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Formatos y gráficos en Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,50/10 (4 opiniones) |20122 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 13:

 Excel. Añadir texto al gráfico

Aunque muchas veces es suficiente con un gráfico como los que hemos hecho hasta ahora, lo cierto es que muchas otras veces es necesario aclarar algún aspecto del gráfico para que la persona que lo estudie pueda interpretarlo correctamente. Sin ir más lejos, el gráfico de la figura 7.5 representa las ventas de nuestros vendedores en dos meses pero, ¿de qué año? En estas ocasiones la solución consiste en añadir al gráfico un texto explicativo (por ejemplo, podríamos añadir al gráfico el título «Ventas del año 2009»).

Excel permite añadir al gráfico dos tipos de texto: texto asignado y texto no asignado. La diferencia entre ambos consiste en que el texto asignado está unido irremisiblemente a un objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado es completamente libre.

Por ejemplo, texto asignado es el nombre de los vendedores que aparecen a lo largo del eje x en la figura 7.5. Por su parte, texto no asignado puede ser cualquier comentario o indicación que añadamos al gráfico, como veremos a continuación.

Texto asignado

El texto asignado es el que está unido a los objetos del gráfico y sirve para facilitar su interpretación.

Todo el texto asignado de un gráfico de Excel se introduce a través de la ficha Herramientasde gráficos de la cinta de opciones. En su pestaña Presentación hay un grupo de comandos llamado Etiquetas (figura 7.8).

excel

Figura 7.8. El grupo de comandos Etiquetas

Desde el grupo de comandos Etiquetas podemos añadir, cambiar y mover el texto del título del gráfico o la leyenda. Véamoslo despacio:

ð Título del gráfico. Agrega, quita o coloca el título del gráfico; haz clic en él para ver su desplegable y observa las opciones. En las dos últimas decides un lugar para situar el título y la primera lo quita (si es que hay uno). Si eliges una de las últimas te aparecerá un cuadro de texto en el lugar elegido para que escribas el título.

ð Rótulos del eje. Funciona igual que el anterior. Haces clic, eliges donde quieres situarlo con el desplegable y escribes la etiqueta. Este texto te sirve para señalizar las categorías (si es el eje X u horizontal) o los valores (si es el eje Y o vertical).

ð Leyenda.La leyenda es un recuadro que aparece en el gráfico y que contiene una indicación del significado de las marcas de datos. Si quieres que aparezca o no la leyenda en el gráfico pulsa el comando Leyenda.

ð Etiquetas de datos. Este texto aparece junto a las marcas de datos y sirve para identificarlas y para seña­lar su valor exacto.

ð Tabla de datos. Coloca con el gráfico una pequeña tabla con los datos a modo de resumen o leyenda.

Si quieres hacer unas pruebas, al gráfico de la figura 7.5 añádele el título «Ventas de 2009», y haz que aparezca el valor exacto de cada marca de datos. El resultado de todo esto lo puedes observar en la figura 7.9.

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Figura 7.9. El gráfico tras modificar cierto texto asignado

Texto no asignado

El texto no asignado se usa normalmente para dirigir la atención de la persona que está estudiando el gráfico hacia algún aspecto del mismo que queremos destacar.

Para introducir texto no asignado, en primer lugar pulsa la tecla Esc para dese­leccionar cualquier elemento del gráfico que tuvieras seleccionado. Después, tenemos que utilizar un cuadro de texto para escribir dentro de él, así que vamos a crearlo. En la ficha Herramientasde gráfico, comprueba que tienes activa la pestaña Presentación, así verás en el grupo de comandos Insertar el comando Cuadro de texto. Púlsalo, el cursor cambiará para que hagas clic en algún lugar área del gráfico, mantenlo pulsado y arrastra hasta formar un cuadro para el texto. Ahora simplemente comienza a escribir el texto que quieres introducir (el texto que escribas irá apareciendo en la barra de fórmulas).

Por último, cuando termines de escribirlo, haz clic con el ratón fuera del cuadro de texto para completar la intro­ducción. Una vez introducido el texto no asignado, aparecerá en el gráfico dentro de un recuadro.

Por ejemplo, introduce el texto «Comprobar ventas de enero» tal y como acabamos de ver.

El siguiente paso consiste en situarlo en el lugar del gráfico que deseamos. Para hacerlo, coloca el puntero del ratón justo encima de uno de los bordes del recuadro que contiene el texto. Sabrás que el puntero está bien situado porque se transforma en una flecha de cuatro puntas. Entonces haz clic y mantén pulsado el botón del ratón, y luego arrástralo para situar el recuadro donde desees. Por último, suelta el botón del ratón.

Si quieres cambiar la forma del recuadro (por ejemplo, para que todo el texto aparezca en una línea), repite el mismo procedimiento que para mover el recuadro de texto, pero situando el puntero del ratón sobre uno de los tiradores que hay alrededor del recuadro. En la figura 7.10 puedes ver el texto asignado, al que he modificado su posición en el gráfico y la forma del recuadro que aparece por omisión.

Para que desaparezca el recuadro que hay alrededor del texto no asignado, simplemente pulsa Esc. Con esto se deselecciona el texto no asignado. Si más tarde quieres volver a moverlo o a cambiar su forma, deberás volver a seleccionarlo para que aparezca el recuadro a su alrededor. Haz clic sobre el propio texto (el cursor cambia de ser una flecha a ser una línea vertical) y, cuando aparezca el recuadro, pulsa sobre el borde del mismo. Cuando haces esto te aseguras de que lo que tienes seleccionado es el cuadro de texto completo y que no estás editando el texto como veremos a continuación.

Editar el texto

Una vez introducido un texto en un gráfico, tanto asignado como no asignado, puedes necesitar cambiarlo. El procedimiento que te muestro a continuación permite editar texto de ambos tipos.

1.  Haz clic sobre el texto que quieres editar para seleccionarlo. Aparecerá un recuadro alrededor del mismo.

2.  Comprueba que el punto de inserción aparece en el texto dentro del recuadro. Si no es así, vuelve a hacer clic dentro del recuadro para que aparezca.

3.  Edita el texto como lo harías si estuvieses editando el contenido de una celda de la hoja de cálculo.

4.  Pulsa la tecla Esc para introducir el texto modificado. Ojo, hay que pulsar Esc y no Intro para introducir el texto. Si pulsas Intro mientras estés editando el texto, introducirás un salto de línea en el texto. Esto lo puedes utilizar para conseguir mejores efectos con el texto, pero no para introducirlo. Si después de introducir el texto modificado cambias de idea y quieres recuperar el texto que había antes de modificarlo, utiliza el comando Deshacer.

Dar formato al texto

Al texto de un gráfico, tanto asignado como no asignado, se le puede dar formato exactamente igual que si fuese el contenido de una celda. Es decir, puedes variar la fuente, el tamaño de la fuente, aplicar estilos, etcétera.

En primer lugar, haz clic sobre el texto para que aparezca el recuadro alrededor del mismo. Una vez hecho esto tienes dos posibilidades:

ð Si quieres aplicar los formatos a todo el texto de ese recuadro, comprueba que el punto de inserción no aparece dentro del recuadro. Si aparece, haz clic sobre uno de los bordes del recuadro y desaparecerá.

ð Si quieres aplicar los formatos sólo a una parte del texto del recuadro (por ejemplo, sólo a una palabra), comprueba que el punto de inserción aparece dentro del recuadro (si no es así, vuelve a hacer clic dentro del recuadro para que aparezca). Luego selecciona la porción del texto a la que quieres aplicar los formatos. Esto lo puedes hacer situando el puntero del ratón justo delante de la primera letra a la que quieres dar formato, haz clic y mantén pulsado el botón del ratón, arrastra el ratón para seleccionar el texto y, por último, suelta el botón.

Para aplicar los formatos en sí, utiliza la cinta de opciones como has hecho hasta ahora para dar formato a las celdas. Por ejemplo, si quieres aumentar el tamaño de la letra del texto que introdujimos en la figura 7.10 para que se pueda leer el aviso con más facilidad, sigue estos pasos:

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Figura 7.10. Texto no asignado

1.  Haz clic sobre el texto («Comprobar ventas de enero») para seleccionarlo.

2.  Cuando aparezca el recuadro a su alrededor, comprueba que el punto de inserción no aparece en el texto. Si éste aparece, haz clic en uno de los bordes del recuadro para que desaparezca (haciendo esto seleccionas el contenido completo del recuadro).

3.  Despliega la lista Tamañode fuente dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones y selecciona el tamaño 12 haciendo clic sobre él.

4.  Haz clic en el botón Negrita en el mismo grupo de comandos Fuente.

Consejo

Para dar formato a texto también puedes hacer clic secundario con el ratón sobre el mismo. Usa una característica nueva de Excel, la minibarra de herramientas, encima del menú contextual que aparece. Así aplicas el formato más básico sin irte muy lejos a buscar los comandos.

Al cambiar el formato del texto de esta forma es posible que el texto no quepa dentro del recuadro, así que no verás la parte que no cabe. Para solucionar esto, sólo tienes que hacer más grande el recuadro arrastrando uno de los círculos que hay en sus vértices.

Por último, vuelve a colocar el recuadro aumentado de tamaño en el sitio correcto arrastrándolo por uno de sus lados. El resultado final lo puedes ver en la figura 7.11 (compárala con la figura 7.10).

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Figura 7.11. El gráfico tras cambiar los formatos del texto no asignado

Más opciones de formato

Hasta ahora hemos estado aplicando formato de una manera algo minuciosa, manualmente, y a los elementos más importantes del gráfico. Pero igual que nos pasaba cuando dábamos formato a las celdas, a veces no tendremos tanto tiempo para dedicarle.

Puedes cambiar el aspecto de un gráfico de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puedes aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Excel tiene preparada una galería de diseños o estilos configurados para que solo tengas que elegirlos.

Te sorprenderá lo que se puede hacer con solo unos pocos clics. Además, puedes aplicarlos de cada uno de los elementos del gráfico: el área del gráfico, el área de trazado, las series de datos, los ejes, los títulos, los rótulos de datos o las leyendas.

Practica. Sigue estos simples pasos:

1.  Haz clic sobre alguno de los elementos que te hemos citado para seleccionarlo.

2.  En la cinta de opciones se mostrará la ficha Herramientas de gráfico. Ve a su pestaña Formato y haz clic sobre algún diseño del grupo Estilos de forma (puedes desplegar más diseños pulsando el botón Más).

3.  Selecciona un elemento de texto, por ejemplo, el título del gráfico, y aplícale un estilo rápido de WordArt. Estilos de WordArt está situado al lado del de Estilos de forma.

Aplica formato a todo lo que quieras, mejorarás notablemente el aspecto del gráfico. En la figura 7.12 hemos añadido efectos como textos WordArt, sombras, reflejos... ¡las posibilidades son infinitas!

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Figura 7.12. Nuestro gráfico después de aplicarle estilos rápidos

Insertar un gráfico en una hoja de cálculo

Todos los gráficos que hemos creado hasta ahora pulsando la tecla F11 se situaban en una hoja nueva del libro de trabajo. Pero bien podrían resultarnos más útiles en cualquier otra hoja de cálculo, junto al resto de celdas.

El método para crear un gráfico en una hoja de cálculo es también bastante sencillo. Debemos seleccionar igualmente los datos que se quieren representar en el gráfico, y crear el mismo: vamos a la ficha Insertar de la cinta de opciones, allí verás el grupo Gráficos, donde sólo tienes que elegir el tipo de gráfico que quieras (figura 7.13).

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Figura 7.13. Un gráfico insertado en una hoja de cálculo, y el comando Insertar gráfico

Cuando lo hagas, el gráfico creado se muestra como un objeto, es decir, si lo seleccionas por uno de sus lados, puedes moverlo y colocarlo en el lugar de la hoja que te plazca, además, si gráfico y datos comparten la misma hoja mientras está seleccionado Excel te señala las celdas origen de los datos.

Si seleccionas alguno de los elementos del gráfico podrás editarlo exactamente igual que acabamos de ver en los apartados anteriores, pues aparecerá la ficha Herramientasde gráfico con todas sus opciones.

Por último, en esta ficha encontrarás el comando Mover gráfico, en la pestaña Diseño (a la derecha del todo). Si haces clic en él aparecerá un cuadro de diálogo (figura 7.14) en el que se te pregunta dónde colocarás el gráfico: en una hoja de gráfico aparte, entonces tendrás que darle un nombre; o en otra hoja de cálculo, donde se insertará como objeto junto a los datos en las celdas.

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Figura 7.14. El cuadro de diálogo Mover gráfico

Del mismo modo, todos los gráficos que hemos creado en este capítulo con la tecla F11, podemos ahora moverlos a otras hojas de cálculo ejecutando este comando.

Capítulo anterior - Tipos de gráficos en Excel

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