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Filtrar datos en Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
8/10 (1 opinión) |5231 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 2:

 Excel 2007. Buscar celdas vacías en una celda

En nuestra lista de ejemplo (figura 10.4) tenemos los datos correspondientes a la categoría de algunos registros que están vacíos, pues en el momento de crearla no sabíamos en concreto cómo clasificar estos programas. A continuación vamos a buscar las celdas vacías para completar la lista.

EXCEL

Figura 10.4. Una lista con algunos datos incompletos

En estos casos tienes dos opciones. La primera consiste en que recorras la lista buscando los programas que tienen en blanco el campo Categoría. Si la lista no es muy larga, ésta no es mala solución; pero, para una lista como esta, que tiene 283 registros, la tarea puede llegar a ser realmente ardua. La segunda opción consiste en usar la característica Autofiltropara que Excel nos muestre sólo las filas que tengan en blanco el campo Categoría. Para encontrar celdas vacías en una lista:

1.  Activa el modo Filtrar a través del comando Filtro, en la cinta de opciones.

2.  Haz clic en la flecha que se encuentra a la derecha del encabezado Categoría y observa la lista que aparece. Al final de dicha lista verás que la dos últimas opciones es Vacías como puedes ver en la figura 10.5.

EXCEL

Figura 10.5. La lista desplegable del encabezado Categoría

3.      Desmarca la casilla de Seleccionar todo, después marca la de Vacías y observa la lista tras aceptar. En efecto, Excel oculta todas las filas excepto aquellas que tienen en blanco el campo Categoría. Ahora puedes completar los datos de tus programas con total comodidad (mira la figura 10.6).

EXCEL

Figura 10.6. La lista filtrada para que muestre sólo las filas que tienen en blanco el campo Categoría

Opción Diez mejores...

Imagina que en nuestra lista de programas queremos encontrar las 10 películas que tienen mayor duración. Excel te permite realizar esta tarea con toda sencillez gracias a la opción Diezmejores... de la característica Autofiltro. A continuación puedes ver cómo hacerlo:

1.  Selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Filtro. Verás cómo aparecen las flechas desplegables junto a los encabezados de las columnas.

2.  Despliega la lista del encabezado Duración (min.) y selecciona la opción Filtros de número, Diez mejores.... Aparece el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores (figura 10.7).

EXCEL

Figura 10.7. Cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores

3.  El primer recuadro te permite elegir si se van a seleccionar los elementos superiores o inferiores, es decir, los mayores o los menores. El segundo recuadro de este cuadro de diálogo te permite escoger el número de elementos que quedarán al filtrar la lista. Ahora está seleccionado 10, pero puedes introducir el número que quieras. El tercer recuadro te permite elegir entre encontrar elementos o por ciento. Si activas la primera ­opción, quedarán 10 elementos (o los que hayas elegido) tras filtrar la lista. Si señalas la opción por ciento, tras filtrar la lista quedarán un número de elementos igual al 10 por ciento (o al tanto por ciento que hayas escogido) de filas de la lista. Como esta lista tiene 283 filas, sólo quedarían 28 elementos.

4.  Deja las opciones que aparecen por omisión y haz clic en Aceptar. Excel filtra la lista y muestra sólo las diez películas de mayor duración (figura 10.8).

EXCEL

Figura 10.8. Lista filtrada que muestra las 10 películas de mayor duración

Puedes practicar aplicando los siguientes filtros del tipo Diez mejores...:

ð Selecciona las opciones inferiores, 10, elementos en el campo Duración (min.) y Excel te mostrará los diez programas de menor duración.

ð Activa las opciones superiores, 10, por ciento en el campo Duración (min.) y Excel te presentará los 28 programas de mayor duración.

ð Selecciona las opciones superiores, 20, elementos en el campo Nº de cinta y Excel te mostrará los programas almacenados en las 20 últimas cintas de vídeo.

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