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Formatos y gráficos en Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,50/10 (4 opiniones) |20122 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 11:

 Seleccionar los datos para crear el gráfico en Excel

Ante la evidente facilidad con la que se crea un gráfico en Excel, quizá la se­lección de los datos que se van a representar es el aspecto más importante de todo el proceso.

Que Excel haya sabido representar los datos que seleccionamos para crear el gráfico de la figura 7.2 no es pura casualidad: los datos han de seleccionarse de una determinada manera, cumpliendo un mínimo de requisitos, para que Excel pueda crear el gráfico correctamente.

Por una parte, Excel considera que determinados datos del rango que se seleccione van a representar determinados rótulos en el gráfico. Y, por otra parte, los datos numéricos que se seleccionen se representarán en el gráfico de una manera u otra dependiendo de la forma en la que se hayan seleccionado.

Veamos pues cómo se deben seleccionar los datos para que Excel los represente en el gráfico de la manera que queremos:

ð Las celdas de la columna que esté a la izquierda de los datos que selecciones deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos del eje de categorías. En la figura 7.2, las celdas B5:B9.

ð Las celdas de la fila superior del rango que selecciones también deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos de las series de datos en la leyenda del gráfico. En la figura 7.2, la celda C4 (sólo hay una serie de datos).

ð El resto de la selección deberán ser los datos numéricos.

Ten en cuenta que no es necesario que el rango seleccionado para crear el gráfico sea contiguo. Puedes seleccionar rangos discontinuos, tal y como veremos en el siguiente apartado.

Seleccionar los datos mediante un rango discontinuo

Puedes crear tantos gráficos como quieras a partir de una sola hoja de cálculo. Sólo tienes que seleccionar los nuevos datos (o los mismos que antes) que quieras representar y volver a pulsar F11. Excel colocará cada gráfico que cree en una hoja de gráficos independiente.

Evidentemente, si no te gusta algún gráfico puedes eliminarlo: pasa a la hoja en la que esté y ejecuta el comando Eliminar, y Eliminar hoja; en cuanto confirmes el borrado, Excel eliminará la hoja.

También puedes cambiar el nombre de la hoja en la que aparece el gráfico de igual forma que si fuera una hoja de cálculo normal.

Para crear un segundo gráfico vamos a utilizar datos discontinuos, de forma que veamos cómo se seleccionan los datos en este caso. Lo que queremos representar son las ventas de enero y marzo solamente (es decir, sin febrero). Recordando lo que hemos visto en el apartado anterior, lo que tienes que seleccionar es:

1.  El rango B4:C9, que contiene los rótulos del eje de categorías y los datos del mes de enero (incluido su rótulo).

2.  El rango E4:E9, que contiene los datos de marzo y el rótulo de este mes.

Recuerda que para seleccionar rangos discontinuos debes seleccionar el primer rango; luego mantén pulsada la tecla Ctrl mientras seleccionas el segundo y sucesivos rangos discontinuos.

Cuando hayas seleccionado el rango discontinuo (que puedes ver en la figura 7.4), pulsa la tecla F11 para crear el nuevo gráfico. En la figura 7.5 puedes ver el gráfico resultante.

excel

Figura 7.4. Seleccionar datos que no estén contiguos

excel

Figura 7.5. El gráfico resultante de los datos seleccionados en la figura 7.4

La relación entre los datos y el gráfico

Hay un aspecto muy importante de los gráficos que debes recordar: cuando se crea un gráfico, Excel recuerdaa partir de qué datos se creó y mantiene viva una relación entre el gráfico y esos datos. Esto significa que si cambias alguno de esos datos, Excel modificará automáticamente el gráfico para que refleje inmediatamente los nuevos datos.

Si quieres hacer la prueba de lo que te digo, cambia en la hoja Total la cifra de ventas de Julián Leal en marzo de 23.156 a 60.000, y luego vuelve al gráfico que acabas de crear; verás que la columna que representa las ventas de marzo de Julián Leal ha pasado de ser la más baja a ser la más alta.

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