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Filtrar datos en Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
8/10 (1 opinión) |5231 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 5:

 Excel. Usar comodines. Acciones que se pueden realizar con una lista filtrada

Usar comodines

Los comodines nos permiten realizar búsquedas cuando los criterios presentan algún grado de indeterminación. Por ejemplo, supón que has invitado a tu casa, para ver una película, a un amigo muy maniático que sólo ve películas cuyos títulos empiecen por la letra F. Puesto que tienes muchas películas en casa y no recuerdas el título de todas, puedes hacer dos cosas: mandar a tu amigo a tomar viento o usar los comodines de Excel para satisfacer las exigencias de tu invitado. Puesto que supongo que no hace falta que te explique cómo debes hacer lo primero, estudiemos la segunda opción que, diplomáticamente, es más correcta.

Dispones de dos comodines:

ð El comodín asterisco (*) que representa a cualquier número de caracteres. Por ejemplo, el criterio m* encontraría mesa, mus, matemáticas, etcétera.

ð El comodín interrogación (?) que representa a un sólo carácter. Por ejemplo, el criterio m?sa encontraría misa, mesa, masa, etcétera, pero no melosa.

Nota

Los comodines pueden usarse en cualquier lugar del criterio, es decir, puedes usar m*, *m, c*sa, N123?, ?ez, etcétera.

Veamos cómo llevar a cabo la búsqueda propuesta:

1.  Selecciona una celda de la lista y activa el modo Filtro. Ahora elige la opción Filtro personalizado... en la lista desplegable del encabezado Título. Excel mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.

2.  Como ya está seleccionado el operador es igual a, pasa al cuadro de la derecha y escribe f*. Para terminar pulsa Aceptar.

Como puedes ver en la figura 10.20, la lista de títulos se ha reducido a aquellas cuyos títulos comienzan por la letra F.

EXCEL

Figura 10.20. Películas y vídeos musicales cuyos nombres comienzan por la letra F

Evidentemente, puedes combinar el uso de operadores con las demás posibilidades que hemos visto de los filtros personalizados. Con todas las opciones de las que dispones es seguro que en todo momento podrás especificar aquella que necesites. Es cuestión de práctica.

Acciones que se pueden realizar con una lista filtrada

Con las listas filtradas, Excel puede llevar a cabo la mayoría de las operaciones que hemos visto en los capítulos anteriores. Así, podrás sumar, ordenar o imprimir solamente las filas visibles de la lista filtrada.

Por ejemplo, para ordenar una lista que esté filtrada se procede de la misma forma que si no lo estuviera (tal y como aprendiste en el capítulo anterior).

Al salir del modo Filtrar, la lista original aparecerá en su totalidad pero la ordenación realizada queda hecha, aunque solamente afecta a los registros resultantes del filtraje sobre los cuales se hizo.

Lo mismo ocurre si das formato a las filas visibles de una lista filtrada. Cuando salgas del modo Filtrar, sólo aparecerán con formato las filas que estaban visibles cuando la lista estaba filtrada.

A continuación puedes ver cómo se comportan otros comandos cuando se aplican sobre una lista filtrada.

ð Presentación preliminar: si realizas la presentación preliminar de una lista filtrada, sólo aparecerán las celdas visibles.

ð Imprimir: si imprimes una hoja de cálculo que tenga una lista filtrada, sólo se imprimirán las celdas visibles.

ð Gráficos: si creas un gráfico a partir de una lista filtrada, éste sólo representará los datos.

ð Autollenado: si extiendes el Autollenado sobre una lista filtrada, rellenarás únicamente las celdas visibles de la lista.

ð Autosuma: si usas la herramienta Autosuma sobre una lista filtrada, sólo se sumarán los valores visibles.

ð Autocalcular: la característica Autocalcular sólo tendrá en cuenta las celdas visibles al realizar las operaciones.

ð Fórmulas: las fórmulas normales seguirán usando todas las filas de la lista para realizar los cálculos (aunque estén ocultas), a no ser que utilices una función propia de listas, como la función SUBTOTALES que veremos en el aparatado siguiente.

Insertar fórmulas en listas filtradas

En el caso de que quieras realizar operaciones sólo con las filas que quedan visibles después de filtrar una lista, debes utilizar la función SUBTOTALES, ya que las funciones normales (SUMA, PROMEDIO, etcétera) seguirán teniendo en cuenta todas las filas de la lista (ocultas o no).

Por ejemplo, supón que quisiéramos calcular el promedio de duración de todas las películas de Terror y Suspense (ver figura 10.19).

Si utilizas la función PROMEDIO(E11:E260) en la celda E287, el resultado será el promedio de duración de todos los programas. Sin embargo, si usas la función SUBTOTALES(1; E11:E260), el resultado será el promedio de duración de las películas visibles solamente.

La función SUBTOTALES tiene dos argumentos. El segundo (E11:E260) es el rango de celdas sobre el que quieres operar. Es conveniente que selecciones todas las filas de la lista. El primero (1) es un número que indica la operación que quieres realizar con ese rango. Los números corresponden a las operaciones que puedes ver en la tabla 10.1.

Tabla 10.1. Código de las operaciones de la función SUBTOTALES

NúmeroFunción
1PROMEDIO
2COMTAR
3CONTARA
4MAX
5MIN
6PRODUCTO
7DESVEST
8DESVESTP
9SUMA
10VAR
11VARP

Por tanto, SUBTOTALES (1; E11:E260) producirá un subtotal (es decir, una operación realizada solamente sobre las filas visibles) de las celdas E11:E260 utilizando la función PROMEDIO (que tiene el número uno en la tabla 10.1 que puedes observar en la página anterior).

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