Cuando el sistema de pedidos produce un informe, introduce una etiqueta en una columna la primera vez que aparece la etiqueta. Vamos a crear la macro. Te pedimos que prestes atención a las acciones que vamos creando y su resultado en pantalla.

1.Crea una nueva macro con el nombre: RellenarEtiquetas y acepta.

Pasos de la macro:

1.Pulsa Ctrl + Inicio para situar el cursor en la primera celda.

2.Pulsa Ctrl + * para seleccionar el rango completo.

3.Pulsa F5 (Ir a...)

4.Pulsa el botón Especial de ese mismo cuadro de diálogo.

5.Activa la casilla Celdas en blanco y acepta.

6.Escribe: =C2 y pulsa Ctrl + Intro.

7.Pulsa Ctrl + Inicio

8.Pulsa Ctrl + *.

9.Elige Edición - Copiar (o el botón Copiar).

10.Elige Edición - Pegado especial....

11.Activa Valores y acepta.

12.Finaliza la grabación.

Hemos utilizado combinaciones de teclas y métodos rápidos de seleccionar y rellenar celdas para agilizar el trabajo.

Observa que hemos finalizado la macro sin desactivar la última selección de celdas. Con una simple pulsación de la tecla Esc y después mover el cursor, habría bastado, pero lo hemos hecho así para que puedas ver cómo se modifica una macro.

1.Elimina la hoja copia de Pedidos.

2.Vuelve a crear otra copia de Pedidos.

3.Ejecuta la macro en la hoja copia.

Si todos los pasos se han efectuado correctamente, la macro debería funcionar sin problemas.

4.Vuelve a borrar y crear otra copia de Pedidos.

Ver el código de la macro.- Hemos dicho que Excel trabaja sus macros básicamente en el lenguaje común Visual Basic. Veamos qué ha sucedido al crear la macro a base de pulsaciones de teclas y teclear texto:

1.Accede a Herramientas - Macros - Editor de Visual Basic

Te aparecerá una pantalla especial dividida en tres partes:

-Pantalla de proyecto: es donde se almacenan los nombres de las hojas y las macros que hay creadas.

-Pantalla de módulos: un módulo es una rutina escrita en Visual Basic que se almacena en forma de archivo y que puede ser utilizada en cualquier programa.

-Pantalla de código: aquí es donde podemos escribir y modificar el código de la macro actual.

1.En la pantalla de Proyecto, pulsa doble click en Módulos y luego en Módulo 1. Aparecerá el código Visual Basic en la parte derecha.

Si ya conoces Visual Basic.- Si ya has programado con Visual Basic verás que el sistema para Excel es prácticamente idéntico. No tendrás demasiados problemas en comprender las sentencias de programación.

Si no conoces Visual Basic: aunque este curso no trata de programación, puede servirte como iniciación a la misma aunque no hayas hecho nunca. De esta forma, te pones en contacto con Visual Basic, uno de los más extendidos lenguajes mundialmente.

Normalmente, una rutina en lenguaje Visual Basic de macros, se lee de derecha a izquierda. Fíjate que comienza con la sentencia Sub RellenarEtiquetas(), esto es, la orden Sub y el nombre de la macro. Fíjate también que la rutina finaliza con la orden End Sub. Todas las órdenes contenidas entre ellas son las secuencias de pulsaciones que has ido ejecutando en la creación de la macro.

Recuerda que la primera pulsación fue ir a la primera celda con la combinación Ctrl + Inicio. Observa la traducción en Visual Basic:

Range("A1").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selecciona la región actual de la selección original.
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Selecciona las celdas en blanco de la selección actual.
Selection.FormulaR1C1 = "=R[-1]C"

Significa: "La fórmula para todo lo seleccionado es...". La fórmula =L(-1) significa: "leer el valor de la celda que se encuentra justo encima de mí".

Cuando utilizamos Ctrl + Intro para rellenar celdas, la macro tendrá la palabra Selection delante de la palabra Fórmula. Cuando se introduce Intro para rellenar una celda, la macro tendrá la palabra ActiveCell delante de la palabra Fórmula.

El resto de sentencias de la macro, convierten las fórmulas en valores. Observa el resto de sentencias y relaciónalos con las pulsaciones que has ido realizando en la creación de la macro. Recuerda leerlas de derecha a izquierda.