Archivo Físico.

Carpeta.

Código: CAL0111-2004-O. Este código le indica que usted tiene una Carpeta que contiene documentos originales de las Correspondencias del año 2004, usted los archivó en la categoría de Calidad. (Ver tabla 9 del apartado: ¿Como archivar la documentación?)

Si ocurriera el caso de que debe archivar documentos copias, agregue la letra C, es decir: CAL0111-2004-C.

Esta carpeta debe contener, además, un índice de registro de documentos: código o nombre y fecha; asimismo, debe registrar la copia controlada del documento, si este fuera el caso.

Estante:

Debe indicar en un estante, archivo, o sitio destinado para el archivo de documentos, una etiqueta igual a la carpeta, es decir: CAL0111-2004-O.

Archivo electrónico. (Ejemplo)

C:\Calidad\Documentación\Correspondencias\(nombre del documento).Ext.

En el próximo capitulo veremos el Manual para Oficina