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Filtrar datos en Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
8/10 (1 opinión) |5231 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 4:

 Crear filtros personalizados en Excel

Al buscar en la lista desplegable Filtro, la opción de Diez mejores..., miramos en una sublista llamada Filtros de número (porque la celda contenía un número, prueba en una celda que contenga texto y verás). Se trata de filtros preestablecidos por Excel (los vemos adelante), pero en esas sublistas, tenemos además la opción Filtro personalizado, que nos permite búsquedas más avanzadas. Por ejemplo, podremos buscar las películas cuya duración sea inferior a 100 minutos, o bien las películas cuya categoría sea Histórica o Bélica,...

Veamos pues la manera de establecer una condición O (en este caso, indicando a Excel que nos muestre todas las películas cuya categoría sea Histórica o Bélica). Selecciona cualquier celda de la lista y activa el modo Filtro (o, si ya hay algún filtro activo, marca Seleccionar todo).

Ahora despliega la lista de la columna Categoría y selecciona la opción (Filtro personalizado...). Entonces Excel mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que puedes ver en la figura 10.11.

En la parte superior del cuadro de diálogo aparece la frase: Mostrar las filas en las cuales: Categoría. Debajo hay un cuadro desplegable que contiene la frase es igual a y, a su derecha, otro cuadro en blanco. Despliega ese último cuadro y verás que aparecen todas las categorías de nuestra lista. Selecciona Histórica. Es decir, hemos establecido un criterio para que Excel nos muestre todas aquellas filas cuyo campo Categoría sea igual a Histórica.

Debajo de los dos cuadros que acabas de rellenar veras dos opciones: Y y O. Y, debajo de esas dos opciones, otros dos cuadros como los anteriores. Pues bien, despliega esos dos cuadros y selecciona la frase es igual a en el de la izquierda y Bélica en el de la derecha. Ya hemos introducido los dos criterios.

Ahora sólo queda por determinar si la condición será del tipo Y o bien del tipo O. Como lo que queremos es que Excel muestre todas las filas que contengan HistóricaO Bélica en el campo Categoría, deberás seleccionar la condición O. Puedes ver los criterios elegidos en la figura 10.11.

EXCEL

Figura 10.11. Cuadro de diálogo Autofiltro personalizado

Para terminar haz clic en Aceptar. Verás cómo Excel oculta todas las filas excepto las de aquellas películas cuya categoría es Histórica o Bélica (mira la figura 10.12).

EXCEL

Figura 10.12. Ejemplo de una condición O. El filtro sólo muestra las películas cuya categoría es Histórica o Bélica

Crear un filtro personalizado para encontrar un rango de valores

En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado aparecen una serie de operadores que nos permiten configurar de forma avanzada los criterios de búsqueda. Hasta ahora sólo hemos visto el operador es igual a, pero hay muchos más:

ð es igual a: Excel muestra todos los registros que coincidan con el valor especificado.

ð no es igual a: Excel muestra todos los registros que no coincidan con el valor especificado.

ð es mayor a: presenta todos los registros cuyo valor sea estrictamente mayor que el especificado. Se utiliza sobre todo con campos numéricos.

Nota

Si usas cualquiera de los operadores es mayor que, es mayor o igual que, es menor que y es menor o igual que con campos de texto, Excel utilizará el orden alfabético para filtrar los datos. Por ejemplo, la condición es mayor que Histórica, hará que Excel muestre los registros cuyas categorías tengan un nombre alfabéticamente posterior a la palabra «Histórica».

ð es mayor o igual a: Excel muestra todos los registros cuyo valor sea mayor o igual que el especificado.

ð es menor que: presenta todos los registros cuyo valor sea estric­tamente menor que el señalado.

ð es menor o igual a: Excel muestra todos los registros cuyo valor sea menor o igual que el especificado.

ð comienza por: Excel señala todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), empiece por el número o el texto ­especificado.

ð no comienza por: muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), empiece por un número o un texto distinto al especificado.

ð termina con: Excel presenta todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), termine por el número o el texto especificado.

ð no termina con: muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), termine por un número o un texto distinto al especificado.

ð contiene: Excel muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), contenga los números o caracteres especificados.

ð no contiene: Excel muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), no contenga los números o caracteres especificados.

Todos estos operadores permiten personalizar aún más el criterio de selección de las filas que queden en pantalla tras aplicar el filtro. Por ejemplo, vamos a llevar a la práctica el ejemplo que te proponía para encontrar todas las películas que duren menos de 100 minutos. La forma de hacerlo es la siguiente:

1.  Selecciona una celda de la lista y activa el Autofiltro. Ahora en la lista desplegable del encabezado Duración (min.) elige la opción Filtrosde número..., Es menor que. Excel mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.

2.  Fíjate que en el primer cuadro ya aparece seleccionado el operador es menor que. Hemos atajado con el paso anterior.

3.  Ahora despliega el cuadro que está a su derecha y busca el valor 100. Si te resulta más cómodo, también puedes escribir directamente dicho valor en el cuadro (figura 10.13).

EXCEL

Figura 10.13. Filtro para buscar las películas que duran menos de 100 minutos

3.      Una vez seleccionados los criterios, pulsa el botón Aceptar. Como puedes ver en la figura 10.14, Excel sólo ha dejado las filas de las películas cuya duración es inferior a 100 minutos.

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Figura 10.14. Excel sólo ha dejado las filas de las películas cuya duración es inferior a 100 minutos

Vamos a complicarlo un poco más. ¿Sabrías encontrar las películas que duran menos de 100 minutos pero más de 96? Para ello sólo hay que utilizar los dos cuadros inferiores del cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.

La única dificultad que se puede plantear es elegir el tipo de condición. ¿Se necesita una condición Y o una condición O? La respuesta la tienes en la figura 10.15 pero, antes de ver la solución, puede ser una buena idea que trates de razonarla por tu cuenta.

EXCEL

Figura 10.15. Criterios que hay que aplicar para buscar las películas cuya duración es menor que 100 minutos pero mayor que 96

EXCEL

En la figura 10.16 puedes ver el resultado de aplicar el filtro especificado en la figura 10.15.

Figura 10.16. Tras aplicar el filtro, en la lista sólo aparecen las películas cuya duración está comprendida entre 96 y 100 minutos

Pero todavía podemos complicarlo un poco más. Ahora vamos a crear filtros personalizados en función de más de una columna. Para hacerlo no tienes más que aplicar primero un filtro y después otro como vimos anteriormente.

Veámoslo con un ejemplo. Vamos a buscar las películas cuya categoría sea Suspense o Terror y cuya duración se encuentre entre 90 y 120 minutos (incluidos los valores 90 y 120). Antes de seguir leyendo, intenta pensar en cómo lo harías tú.

Primero ejecuta el comando Borrar filtro para devolver la lista a su estado original. A continuación despliega la lista correspondiente al encabezado Categoría y selecciona la opción Filtropersonalizado....

En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado señala los criterios tal y como aparecen en la figura 10.17 y después pulsa Aceptar. Comprobarás que ahora en la lista solamente se muestran las películas cuya categoría es Suspense o Terror.

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Figura 10.17. Criterios para buscar las películas de Suspense o Terror

Acto seguido, vamos a aplicar el segundo filtro. Despliega la lista del encabezado Duración (min.) y selecciona la opción Filtropersonalizado.... En el cuadro de diálogo que aparece señala los criterios tal y como aparecen en la figura 10.18 y pulsa Aceptar cuando hayas terminado. El resultado de aplicar los dos filtros lo puedes ver en la figura 10.19.

EXCEL

Figura 10.18. Criterios para buscar las películas cuya duración sea mayor o igual que 90 minutos pero menor o igual que 120

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Figura 10.19. Resultado final de los dos filtros. Sólo se muestran las películas de Suspense o Terror que duran 90 minutos o más pero sin superar los 120 minutos

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