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Capítulo 12:

 Formato de documento en Word. Vista preliminar

Hasta ahora hemos visto cómo dar formato a los caracteres y a los párrafos.

Con estos formatos ya eres capaz de crear un documento de texto con la apariencia que desees, pero aún hay cosas que cuando las conozcas te podrán facilitar el trabajo mucho más.

Por ejemplo, vamos a comenzar a aprender cómo especificar los márgenes, la orientación de la página, a poner encabezados en las páginas, a numerar cada una de ellas, etcétera.

En otras palabras, en los capítulos anteriores has escrito y dado formato a ese texto, y ahora vamos a ver otros aspectos importantes que debes conocer para que el documento que hayas creado tenga una presentación adecuada a cada una de tus necesidades.

Vista preliminar

En algunos cuadros de diálogo, has visto que existía en el área de muestra un cuadro de vista preliminar, en el cual podías ver el efecto que producían las modificaciones que estabas haciendo.

Word te proporciona un comando similar para ver el aspecto que tendría tu documento si lo imprimieses en ese momento: es el comando Vista preliminar.

Aunque no podamos realizar ninguna práctica parecida a las que hemos hecho hasta ahora, conviene que conozcas y practiques los aspectos más importantes que, en muchos casos, te facilitarán tu trabajo y sobre todo harán que ahorres mucho papel en la impresión (y también que se corten menos árboles).

Este comando lo puedes encontrar en el Botón Office, dentro del menú Imprimir, lo representa una lupa sobre una hoja (puedes añadirlo a la barra de acceso rápido haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre ella).

Ejecuta el comando y observa el aspecto de la ventana que aparece (figura 6.1).

WORD

Figura 6.1. Ventana Vista preliminar

Mediante la barra de desplazamiento vertical, al lado derecho de la ventana, puedes ver las distintas páginas de tu documento, pero también puedes utilizar las botones Página siguiente y Página anterior de la cinta de opciones para pasar páginas.

En la cinta de opciones hay más comandos que te facilitan la previsualización del documento, a continuación los describimos por grupos (Zoom y Vista previa, los otros dos, Imprimir y Configurar página, los vemos en este mismo capítulo) para que practiques con ellos:

ð Botón Zoom: abre el cuadro de diálogo Zoom, donde decides el porcentaje de visualización. Puedes elegir desde el doble del tamaño o reducir hasta ver seis páginas simultáneamente en la pantalla (esta vista sirve para una observación general de las páginas, no para verlas en detalle). Aunque puedes obviar el uso de este cuadro, porque es más fácil cambiar el zoom con el regulador de la Barra de estado, en la parte inferior de la ventana.

ð Botón 100%: aplica un zoom del 100% del tamaño normal del documento.

ð Botón Una página: este botón hace que se muestre en la pantalla una página completa del documento.

ð Botón Dos páginas: acerca el documento para que dos páginas se ajusten en la ventana.

ð Botón Ancho de página: hace que el ancho de la página se ajuste al ancho de la ventana.

ð Casilla Regla: cuando la activas o desactivas ves u ocultas tanto la regla vertical como la horizontal. Funciona como un interruptor, como ya hemos visto otras veces.

ð Casilla Aumentar: con esta casilla marcada, cuando hagas clic sobre el documento, se agrandará la presentación para que puedas verlo mucho mejor; cuando vuelvas a hacer clic sobre el documento, éste se volverá a mostrar en tamaño reducido. Es decir, alterna la vista 100% con la Una página.Si la desmarcas, podrás editar el texto sin tener que salir del modo de previsualización. Esto es solamente otro método de previsualización y no afecta en nada a las características del documento ni a la impresión.

ð Botón Encajar en página: cuando lo activas, Word hace lo posible por reducir el tamaño del documento para que el contenido del mismo tenga una hoja menos. Es útil cuando en la última página hay pocas líneas escritas.

ð Botón Cerrar vista preliminar: cierra este modo de presentación y vuelve a mostrar el documento en el modo en el que lo tenías antes de ejecutar el comando.

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