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Filtrar datos en Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
8/10 (1 opinión) |5231 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 8:

 La ayuda sistematizada de Excel

La ayuda sistematizada de Excel es la guía de referencia del programa en formato electrónico, es decir, apta para que se pueda consultar en pantalla en cualquier momento.

Para acceder a la ayuda de Excel pulsa la tecla F1 o pulsa el pequeño botón del signo de interrogación  que está situado en la cinta de opciones. Entonces se abrirá una ventana flotante y mostrará la Ayuda de Microsoft Excel, que puedes ver en la figura 11.5.

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Figura 11.5. Ventana de la Ayuda de Excel

Esta ventana está diseñada para hacer búsquedas y ofrecer resultados. De hecho, esta pantalla inicial es tan sencilla como un cuadro de búsqueda y un contenido sugerido para empezar a leer la ayuda.

Vamos a escribir un concepto en ese cuadro, por ejemplo, función, y pulsa buscar. Observa en la figura 11.6 el aspecto de esta ventana cuando la maximizas (haz clic en su botón Maximizar segundo por la derecha de la barra de título) y en Mostrar tabla de contenido para ver dónde está ubicada la búsqueda que has solicitado.

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Figura 11.6. La ventana de Ayuda de Excel maximizada y mostrando la Tabla de contenidos

En la Tabla de contenido verás la guía de referencia completa, sistematizada en una serie de temas precedidos por un pequeño libro. Si pulsas dos veces sobre cualquier icono de libro que aparezca en esta zona, el libro se abrirá y podrás ver su contenido. El contenido puede ser otros libros (que se pueden abrir a su vez) y páginas del libro (el signo de interrogación que indica un tema de ayuda).

Si pulsas dos veces sobre una de las interrogaciones, Excel te mostrará el contenido de la misma en la ventana de ayuda para que puedas leerlo. Cuando un libro está abierto, es decir, cuando se ve su contenido, puedes pulsar dos veces sobre él otra vez para cerrarlo.

La forma de desplazarse por la ventana de ayuda es muy similar a la forma de desplazarse por Internet en un explorador Web. El texto que aparece en azul enlaza a otras partes de la consulta u otro apartado de la ayuda relacionado con el contenido que tratamos. A veces, esos enlaces solo añaden algo más de texto en color rojo como descripción de ese elemento. Un icono de un signo más  también indica contenido "comprimido"; al pulsarlo desplegará más información pertinente.

Son significativos los comandos que representan iconos situados en la barras de herramientas de la ayuda, y que a continuación se describen:

ð Botones Atrás y Adelante: haciendo clic en el botón Atrás, en la ventana se volverá a mostrar la ayuda que hayas consultado anteriormente y con el botón Adelante volverás a ver la ayuda que consultaste posteriormente. Es una forma fácil de no perderte si quieres consultar varias cosas.

ð Detener / Actualizar: cancela una búsqueda en línea si se trata de una consulta a Office Online. Si estás conectado (ya veremos cómo hacer para que Excel se conecte y haga búsquedas en línea), puedes pulsar Actualizar para que descargue el último contenido disponible.

ð Inicio: vuelve al contenido de ayuda sugerido por defecto.

ð Imprimir: te permite imprimir la ayuda en papel.

ð Cambiar tamaño de fuente: ajusta a más grande o pequeño el tamaño de la letra para ponerlo a nuestro gusto.

ð Mostrar / Ocultar tabla de contenido: ya lo has utilizado. Muestra la ayuda en forma de guía de referencia dividida en libros.

ð Mantener visible / no visible la ventana Ayuda: hace que la ventana de ayuda se vea por encima de otras ventanas de Excel, es decir, podemos, por ejemplo, escribir en un documento y leer en la ayuda al mismo tiempo. Si lo mantenemos como no visible, la ventana de ayuda se ocultará detrás de la ventana de Excel.

Fíjate de nuevo en la opción de buscar ayuda en Microsoft Office Online que ya te hemos anunciado. Si buscas de esta manera el resultado de tu búsqueda contendrá más y mejor información de ayuda. La manera de hacerlo es sencilla. Observa la figura 11.5; pulsa el botón Estado de conexión en la parte inferior derecha de la ventana de ayuda y elige la opción Mostrarcontenido de Office Online. Tras unos segundos de espera el botón debería mostrar Conectado a Office Online. A partir de ahora la ayuda de Excel será la más completa.

Ejemplo: cómo buscar ayuda sobre las funciones de Excel

Como vimos en el capítulo 5, Excel cuenta con una gran cantidad de funciones que permiten realizar todo tipo de cálculos. Sin embargo, conocerlas todas o simplemente saber que existen es bastante difícil. Afortunadamente, la ayuda de Excel contiene una lista con todas las funciones de las que dispone el programa, así como una explicación de cada una de ellas. Es importante que conozcas la manera de llegar a esta información para que en todo momento puedas saber si Excel cuenta con la función que necesitas para realizar tus cálculos.

Haz clic en Tabla de contenido de la Ayuda de Microsoft Excel. A continuación busca el libro denominado Referencia a funciones y haz clic para abrirlo. Aparecerá el contenido de ese libro, que consta de varios libros más. Cada uno de esos libros agrupa las distintas funciones de Excel según su tipo.

Ahora ya sólo te queda pulsar en el libro que agrupa a las funciones sobre las que estás interesado.

Por ejemplo, pulsa en la tabla de contenido sobre el libro Funciones matemáticas y trigonometría. El libro se abrirá y te mostrará todas las funciones de ese tipo ordenadas alfabéticamente.

Utiliza la barra de desplazamiento para ir bajando hasta llegar a la función SUMAy haz clic sobre ella. La ventana de ayuda mostrará el contenido solicitado; si pulsamos en el botón Mantener visible de su barra de herramientas la ventana se verá siempre por encima de la de Excel compartiendo el espacio de la pantalla; esta es una manera adecuada para así poder trabajar y consultar la ayuda al mismo tiempo (observa la figura 11.7).

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Figura 11.7. La ventana de Ayuda de Excel sobre la ventana de Excel

Capítulo anterior - Microsoft Office online

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