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Facturación, cobros, pagos e impuestos

Autor: Efraín Ortiz
Curso:
10/10 (3 opiniones) |28541 alumnos|Fecha publicación: 16/11/2009
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Capítulo 1:

 Facturación de ventas. Registro contable

Ventas

Se conceptúa como ventas, las operaciones comerciales, mediante las cuales una empresa transfiere a sus clientes, los bienes o servicios que dispone para su comercialización, se considera que se ha realizado una venta, cuando se emite la respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto.

Cada empresa organiza en su momento su propio departamento de ventas, nombrando un jefe para que se encargue de todos los detalles que implica la comercialización de los bienes o servicios que preste la empresa, así como de dictar las políticas de comisiones para los vendedores, trámites y demás operaciones que permitan cerrar adecuadamente las ventas.

A continuación vamos a examinar 3 hojas de un mismo archivo de Excel que actúan en forma conjunta para realizar la facturación. En este caso vamos a exponer un sistema de facturación de servicios, que tiene 4 rubros: cursos de conducción, exámenes psicosensométricos, manuales del conductor y permisos de aprendizaje, se pueden facturar todos o por separado.

Facturación de ventas. Registro contable  

Como vemos las 3 hojas del archivo son: base, factura y control. En la primera hoja “base” disponemos de una base de datos para la facturación, es decir, todos estos datos son necesarios para completar ciertos campos de la factura, vamos a observar los datos de la fila 9 o la persona que se encuentra con el número 5, AVILA FLORES JOSE LUIS. Tomando como referencia las fórmulas aplicadas en el rol de pagos, vamos a observar que en base al número 5, Excel puede encontrar con la fórmula =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2), el nombre del cliente, de la misma forma puede localizar los otros datos para que se reflejen en la siguiente hoja “factura”

Facturación de ventas. Registro contable

Aquí podemos observar que la información de la hoja “base”, la hemos recuperado aplicando las fórmulas:

=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2) para obtener el nombre del cliente

=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;3) para que aparezca la cédula del cliente

=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;4) para ver la dirección

=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;5) para ver el teléfono

De esta forma estamos en capacidad de facturar a todos los clientes de la hoja “base”, en la parte inferior en cambio hemos detallado los servicios con los valores respectivos, es necesario aclarar que el manual del conductor y el permiso de aprendizaje no están grabados con el impuesto del iva, de tal forma que, estos rubros sumados constan en “base 0”, una vez completa la factura, se procede a imprimir, por lo general el original es para el cliente, una copia para Contabilidad y otra para archivo.

Facturación de ventas. Registro contable

En esta tercera hoja “control”, observamos un detalle con el número de factura, fecha, nombre del cliente, la facturación con base 0%, base 12%, iva y total. Es necesario anotar que en ocasiones por fallas propias o por causas ajenas a la voluntad de la persona que realiza la facturación suele suceder que hay facturas que se imprimen con errores, si esto sucede es necesario anular el documento, con todas sus copias y hacer constar en el detalle como ANULADA y sin valores, tal como se muestra en el detalle. Para agilitar el registro de esta hoja, según se puede observar a partir de la columna B, existen fórmulas para traer los datos de la hoja anterior “factura” y son las siguientes:

=factura!$G$4 para actualizar la fecha

=factura!$C$4 para registrar el nombre del cliente

=factura!$I$19 para los valores de base 0%

=factura!$I$17 para los valores de base 12%

=factura!$I$20 para ver el valor del iva

=factura!$I$21 para ver el total de la factura

Para llevar un buen control de este sistema es necesario anotar que inmediatamente después de realizar la factura, nos trasladamos a la hoja “control”, anotamos el rango de la factura impresa, luego escogemos pegado especial, valores, aceptar; de esta forma quedan fijos los valores en la hoja “control”.

Una vez terminado el mes es necesario realizar totalizar los valores, para realizar el asiento contable, debitando clientes por el total y acreditando ventas base 0%, ventas base 12% y el iva en ventas por los valores respectivos, de acuerdo a la referencia del rango D2:G2.

Facturación de ventas. Registro contable

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