cumplir ciertos requisitos adicionales. En este proceso hay que poner atención a un hecho: si en el caso de un puesto de trabajo la realidad nos obliga a agregar  -o a quitar- muchas tareas y muchos requisitos, quizás debamos abrir un nuevo cargo.

Ejemplo de una Descripción de Cargo

Descripción del cargo 

1.- IDENTIFICACION DEL CARGO:     SECRETARIA EJECUTIVA

2.- MISION DEL CARGO:

Asistir a un ejecutivo de la empresa u organización en asuntos administrativos y ejecutivos.

3.- Relaciones del cargo

3.1.- Jefe inmediato:     un ejecutivo de la organización

3.2.- Cargos con los cuales debe coordinar su trabajo: las secretarias de otros ejecutivos; otros jefes de la organización;  empleados de la organización; clientes externos; proveedores externos.    

3.3.- Cargos a los cuales da instrucciones: secretarias de menor nivel; mensajeros.

 

Contenidos del Cargo

1.     Organizar su trabajo semanal y mensual de acuerdo a su plan anual.

2.     Organizar el archivo de la correspondencia y documentación.

3.     Mecanografiar documentos en general.

4.     Llevar todo lo concerniente a la Junta Directiva, principalmente, agendas, actas, ejecución de acuerdos, sesiones, socios, etc.

5.     Tomar apuntes y registrar acuerdos, resoluciones, disposiciones, etc. del/la Director/a así como las sesiones de trabajo del comité operativo nacional.

6.     Administrar el proceso de envío y recibo de fax.

7.     Archivar documentos en general.

8.     Mantener al día la agenda de trabajo del/la Director/a Nacional.

9.     Asistir al/la Director/a Nacional en el trabajo administrativo secretarial que le solicite.

10.  Llevar el control de los reconocimientos nacionales e internacionales de todo el personal y miembros de la Junta Directiva.

11.  Efectuar cotizaciones de compras.

12.  Administrar las áreas de Servicios Generales de la Oficina Nacional.

13.  Asistir a reuniones cuando se le convoque.

14.  Atender la central telefónica.

15.  Elaborar requisiciones de materiales de oficina, de acuerdo a las necesidades.

16.  Atender al portón de entrada por medio del control telefónico.

17.  Atender al público que llega a la Oficina Nacional de Coordinación.

18.  Atender y remitir la correspondencia del Apartado Postal y en general.

19.  Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto que le sean asignadas por el/la Director/a Nacional y/o la Junta Directiva.

 

Reportes escritos y verbales que prepara o utiliza.

a.      "Actas".

b.      "Presupuestos".

c.      "Informes a las instituciones gubernamentales y no gubernamentales".

d.      "Correspondencia".

e.      “Manuales”

f.        “Otros”.

Máquinas y Equipo utilizados.

a.    Computadora.

b.    Calculadora.

c.    Fax y Fotocopiadora.

Herramientas manuales utilizadas.

No utiliza herramientas.

Equipo de protección personal.

No requiere equipo de protección.

Materiales utilizados y / o manejados.

No utiliza materiales.

 

Condiciones o requisitos de desempeño

Naturaleza y complejidad del puesto.

El trabajo no es complejo, pero requiere de mucha atención por los asuntos delicados y confidenciales que debe manejar. Demanda poco esfuerzo físico. Es recomendable que tenga más de tres años de experiencia. Demanda un alto grado de confidencialidad y debe dominar el uso de sistemas computacionales.  

Formación y experiencia.

Debe ser graduada como Secretaria Ejecutiva. Es recomendable que tenga experiencia en administración de personal y manejo de sistemas computacionales. Es conveniente que el titular tenga más de tres años de experiencia en puestos similares. Se considera un período de inducción de tres a seis meses.

Iniciativa.

Se requiere habilidad  para interpretar órdenes recibidas y ejecutarlas adecuadamente y se requiere habilidad para resolver algunos problemas  en condiciones normales de trabajo.

Habilidades para establecer buenas relaciones interpersonales.

Esfuerzo mental y visual.

Se requiere mucha atención, pero solo durante períodos cortos, especialmente al recopilar información y redactar actas e informes.

Esfuerzo físico.

El trabajo exige muy poco esfuerzo, pues es bastante variado y solo se realizan operaciones corrientes en un puesto de esta naturaleza.

 

Responsabilidades

Responsabilidad por el trabajo de otras personas.

Orienta y da instrucciones a otros empleados, al asignar o verificar las tareas que realizan. Debe supervisar la labor que realiza el/la Misceláneo y el/la Mensajero.

Responsabilidad por trámites y procesos.

Es responsable de todo el proceso secretarial del/la Director/a Nacional, así como de la Junta Directiva. Los errores u omisiones pueden afectar la marcha de la Organización, especialmente al transcribir acuerdos de la Junta Directiva, sin embargo, son fáciles de detectar, en el proceso normal de verificar la información.

Responsabilidad por datos confidenciales.

Es responsable de información confidencial, especialmente lo relacionado a estrategias, políticas y acuerdos, tanto de la Junta Directiva como del/la Director/a Nacional.

Responsabilidad por valores y equipos.

Es responsable de los activos que la organización le ha facilitado, para el desempeño de sus funciones. Es su obligación hacer el mejor uso de los mismos.

Responsabilidad por la relación de terceras personas.

Se relaciona con personal interno, cotidianamente con el/la Director/a Nacional, los/as Coordinadores/as de Áreas, los/as Directores/as, equipos psicopedagógicos y colaboradores/as en general.  También mantiene relaciones con personal externo, tanto de organizaciones gubernamentales como no gubernamentales, proveedores, visitantes y público en general.

Responsabilidad por la seguridad de terceras personas.

No es responsable por la seguridad de otros.

 

Competencias (clasificadas en función de la importancia de la habilidad para el desempeño eficiente del cargo siendo "A" el nivel máximo

Habilidad para las relaciones interpersonales                Nivel A

Servicio al Cliente                                Nivel A

Compromiso Organizacional                 Nivel B

Iniciativa                                             Nivel B

Capacidad de Organización                  Nivel B

Inteligencia Integradora                                   Nivel B

Tolerancia a la frustración                    Nivel B

 

Condiciones de trabajo

Ambiente.

El titular dedica el 100% del tiempo de su jornada, a tareas administrativas y secretariales en un ambiente normal de oficina.

Riesgos.

No está expuesto a riesgos. 

Enfermedades profesionales. Riesgo de tendinitis

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