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Capítulo 14:

 Secciones y columnas en Word

Las secciones

Has visto que en los apartados anteriores hemos hablado de las secciones. El concepto de sección viene dado por la posibilidad que proporciona Word de dar distinto formato de página a fragmentos de un mismo documento.

Por ejemplo, imagina que en el documento hay que insertar una tabla (ya veremos cómo hacerlo) que por su contenido y tamaño hay que colocar en horizontal, ¿cómo lo harías si además todas las páginas del documento han de llevar el mismo encabezado y pie, con una numeración correlativa de página?

Habría varias formas (dejando esa hoja en blanco para luego insertar la tabla, por ejemplo), pero lo correcto sería que esa hoja en horizontal esté en el propio documento de Word y en el lugar que le corresponde, con su mismo encabezado y pie, además de la numeración de página correspondiente.

En otras palabras, las secciones te permitirán la coexistencia de distintos formatos de página en un documento. Vamos a crear una sección en el documento de práctica:

1.  Sitúa el punto de inserción al final del documento.

2.  Selecciona el comando Salto del menú Insertar; se despliega el cuadro de diálogo Salto (figura 6.6).

word

Figura 6.6. Cuadro de diálogo Salto

3.  Selecciona el salto de sección Página siguiente (ahora veremos cada tipo).

4.  Selecciona el botón Aceptar.

Como puedes observar, el punto de inserción está en el inicio de la siguiente página. Esta página forma ahora parte de una sección distinta a la sección anterior, que contiene todas las otras páginas del documento creadas hasta el momento.

Ahora vamos a continuar con la práctica:

1.  Escribe el párrafo: "Formato de documento".

2.  Aplícale el mismo formato que a los párrafos "Formato de caracteres" y "Formato de párrafo".

3.  Añade otro párrafo: "Esta página forma parte de una nueva sección del documento, y la he creado con la opción salto de sección Página siguiente del comando Salto."

4.  Ejecuta el comando Configurar página del menú Archivo, en la ficha Márgenes selecciona la orientación Horizontal, en el cuadro desplegable Aplicar a de Vista preliminar selecciona Aplicar a esta sección y haz clic en Aceptar.

5.  Añade este párrafo: "Esta página y todas las demás que formen parte de esta sección tienen una orientación horizontal, distinta a las anteriores que pertenecen a otra sección con orientación Vertical."

6.  Utiliza el comando Vista preliminar y visualiza las últimas páginas del documento.

Como puedes observar, siguiendo la secuencia anterior has creado una sección, le has cambiado la orientación y el nuevo aspecto lo puedes comprobar con el coman­do Vista preliminar.

De forma resumida, vamos a realizar una serie de consideraciones respecto al cuadro de diálogo Salto (figura 6.6) y el uso combinado con otros comandos:

ð Puedes seleccionar los tipos de salto de sección Página par y Página impar, que hacen lo mismo que Salto de página, pero controlando que la nueva sección comience en una pági­na par o impar respectivamente. O sea, para el primer caso, si creas la sección desde otra página par, Word dejará tras ella una página en blanco para la página impar y comenzará la nueva sección en la siguiente página par.

ð El tipo de salto de sección Continuo crea una sección en la misma hoja. Esta sección, como veremos a continuación, no podrá tener, por ejemplo, una orientación distinta (¿cómo vas a tener una misma hoja con dos orientaciones distintas?), pero sí otras propiedades que no hemos visto como, por ejemplo, varias columnas (como un periódico).

ð Si en el cuadro de diálogo seleccionas el tipo de salto Salto de página, podrás ver que es similar al salto de sección Página siguiente porque ambos hacen que el punto de inserción se sitúe en la siguiente página. La diferencia es que en el primer caso, no puedes asignar formatos de documento distintos a partir de esa posición porque este comando no crea secciones.

ð Para comprobar los saltos de páginas o secciones utiliza el modo Vista Normal; Word indica dónde acaba una página y comienza la otra con una línea de puntos que cruza la pantalla, y las secciones con una doble línea. Además en todos los casos espe­cifica el tipo de salto o salto de sección que hayas ­insertado.

ð En el modo Vista Diseño de impresión (comando del menú Ver o icono de la barra de desplazamiento horizontal) se muestra la página tal como es y podrás ver el aspecto real de las páginas (incluidos los encabezados y pie). Lo que no podrás ver serán las páginas en blanco que quedan al insertar salto de sección Página par o Página impar; puedes usar la barra de estado para ver en qué página está el punto de inserción en cada momento.

ð El aspecto real de las páginas lo debes ver con el comando Vista preliminar, el cual te muestra las páginas con su aspecto real, incluidas las que puedan estar en blanco, así como la orientación y los encabezados y pies de página.

Por cierto, ¿sabrías borrar una marca de sección? Es igual que borrar el carácter oculto que escribías al pulsar la tecla Intro: sitúa el punto de inserción al final del último carácter, antes de la marca de la sección y pulsa la tecla Supr.

Nota

Recuerda que cuando tienes el punto de inserción al final de un párrafo y pulsas la tecla Supr, lo que estás haciendo es borrar el carácter oculto que escribiste a continuación. Por tanto, cuando insertas un salto lo que haces es insertar un carácter especial que le indica a Word lo que debe hacer y, cuando pulsas la tecla Supr al final de un párrafo, estás ­borrando ese carácter y, por tanto, eliminando la sección.

Ten en cuenta que estás borrando la marca de sección que insertaste, lo cual implica lo siguiente:

ð No estás eliminando el contenido de la sección.

ð  El contenido de la sección eliminada pasa a formar parte de la sección anterior, y la sección anterior adoptará los mismos formatos que tenía la sección eliminada.

Las columnas

La mayor parte de los documentos que se realizan con Word se hacen en una sola columna que abarca todo el espacio disponible para la escritura.

Pero Word también te permite crear documentos con varias columnas, de modo que el texto puede tener una apariencia similar a un periódico.

Vamos a ver cómo puedes hacer varias columnas, pero de antemano ya te decimos que si deseas mantener un número de columnas variable en el documento, cada vez que varíes el número deberás crear una sección.

A diferencia de lo que ocurría con los cambios de orientación de página, en este caso no es necesario que la sección que crees para cambiar el número de columnas sea una página nueva, puede ser un tipo de salto de sección Continuo, de modo que en la misma página convivan textos que se presenten con distintos números de columnas.

Escribe los siguientes párrafos al final del documento de práctica, que documentarán la práctica posterior y nos servirán para realizarla:

Además de la orientación horizontal de esta página, hemos creado una nueva sección continua en la página que mantiene el formato apaisado, pero ahora el texto se mostrará en tres columnas, de forma similar a un periódico.

Esto es sencillo de hacer, pero menos claro cuando se está haciendo, porque hasta que no tengas rellena la primera columna Word no rellena nada de la siguiente.

Pero como veremos más adelante, también puedes hacer que un texto determinado pase a la siguiente columna (en concreto, cada uno de estos tres párrafos está en una columna), y esto no era así según lo escribíamos.

Ahora, vamos a ponerlo en práctica para que veas cómo funciona. En concreto, vamos a crear tres columnas utilizando la siguiente secuencia:

1.  Sitúa el punto de inserción al principio del primero de los párrafos que has añadido al final del documento de práctica.

2.  Inserta un salto de sección Continuo.

3.  Selecciona el comando Columnas del menú Formato.

4.  En el cuadro de diálogo que aparece (figura 6.7), indica el número de columnas para esa sección (sólo has de hacer clic en el icono Tres).

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Figura 6.7. Cuadro de diálogo Columnas

5.  Observa en Vista previa el aspecto del texto y, si es lo que deseas, haz clic en el botón Aceptar; en otro caso vuelve al paso anterior.

En el cuadro de diálogo Columnas, puedes elegir una Preestablecida o, en su defecto, indicar el número en el cuadro Número de columnas. Así mismo, puedes observar que en Ancho y espacio aparecen tantas líneas como columnas has indicado, ajustando Word el Ancho y el Espacio (el espacio se refiere al espacio que hay entre ellas) de forma automática, aunque siempre puedes variar estos datos manualmente.

Nota

El modo de visualización VistaNormal te facilita que te concentres en el texto que deseas escribir, olvidándote de los formatos. Con el modo Vista Diseño de impresión ves el aspecto final del documento, pero así es más complejo dar formato al documento ya que no ves, entre otras cosas, las marcas de inicio de sección.

Vamos a utilizar el modo de visualización Vista Normal para ver las marcas de las secciones, aunque esto dé lugar a que el texto con varias columnas se muestre como si fuese sólo una.

En nuestro caso, sólo deseamos tener en tres columnas los anteriores párrafos y continuar en la misma página escribiendo en una sola columna ¿se te ocurre que deberías hacer? ¡Crear una nueva sección continua!

1.  Sitúa el punto de inserción al final del texto que debe mostrarse en varias columnas.

2.  Inserta un salto de sección del tipo que desees (continuo en nuestro caso, pero podría ser otro salto de sección ­cualquiera).

¿Quieres ver lo que ha pasado? Utiliza el modo de visualización Diseño de impresión y deshaz el último comando, observa la pantalla y vuelve a rehacerlo. Cuando creas otro salto de sección, Word ajusta el espacio de la sección de varias columnas para que estas columnas tengan la misma longitud, y la siguiente sección comenzará a continuación, ¡también con el mismo número de columnas!

En nuestro caso has de hacer dos cosas:

ð Que cada uno de los tres párrafos de la sección anterior ­comience y finalice en cada una de las columnas.

ð Que la siguiente sección sea de una sola columna.

El primer objetivo se consigue indicándole a Word qué parte del texto ha de pertenecer a cada columna. Para ello, sitúa el punto de inserción al principio del segundo párrafo, ejecuta el comando Insertar y en Tipos de saltos selecciona Salto de columna; repite esto último con el tercer párrafo.

El segundo objetivo es tan sencillo como ejecutar nuevamente el comando Colum­nas con el punto de inserción situado en esa sección (observa que aparece con la misma información que la sección anterior) y selecciona Una.

Documenta este paso escribiendo en la nueva sección el siguiente párrafo:

Este párrafo está escrito con una sola columna tras haber insertado un salto de sección continuo y especificar mediante el comando Columnas que a partir de ahora trabajaré solo con una.

Al final, obtendrás en pantalla lo que muestra la figura 6.8 en el modo de visualización Diseño de impresión.

WORD

Figura 6.8. Documento de práctica con secciones continuas y columnas

Imprimir

Ahora que ya conoces los formatos del documento, vamos a ver con detalle el cuadro de diálogo Imprimir, que te recordamos aparece al seleccionar el comando Imprimir en el menú Archivo.

En el cuadro de diálogo Imprimir (figura 6.9), puedes observar que hay muchas opciones. Veamos a

word

Figura 6.9. Cuadro de diálogo Imprimir

En la sección Impresora se encuentra el cuadro desplegable Nombre, en el que puedes seleccionar la impresora que deseas usar (algunos usuarios tienen ­conec­tadas al ordenador varias impresoras y/o pueden hacer uso de varias impresoras diferentes si están conectados en red). Además, si haces clic en el botón Propiedades, aparecerá en pantalla otro cuadro de diálogo con dos fichas, desde las cuales podrás seleccionar aspectos como la orientación del papel, si se imprimirá en orden ascendente o descendente de las hojas, así como la bandeja de papel que se usará (con alimentación automática, manual, etcétera).

En la sección Intervalosde páginas, puedes especificar si deseas imprimir todo el documento, únicamente la hoja en que la que se encuentra el punto de inserción o, por el contrario, especificar las hojas que deseas imprimir. De esta forma, puedes imprimir también secciones del documento, sin tener que imprimirlo todo.

La sección Copias te permite indicar el número de copias que deseas imprimir. La casilla de verificación Intercalar hace que la impresión se haga de ejemplares completos o, por el contrario, que se impriman todas las hojas iguales unas detrás de otras (teniendo luego que separarlas).

Si no vas a imprimir el documento final, puedes hacer uso de la sección Zoom, mediante la que puedes hacer que Word imprima el documento reduciendo el tama­ño de cada página original y en cada hoja imprimir números pares de páginas (en general, si imprimes más de dos páginas en un folio, obtendrás un texto excesivamente pequeño como para leerlo cómodamente).

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