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Capítulo 11:

 Formato de documento en Word. Vista preliminar

Hasta ahora hemos visto cómo dar formato a los caracteres y a los párrafos.

Con estos formatos ya eres capaz de crear un documento de texto con la apariencia que desees, pero aún hay cosas que cuando las conozcas te podrán facilitar el trabajo mucho más.

Por ejemplo, vamos a comezar a aprender cómo especificar los márgenes, la orientación de la página, a poner encabezados en las páginas, a numerar cada una de ellas, etcétera.

En otras palabras, en los capítulos anteriores has escrito y dado formato a ese texto, y ahora vamos a ver otros aspectos importantes que debes conocer para que el documento que hayas creado tenga una presentación adecuada a cada una de tus necesidades.

Vista preliminar

En algunos cuadros de diálogo, has visto que existía en el área de muestra un cuadro de vista preliminar, en el cual podías ver el efecto que producían las modificaciones que estabas haciendo.

Word te proporciona un comando similar para ver el aspecto que tendría tu documento si lo imprimieses en ese momento: es el comando Vista preliminar.

Aunque no podamos realizar ninguna práctica parecida a las que hemos hecho hasta ahora, conviene que conozcas y practiques los aspectos más importantes que, en muchos casos, te facilitarán tu trabajo y sobre todo harán que ahorres mucho papel en la impresión (y también que se corten menos árboles).

Este comando lo puedes encontrar en el menú Archivo y en la barra de herramientas Estándar, que representa una lupa sobre una hoja.

Ejecuta el comando y observa el aspecto de la ventana que aparece (figura 6.1).

WORD

Figura 6.1. Ventana Vista preliminar

Mediante la barra de desplazamiento vertical, situada al lado derecho de la ventana, puedes ver las distintas páginas de tu documento, pero también puedes utilizar las teclas RePág y AvPág del teclado para pasar páginas hacia atrás o hacia adelante respectivamente.

En la barra de herramientas hay unos iconos que te facilitan la previsualización del documento, a continuación los describimos para que practiques con ellos:

ð Botón Imprimir: si haces clic sobre él, se imprime el documento en la impresora que tengas activa en ese momento. Funciona de igual forma que el icono Imprimir de la barra de herramientas Estándar.

ð Botón Aumentar: una vez que lo selecciones, cuando hagas clic sobre el documento, se agrandará la presentación para que puedas verlo mucho mejor, e incluso editar el texto sin tener que salir del modo de previsualización; cuando vuelvas a hacer clic sobre el documento, éste se volverá a mostrar en tamaño reducido. Esto es solamente otro método de previsualización y no afecta en nada a las características del documento ni a la impresión.

ð Botón Una página: este botón hace que se muestre en la pantalla una página completa del documento.

ð Botón Varias páginas: cuando haces clic sobre él, se desplie­ga una matriz de páginas. Moviendo el puntero del ratón sobre ella, podrás ver hasta 6 páginas simultáneamente en la pantalla (esta vista sirve para una observación general de las páginas, no para verlas en detalle).

ð Cuadro de lista desplegable Zoom: te permite indicar distintos porcentajes y formas, para ampliar o reducir la presentación del documento en la ventana. Aunque sea un poco repetitivo, me permito recordarte de nuevo que son métodos de previsualización que no afectan ni al documento ni a la impresión.

ð Botón Ver regla: cuando lo activas o desactivas ves u ocultas tanto la regla vertical como la horizontal. Es un botón tipo interruptor que ya hemos visto otras veces.

ð Botón Reducir hasta ajustar: cuando lo activas, Word hace lo posible por reducir el tamaño del documento para que el contenido del mismo tenga una hoja menos. Es útil cuando en la última página hay pocas líneas escritas.

ð Botón Pantalla completa: este botón cambia el aspecto de la ventana, eliminando todo, excepto la barra de herramientas y el área de trabajo. Es interesante utilizarla, para aprovechar mejor la pantalla del ordenador y ver la mayor parte posible del documento. Haciendo otra vez clic en este botón, vuelves a tener el documento previsualizado como antes.

ð Botón Cerrar: cierra el modo de presentación Vista preliminar, y vuelve a mostrar el documento en el modo en el que lo tenías antes de ejecutar el comando.

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