Aparece la pantalla de trabajo de Microsoft Query. Desde esta pantalla podemos modificar las opciones de consulta, el modo de ordenación, añadir o eliminar campos, etc.

Observa las partes de la pantalla, en la parte superior tenemos la típica barra de botones. En la parte central, el nombre y los campos de la tabla que hemos elegido, así como la ventana de criterios de selección; y en la parte inferior, los campos en forma de columna.

Podemos añadir campos a la consulta seleccionándolos de la tabla y arrastrándolos hacia una nueva columna de la parte inferior. En nuestro caso, vemos que sólo hay un cliente que cumpla la condición de ser de la ciudad de Barcelona.

16.Borra el criterio Barcelona de la casilla de criterios.

17.Pulsa el botón Ejecutar consulta ahora situado en la barra de herramientas superior y observa el resultado.

18.Abre el menú Archivo y selecciona la opción Devolver datos a Microsoft Excel.

19.Acepta el cuadro de diálogo que aparece.

Devolver datos a Excel.- Ahora podemos tratar los datos como si fueran columnas normales de Excel, pero con la ventaja que también podemos modificar algunos parámetros desde la barra de herramientas que aparece.

A través de esta barra tendremos siempre la posibilidad de actualizar la consulta, haya o no haya ocurrido alguna modificación en ella.

Fíjate que es posible porque el programa almacena en un libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos, de manera que pueda ejecutarse de nuevo cuando deseemos actualizarlos.

Si desactivamos la casilla Guardar definición de consulta y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos.

También podemos indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro que los contiene; para ello hay que activar la casilla Actualizar al abrir el archivo.

Recuerda que, para que sea posible la actualización de los datos externos, se necesita almacenar la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo.

Impresión de una hoja.- Utilizando la última hoja que tenemos en pantalla, veamos qué hacer en el caso de impresión de una hoja. En principio, tenemos el botón Vista preliminar situado en la barra superior de herramientas; que nos permite obtener una visión previa del resultado de la hoja antes de imprimir.

1.Accede a esta opción: observa la parte superior: tenemos varios botones para controlar los márgenes (arrastrando), o bien para modificar las características de la impresión (botón Configurar)

2.Accede al botón Configurar.

Desde este cuadro de diálogo, podemos establecer el tamaño del papel, orientación en la impresora, cambiar la escala de impresión, colocar encabezados, etc.

Observa que en la parte superior existen unas pestañas desde donde podemos modificar todos estos parámetros. Puedes realizar distintas pruebas y combinaciones sin llegar a imprimir; así como, observar el resultado en la pantalla de presentación preliminar.

Selección del área de impresión.- Es posible seleccionar sólo un rango de celdas para que se imprima. Para hacer esto, sigue estas instrucciones.

1.Selecciona el rango a imprimir

2.Ir a Archivo - Área de impresión - Establecer área de impresión

Corrección ortográfica.- Excel XP incorpora un corrector ortográfico que podemos activar al ir escribiendo texto sobre la marcha o bien una vez hayamos terminado de escribir.

El corrector que actúa sobre la marcha podemos encontrarlo en Herramientas - Autocorrección. En este menú, aparece un cuadro de diálogo donde podemos añadir palabras para que Excel las cambie automáticamente por otras.

Otro método es corregir, una vez finalizado el trabajo, desde Herramientas - Ortografía. Aparecerá un menú que nos irá indicando las palabras que Excel considera falta de ortografía. Podemos omitirlas o bien cambiarlas por las que nos ofrece el programa.

Si elegimos la opción Agregar palabras a..., podemos elegir el diccionario que queremos introducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal de Excel. Por omisión, disponemos del diccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vacío hasta que le vamos añadiendo palabras nuevas.

A partir de introducir una nueva palabra en el diccionario, ésta deja de ser incorrecta. Hay que hacer notar que Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por lo que si hemos añadido palabras, éstas estarán disponibles en una futura corrección desde Word, por ejemplo.