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Filtrar datos en Excel

Autor: Julián Casas
Curso:
8/10 (1 opinión) |5231 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 1:

 El autofiltro. Filtrar datos por columnas en Excel

Qué es el autofiltro

La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa lista que no cumplan la condición que deseemos. De esa manera, quedará visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido.

La operación de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rápida cuáles son los elementos de la lista que satisfacen una condición concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan todas las poblaciones de España ordenadas alfabéticamente y queremos ver sólo las que pertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sería larga y tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre sólo aquellas poblaciones que satisfagan la condición de que la provincia a la que pertenecen sea Badajoz. De forma automática, Excel realizará el trabajo de búsqueda por nosotros y ocultará todas las poblaciones del resto de provincias.

Filtrar datos por columnas

En la figura 10.1 puedes ver una lista de películas, dibujos animados y vídeos musicales acompañada de la categoría de cada programa, de la duración y del número de cinta en el que se encuentra cada uno. Aunque no puedas verlo, esta lista consta de 283 registros. Supón que queremos saber qué películas de la lista pertenecen a la categoría Comedia, o cuales tienen una Duración que empiece por 9 o, en general que necesitásemos seleccionar determinados registros en función de cualquier criterio. Pues bien, todo ello es posible empleando la característica Autofiltro de Excel.

EXCEL

Figura 10.1. Una lista de películas, dibujos animados y vídeos musicales

Vamos a ver cómo funciona Autofiltro. Supongamos, para empezar, que nos interesa conocer qué registros de la lista pertenecen a la categoría Comedia. El primer paso será seleccionar la lista. Para ello basta con que sitúes el puntero de celda en cualquier celda de la misma ya que, como ocurría al ordenar listas, cuando se usa Autofiltro Excel selecciona la lista por ti.

A continuación ejecuta el comando Filtro en la ficha Datos de la cinta de opciones (o en la ficha Inicio, en el grupo Modificar).

Si te fijas detenidamente en la lista, podrás ver que junto a los encabezados de las columnas han aparecido unas flechas a través de las cuales puedes desplegar listas con los datos de toda la columna. Eso significa que hemos entrado en el modo Filtrar.

Ahora haz clic en la flecha de la columna Categoría y observa la lista que aparece (observa la figura 10.2).

EXCEL

Figura 10.2. Lista de Autofiltro correspondiente a la columna Categoría

Las primeras opciones de esta lista son para ordenar la lista como vimos en el capítulo anterior. Pero debajo de estas opciones está lo que nos interesa; los nombres de todas las categorías de programas que hay en la lista. Todas llevan una casilla de verificación porque en realidad, todas filtran la lista, así desmarca Seleccionar todo. Si ahora marcas la opción Comedia, y aceptas, Excel ocultará de la vista todas las filas de la lista cuya categoría no sea ésta. Hazlo y mira luego la figura 10.3.

EXCEL

Figura 10.3. Lista filtrada. Desaparecen todos los elementos cuya categoría no sea Comedia

Observa que:

ð La flechita del campo Categoría aparece con el icono del filtro, para mostrar que los datos de la lista se han filtrado utilizando una condición de esta columna.

ð Los números de las filas correspondientes a los elementos que han quedado visibles también aparecen en azul.

Estas dos características te indican que actualmente estas viendo una lista filtrada.

Nota

Cuando se utiliza la característica Autofiltro, Excel hace desaparecer de la vista las filas que no cumplen los criterios especificados, pero dichas filas siguen estando ahí. Puedes visualizarlos en cualquier momento quitando el filtro.

Cuando quieras volver a ver todos los registros, basta con que despliegues de nuevo el cuadro de la columna Categoría y que selecciones la opción Seleccionartodo. La lista recupera su aspecto primitivo, aunque seguirá presentando las flechas de los submenús en cada una de sus columnas. Es decir, al seleccionar todas se ha quitado el filtro concreto que hemos empleado en esa columna, aunque seguimos en modo Filtrar, por lo que sigue siendo posible aplicar una condición diferente.

También puedes quitar todos los filtros ejecutando el comando Borrar filtro, en la cinta de opciones, en la ficha Datos.

Quitar Autofiltro

Cuando termines de trabajar con la lista y quieras salir del modo Filtrar, deberás emplear el mismo procedimiento que utilizaste para activar la característica Autofiltro. Es decir, ejecutar el comando Filtro. En la cinta de opciones verás la opción Filtro aparece como retroiluminada. Esa marca te indica que está activo. Si vuelves a hacer clic sobre ese comando, la luz desaparecerá, al igual que las flechas de cuadro desplegable de las cabeceras de las columnas. Todo ello indica que has salido del modo Filtrar.

Nota

Si cuando desactivas Autofiltro estás viendo una lista filtrada, ésta desaparecerá automáticamente y volverá a mostrarse la lista completa.

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