La protección de hojas nos permite proteger contra borrados accidentales algunas celdas que consideremos importantes. Podemos proteger toda la hoja, el libro entero, o bien sólo algunas celdas. Para realizar estos pasos, abre cualquier práctica guardada anteriormente.

1.Accede a Herramientas - Proteger - Proteger hoja y acepta el cuadro de diálogo que aparece.

2.Intenta borrar con la tecla Supr cualquier celda que contenga un dato.

La hoja está protegida por completo. Imaginemos ahora que sólo deseamos proteger las celdas que contienen las fórmulas, dejando libres de protección el resto de celdas.

3.Desprotege la hoja siguiendo el mismo método que antes.

4.Selecciona, por ejemplo, el rango B2:C4 y accede a Formato - Celdas - (Pestaña proteger).

5.Desactiva la opción Bloqueada y acepta el cuadro.

6.Vuelve a proteger la hoja desde Herramientas - Proteger - Proteger hoja.

7.Cambia algún valor del rango B2:C4

8.Intenta cambiar algo o borrar alguna celda del resto de la hoja.

Con la opción anterior (Bloqueada), hemos preparado un rango de celdas para que esté libre de protección cuando decidamos proteger toda la hoja. De esta forma, no habrá fallos de borrados accidentales en celdas importantes.

Si escribimos una contraseña al proteger la hoja, nos la pedirá en caso de querer desprotegerla posteriormente.

Si elegimos la opción Proteger libro, podemos proteger la estructura entera del libro (formatos, anchura de columnas, colores, etc...)

Insertar comentarios.- Es posible la inserción de comentarios en una celda a modo de anotación personal. Desde la opción Insertar - Comentario podemos crear una pequeña anotación.

1.Sitúa el cursor en cualquier celda y accede a Insertar - Comentario.

2.Escribe el siguiente texto:

Descuento aplicado según la última reunión del consejo de administración

3.Pulsa click fuera de la casilla amarilla.

Dependiendo de qué opción esté activada en el menú Herramientas - Opciones - Ver, podemos desactivar la visualización de una marca roja, la nota amarilla, activar sólo la marca, o todo.

4.Accede a Herramientas - Opciones y observa en la pestaña Ver (sección Comentarios) las distintas casillas de opción. Prueba a activar las tres saliendo del cuadro de diálogo y observa el resultado.

5.Finalmente, deja la opción Sólo indicador de comentario activada.

6.Sitúa el cursor sobre la celda que contiene el comentario.

7.Pulsa el botón derecho del ratón sobre esa misma celda.

Desde aquí, o bien desde Edición, podemos modificar o eliminar el comentario.

Subtotales.- En listas de datos agrupados por un campo, es útil mostrar a veces, no sólo el total general de una columna, sino también los sub-totales parciales de cada elemento común.

1.Crea una sencilla hoja:

2. Ordénala por Marca.

3.Selecciona todo el rango de datos (A1:C6)

4.Accede a Datos - Subtotales.

Excel nos muestra, por defecto, una configuración para crear sub-totales agrupados por Marca (casilla Para cada cambio en), utilizando la función SUMA y añadiendo el resultado bajo la columna Ventas.

5.Acepta el cuadro.

Observa la agrupación que ha hecho Excel, calculando las ventas por marcas y obteniendo las sumas parciales de cada una de ellas.

En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener mayor o menor nivel de resumen en los subtotales.

6.Pulsa los botones y observa el resultado.

7.Vuelve a Datos - Subtotales.

8.Abre la lista de Usar función y elige la función PROMEDIO.

9.Desactiva la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borraría los que ya hay escritos.

10.Acepta.

11.Pulsa un click uno a uno en los 4 botones y observa el resultado.

12.Accede a Datos - Subtotales y pulsa en Quitar todos.

Si se quisiera crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo País), deberíamos primero ordenar la lista por ese campo para que Excel pueda agrupar posteriormente la tabla.