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Filtrar datos en Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
8/10 (1 opinión) |5231 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 3:

 Excel. Filtrar una lista en función de los criterios de más de una columna


Supón que queremos buscar las películas de ciencia ficción cuya duración sea de 100 minutos exactos. Para ello debemos aplicar dos filtros diferentes en más de una columna (en nuestro caso en los encabezados Categoría y Duración (min.)).

Para ello selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Filtro. A continuación marca solamente la opción Ciencia ficción de la lista desplegable del encabezado Categoría. El resultado lo puedes ver en la figura 10.9.

EXCEL

Figura 10.9. Todas las películas pertenecientes a la categoría Ciencia Ficción

Ya tenemos todas las películas de ciencia ficción de nuestra lista. Sólo nos falta saber cuáles son aquellas que duran 100 minutos. Si la lista no es demasiado larga, puedes buscarlas tú mismo. En otro caso, es mejor dejar que Excel haga el trabajo por ti. Para ello vamos a aplicar un segundo filtro.

Nota

En caso de que apliques más de un filtro, debes tener en cuenta que cada filtro adicional se aplica sobre la lista ya filtrada. Es decir, ahora nos encontramos viendo las películas cuya Categoría es Ciencia Ficción. Si aplicamos el filtro 100 en la columna Duración (min.), ese filtro se va a aplicar sobre las películas de ciencia ficción y no sobre la lista completa de películas y programas, por tanto, en pantalla van a quedar solamente aquellas películas de ciencia ficción que duran 100 minutos.

Hagamos la prueba. Despliega la lista del encabezado Duración (min.) y selecciona la opción 100. Como puedes ver en la figura 10.10, Excel sólo deja en pantalla las películas de ciencia ficción que duran 100 minutos.

EXCEL

Figura 10.10. Películas de ciencia ficción de 100 minutos de duración

Observa que ahora aparecen iconos de filtro en las flechas desplegables correspondientes a las dos columnas en las que hay establecidas un filtro. Así puedes saber en todo momento cuántos filtros hay activos. Los filtros pueden quitarse de uno en uno; es decir, si quitas el de una columna sólo estás quitando ese filtro, mientras que los demás permanecen activos. Si usas el comando Borrar filtro eliminas todos a la vez. En todo caso, si quieres salir del modo Filtrar puedes hacerlo usando de nuevo el comando Filtro.

Condición Y

Como acabas de ver, cuando se aplican dos filtros sucesivamente a una lista, sólo quedan en pantalla los registros (las filas) que cumplen a la vez las dos condiciones planteadas. En el caso del apartado anterior, Excel sólo deja en pantalla las películas cuya categoría es ciencia ficción Ycuya duración es de 100 minutos exactos. Pues bien, esto es lo que se llama una condición Y. Es decir, cuando se aplica esta condición, Excel sólo deja en pantalla aquellos registros que cumplen todas las condiciones individuales a la vez.

Condición O

En el ejemplo del apartado anterior, las posibilidades de Autofiltro de Excel sólo nos permitían establecer condiciones Y. Como recordarás, una condición Y se caracteriza porque una fila tiene que cumplir a la vez todos los criterios establecidos para que Excel la muestre en pantalla al aplicar el filtro.

Sin embargo, mediante los criterios personalizados (que veremos en el siguiente apartado) podemos también establecer condiciones O. Las condiciones O se distinguen de las Y en que basta con que se cumpla uno de los criterios establecidos para que Excel muestre la fila en pantalla cuando se aplica el filtro. Es decir, es posible ver todas las películas cuya categoría sea Histórica o Bélica.

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