Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas, hojas o incluso libros de trabajo. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y posteriormente unirlos en uno. Imagínate una empresa con tres sucursales, las cuales llevan por separado una serie de hojas. En un momento dado, interesaría unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen.

Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:

-Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo.

-Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y, por lo tanto, depende de los datos de los otros libros.

-Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa.

Por ejemplo, la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas.xls]Enero'!A12haría referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas.xls que está guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C:

1.Crea en un libro nuevo la siguiente hoja:

2.Guarda el libro con el nombre: Empresa1

3.Cierra el libro de trabajo.

4.En un nuevo libro de trabajo, crea la siguiente hoja:

5.Sitúate en la celda B4.

6.Escribe la fórmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos: ='C:\Mis documentos\[empresa1.xls]Hoja1'!B4:D4)

7.Cópiala dos celdas hacia abajo.

8.Graba el libro con el nombre: empresa2.xls

9.Abre el libro empresa1.xls

10.Accede a Ventana - Organizar y acepta la opción Mosaico.

Ahora tenemos dos ventanas correspondientes a los dos libros de trabajo abiertos. Para pasar de una a otra, debemos activarla con un clik en su título o en cualquier parte de la misma. Por ejemplo, si deseamos situar el cursor en la ventana inactiva, primero debemos pulsar un click para activarla y después otro click para situar ya el cursor.

11.Sitúa el cursor en la celda B4 del libro empresa2.

Observa la barra de fórmulas. Ahora no vemos el camino marcado que hace referencia a un archivo grabado en disco. Cuando tenemos abiertos los archivos, no se observa el camino de unidades y carpetas.

Si ahora modificamos cualquier dato del libro empresa1, se actualizarían las fórmulas del libro empresa2.

12.Cierra los dos libros.

Auditoría de hojas.- Esta sencilla opción sirve para saber a qué celdas hace referencia una fórmula determinada, posibles errores en fórmulas, etc.

1.Crea un libro nuevo.

2.Crea una sencilla hoja con sus fórmulas:

3. Sitúa el cursor en la celda D2

3.Accede a Herramientas - Auditoría - Rastrear precedentes

4.Accede a Herramientas - Auditoría - Rastrear dependientes

Excel nos muestra que la fórmula hace referencia al rango B2:C2 (precedentes) y que a su vez, otra celda, la E2, depende del resultado de la celda actual (dependientes).

A través de esta opción podemos localizar qué celdas dependen de otras en sus fórmulas; a qué celdas hace referencia la fórmula e; incluso podemos, en caso de error, localizar el mismo (opción Rastrear error)

5.Accede a Herramientas - Auditoría - Quitar todas las flechas