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Gestión e implementación de proyectos

Autor: Ariel Moncalvo
Curso:
10/10 (1 opiniýn) |1355 alumnos|Fecha publicaciýn: 10/11/2009
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Capýtulo 13:

 Comunicación interna y externa de proyectos e-business (2/4)

[1] ¿Cómo encaramos el proyecto?

El inicio de un proyecto exitoso está basado en parte en su implementación como vimos antes. Pero además será sumamente importante definir una persona que lidere el proyecto, darle los recursos necesarios (económicos y humanos), darle apoyo político dentro de la organización para que sea reconocido y para que le faciliten el trabajo, buscar el consenso de líderes de otras partes de la organización, comunicar cada avance, y exigir continuidad.

¿En qué consiste la primera etapa de nuestra Intranet?

Plantee etapas que si bien sean escalables, no sean frustrantes. Pasos cortos. Y por sobre todo no busque el mega proyecto. Recuerde que cuando no puede “optimizar” deberá “suboptimizar”, es decir, primero saque el proyecto y luego mejórelo…

Una propuesta básica:

Gestor de contenidos

Esta aplicación es la básica y central de los contenidos. Permite generar y administrar los contenidos en formato HTML siguiendo los estilos propuestos en el diseño básico.

Permite generar, corregir, revisar y publicar contenidos en todo el sistema de la Intranet.

Implementa un control de versiones por usuarios, lo que permite volver a versiones anteriores de los documentos cargados.

Papelera de reciclaje

No existe un momento justo para darnos cuenta de la verdadera importancia de un contenido como el instante en que presionamos el botón BORRAR. Es por eso que todo el sistema implementa el borrado lógico de su información para aguardar el mantenimiento profundo de los administradores, momento en el que se realizará el borrado físico o recuperación de la información.

Galería de imágenes

La galería de imágenes resulta un almacén de imágenes de las cuales se pueda reciclar para los contenidos. Contiene su propio administrador, upload y post procesado para una optimización del sitio sin intervención del usuario.

Autoformulario

Es una aplicación que permite al administrador del Subportal generar sus propios formularios de contacto o consulta sin necesidad de tener conocimientos de html o javascript para validar la información recibida.

Cada formulario puede ser permanente o temporal. También puede ser controlada su ubicación dentro de la estructura del subportal, su funcionalidad y su respuesta.

El Autoformulario registra la información enviada por el usuario, la administra y procesa, facilitando al administrador un archivo final para ser importado inmediatamente a cualquier aplicación interna en formato xls (normalmente planilla de Excel); lo que convierte al Autoformulario en una poderosa herramienta de feedback con los navegantes.

Libreta de direcciones

Cada área podrá aportar y manejar sus esquemas y jerarquías, como así una forma rápida de contacto.

Directorio de links

Los usuarios finales pueden colocar en esta pequeña aplicación links interesantes, resultados de búsquedas específicas, artículos y tutoriales que hayan encontrado en sus navegaciones por Internet. Lo que ahorraría a otros usuarios horas de búsqueda por el mismo contenido. La idea es reciclar el esfuerzo de los integrantes de la empresa.

Foro

Esta es una de las herramientas por excelencia de feedback entre los usuarios y los responsables de las áreas, en donde se postean consultas, experiencias, soluciones, etc.

La aplicación completa puede ser controlada por el administrador y moderadores designados.

Encuestas

Esta aplicación permite generar encuestas entre los usuarios, visualizar resultados y porcentajes de respuestas

Repositorio de plantillas

Esta aplicación permite a los usuarios finales postear plantillas de documentos como ser:

planillas, cartas, presentaciones power point, etc. para el uso común de todos los conectados. La idea es, nuevamente, reciclar los esfuerzos de los usuarios y esparcir los buenos resultados con experiencias ya probadas y exitosas.

Agenda de reservas de salas de reuniones

Esta aplicación permite generar y publicar reservas sobre las salas de reuniones para organizar de forma más concreta las reuniones del personal.

FAQs

Esta aplicación tiene un manejo similar al generador de contenidos pero orientado a

Preguntas Frecuentes de cada área.

Generador de catálogos

Para generar y mantener catálogos de productos de la empresa.

La tecnología

Estos sistemas corren en cualquier plataforma, por lo que la empresa podrá elegir y mantener los sistemas operativos a su gusto (Linux, Microsoft, etc.)

Este tipo de tecnología permite una fácil implementación y un despliegue instantáneo por toda la organización al tener como medio la utilización de un navegador Web (firefox, explorer, etc), todos de adquisición libre.

El concepto de Gestión, generación de contenidos y subportales.

Esto puede plantearse de tres formas distintas:

1- En forma descentralizada: El concepto mismo (generación y administración de subportales de forma descentralizada) permite el crecimiento de la Intranet de forma sólo limitada a la velocidad de localización y capacitación de los futuros responsables de contenidos y mantenimiento de los mismos.

2- En Forma Centralizada: Workflow de confección y publicación de contenidos en el portal:

  • El proceso comienza con la redacción de un nuevo contenido, que quedará pendiente de aprobación. Una vez cargada la nota, un encargado de aprobación determinará si el contenido esta aprobado o no. Si se aprueba el contenido queda en un estado de “listo”. De esta forma, el responsable de subir a producción podrá publicarlo sabiendo que el contenido fue aprobado. De no aprobarse, se le anunciará a los correctores de dos formas: se agregará la tarea en el “listado de tareas pendientes” de cada usuario corrector según su perfil y, a su vez, se les enviará un e-mail avisándoles sobre la nueva entrada en la lista.
  • El corrector podrá aprobar los envíos o rechazarlos. En este último caso, podrá acompañar esta acción con un comentario en un campo de texto.
  • El redactor será notificado utilizando el método mencionado anteriormente: se le agregará la tarea a su Listado de tareas pendientes, y se le avisará vía e-mail a través de un alerta.
  • Este ciclo se repetirá hasta la aprobación final del contenido.
  • Al dar de alta, el Publicador está autorizando su publicación en el momento que esté definido dentro de las propiedades de la misma.

3-En forma Combinada:

Es la opción recomendada, ya que permite aplicar a los puntos críticos y proactivos de las organizaciones, una gestión centralizada o descentralizada según sea necesario.


[1] Material del Libro Comercio Electrónico para Pymes. Lectorum – Ugerman 2009. Ariel Moncalvo. Pág. 57.

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