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Formatos y gráficos en Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,50/10 (4 opiniones) |20122 alumnos|Fecha publicaciýn: 29/09/2010
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Capýtulo 3:

 Excel. Formatos de número

Antes de adentrarnos en este apartado es conveniente recordar una vez másque una cosa es el dato que hay en una celda de la hoja de cálculo y otra cosa muy distinta es el formato de este dato, es decir, la manera en la que aparece en pantalla (o en la copia impresa de lo que tengas en la pantalla). El dato en sí no cambia, independientemente del formato que tenga. Pero el formato, es decir, la representación en pantalla del dato, sí que puede cambiar. Este apartado está dedicado a aprender la forma de cambiar la apariencia de los datos de tipo numérico.

Todos los números que estamos usando en nuestra hoja de ventas aparecen en pantalla con lo que se denomina el formato general o, lo que es lo mismo, sin ningún formato. Sin embargo, aplicar a los números un formato adecuado puede facilitar enormemente su lectura. Excel dispone de muchos formatos para los datos numéricos.

Para cambiar el formato de un número, en primer lugar deberás ir a la celda que contiene ese número. A continuación ejecuta el comando Formato en la cinta de opciones y en el desplegable elige la última, Formato de celdas (o pulsa Ctrl+1). Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas y en él aparecerá seleccionado el formato que está aplicado en este momento a la celda que tengas seleccionada (observa que se encuentra seleccionada la ficha Número de este cuadro de diálogo).

Si seleccionas la celda C5 y ejecutas el comando Formato, y luego Formato de celdas, verás que el cuadro de diálogo Formato de celdas te indica que tienes aplicado el formato General a esa celda, es decir, ningún formato (figura 6.6).

EXCEL

Figura 6.6. El cuadro de diálogo Formato de celdas

Para cambiar el formato del número que hay en la celda C5 debes seleccionar la categoría Número en el cuadro de diálogo (puesto que vamos a cambiar el formato de un número). Entonces el cuadro de diálogo cambiará para ofrecerte las distintas posibilidades de los formatos de números. Estas opciones son:

ð Posiciones decimales: en este cuadro debes introducir el número de posiciones decimales con el que quieres que aparezca el número en pantalla. En nuestro caso queremos los dos decimales del euro, así que introduce un 2.

ð Usar separador de miles: si activas esta casilla (haciendo clic sobre ella para que aparezca la marca de verificación en su interior), Excel mostrará los números con puntos de millar. Esto clarifica mucho la lectura de un número, así que activa esta opción.

ð Números negativos: aquí deberás elegir cómo quieres que aparezcan los números negativos (con el signo menos delante, en rojo o en rojo y con el signo menos delante). Selecciona la última opción de la lista.

Cada vez que hagas una modificación en las opciones del cuadro de diálogo, el recuadro Muestra que hay en su parte superior te presentará cómo va a quedar el número con los formatos seleccionados. Haz todas las pruebas que quieras y comprueba su efecto en el recuadro Muestra hasta que estés satisfecho con el resultado. En la figura 6.7 puedes ver las opciones de formato que hemos seleccio­nado para la celda C5.

EXCEL

Figura 6.7. Las opciones de formato de números que vamos a aplicar a la celda C5

Una vez seleccionadas todas las opciones, haz clic en Aceptar para aplicarlas a la celda. Si quieres aplicar un formato de euro completo, es decir, las mismas opciones que hemos aplicado pero añadiendo el símbolo del euro, selecciona la categoría Moneda en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Por supuesto, si seleccionas un rango en lugar de una sola celda antes de seleccionar los formatos, todos los formatos que escojas se aplicarán al rango completo, y no solamente a una celda.

Las herramientas de formato de número

Todos los formatos que se pueden aplicar a las celdas de Excel, ya sea al dato que contengan o a la propia celda, se pueden seleccionar en el cuadro de diálogo Formato de celdas que hemos visto en el apartado anterior.

Sin embargo, Excel dispone de otro medio más rápido (aunque permite menos posibilidades en un primer momento) para aplicar formatos: el grupo de comandos Número de la cinta de opciones. Este grupo de comandos está situado dentro de la ficha Inicio.

A lo largo de este capítulo iremos viendo casi todas las herramientas para dar formato no sólo a números, pero ahora quiero que te fijes en este grupo de botones que aparece resaltado en la figura 6.8. Estos botones permiten aplicar formatos numéricos al dato que haya en la celda seleccionada con sólo hacer clic sobre ellos. El nombre y la función de cada uno de los botones los puedes ver en la tabla 6.1.

excel

Figura 6.8. Los botones que permiten aplicar formatos numéricos

Tabla 6.1. Los botones de formatos de número de la barra de herramientas Formato

NombreDescripción
Formato de númeroCambia el formato de número a, por ejemplo, fecha o moneda.
Estilo monedaAplica un formato de moneda alternativo.
estilo porcentualAplica un formato de porcentaje sin decimales a la celda o rango seleccionados.
Estilo millaresAplica un formato de puntos de millar a la celda o rango seleccionados.
Aumentar deicmalesAumenta en uno el número de decimales que aparecerá en la celda o rango seleccionados.
Disminuir decimalesDisminuye en uno el número de decimales que aparecerá en la celda o rango seleccionados

Hagamos una prueba del funcionamiento de estos botones. Selecciona el rango H5:H9 y haz clic en el botón Estilo porcentual. Excel aplica el formato de porcentaje sin decimales. Ahora, sin deseleccionar el rango, pulsa el botón Aumentar decimales dos veces. Excel añade dos decimales al formato del número. El resultado final aparece en la figura 6.9.

EXCEL

Figura 6.9. El informe de ventas tras aplicar el formato porcentual

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