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Gestión documental en la oficina

Autor: Zully Correa
Curso:
8,52/10 (214 opiniones) |51284 alumnos|Fecha publicación: 04/06/2004

Capítulo 5:

 Cómo registrar la documentación


Una vez visto los documentos a utilizar, es necesario codificarlos y registrarlos para poder archivar y llevar el Control de los mismos.

Existen diferentes formas para registrar la documentación, vamos a enseñarle una la cual podría ser la adoptada por su Organización, o bien podría ser modificada a su conveniencia.

Siga los pasos descritos a continuación.

1.- Establezca una codificación que se adapte a su Organización. Puede elegir según la Estructura Organizativa de su Empresa, o bien de los servicios prestados.

Veamos un ejemplo, supongamos que su empresa tiene una estructura similar al Organigrama mostrado en la fig.1.

Cómo registrar la documentación?

El código para la unidad podría ser el formado por tres dígitos, tres letras, o la combinación de letras, dígitos y caracteres especiales. Lo importante es que relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el código.

Siguiendo el ejemplo, veamos la tabla resultante mostrada a continuación.

Cómo registrar la documentación?

2.- Forme una codificación para los tipos de documentos. Podría ser la mostrada en la Tabla 2.

Cómo registrar la documentación?

3.- Relacione en una Tabla las dos codificaciones, es decir, escriba el código de la Tabla1, seguido el código de la Tabla2, seguido el correlativo, seguido una breve descripción. Puede agregar fecha de actualización y ubicación.

Veamos la tabla resultante.

Cómo registrar la documentación?

De la Tabla3 podemos decir: que la Organización tiene un formulario para selección de personal denominado: "Oferta de Empleo", el código resultante seria: RHHFOR01 que se elaboró el 03/02/04.

Podemos decir también -siguiendo el ejemplo- que el código: SE1O/P01 es la primera orden de pago de pago para el año 2004.

Puede que al principio el código sea nemotécnico, pero dependiendo de la estructura pudiera no ser el caso. No se preocupe si al principio el resultado del código es un poco complicado, de seguro al término de unos días ya se habrá acostumbrado.

Una última recomendación, el registro y actualización de la documentación debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organización.

En el próximo capitulo veremos como registrar correspondencias.

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