Este es un esquema analítico apto para profundizar en todos los aspectos de cualquier trabajo cuyo tiempo pretendamos optimizar.

Se trata de coger lápiz y papel y responder a todas y cada una de las preguntas, lo más ampliamente posible.

Finalmente repasando las respuestas, sin apenas darnos cuenta, iremos encontrando las formas de optimización de aquel trabajo y por consiguiente la reducción de su tiempo.

Cada vez se ha de analizar tan solo un solo trabajo.

Que:
¿Qué hago? ¿Por qué?
¿Cuál es el fin de esto que hago y estoy analizando aquí? ¿Por qué?
¿Es necesario? ¿Por qué?
¿Qué ocurriría si lo suprimiese? ¿Por qué?
¿Tenía una utilidad en el pasado que hoy ha desaparecido? ¿Por qué?
¿O aun es útil hoy? ¿Por qué?

Donde:
¿Dónde lo hago? ¿Por qué?
¿Debe ser hecho allí? ¿Por qué?
¿No hay otro emplazamiento donde se podría hacer? ¿Por qué?

Cuando
¿Cuándo lo hago? ¿Por qué?
¿Es el mejor momento para hacerlo? ¿Por qué?
¿No podría hacerlo junto con otra cosa? ¿Por qué?
¿Se podría hacer antes? ¿Daría mayor fruto? ¿Por qué?
¿Sería mejor hacerlo más tarde? ¿Por qué?
¿Qué inconveniente habría en variar la fecha, el día o la hora? ¿Por qué?
¿Qué ventajas tendría? ¿Por qué?

Quien
¿Lo hago yo? ¿Por qué?
¿Quién debería hacerlo? ¿Por qué?
¿Lo podría hacer otra persona? ¿Por qué?

Cuanto
¿Cuánto hago? ¿Por qué?
¿Podría hacer menos? ¿Por qué?

Como
¿Cómo lo hago? ¿Por qué?
¿No se puede hacer más sencillamente? ¿Por qué?
¿Se puede hacer más cómodamente? ¿Por qué?
¿Se puede hacer en más corto tiempo? ¿Por qué?
¿Los medios empleados son los más adecuados? ¿Por qué?
¿Existen otras formas de realizarlo? ¿Por qué?

Observaciones:

(rellenar este apartado en caso de que se considere interesante alguna apreciación o matiz que de hecho no se haya contemplado en ninguna respuesta)

PRÁCTICA

Analice el trabajo que usted crea que le roba más tiempo al día y a continuación trata de reorganizarlo de acuerdo con las respuestas que usted mismo ha realizado en cada una de las preguntas formuladas.

Recuerde que cada vez se analiza solo un trabajo.