En esta lección continuaremos profundizando en el estudio de las macros y crearemos nuevas para nuestra hoja de Pedidos.xls.

En tu capacidad de contable y analista de la empresa cuya hoja utilizamos en la pasada lección, te habrás sentido admirado de cómo se distribuyen en las diferentes líneas de diseño de camisetas en las diferentes áreas geográficas de América y por los diferentes canales de ventas.

Vamos a crear una tabla dinámica que muestre las unidades de los pedidos por categorías, resaltando celdas que contengan ventas excepcionales. Más adelante crearemos otra tabla para producir gráficos.

Macro para crear una tabla dinámica de referencias cruzadas.-

1.Sin nada en pantalla, abre la hoja Pedidos.dbf para abrir nuestra base de datos histórica de pedidos que realizamos en la lección anterior.

2.Accede a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.

3.En el paso 1, pulsa en Siguiente.

4.En el paso 2, selecciona todo el rango de datos y pulsa en Siguiente.

5.En el paso 3 finaliza y después coloca los campos como sigue:

6.Pulsa en Siguiente.

7.En el último paso, acepta de forma que la tabla se cree en una nueva hoja.

8.Baja el zoom al 75%

9.Cámbiale el nombre a la hoja por el de: Tabla dinámica.

10.Desde la opción Archivo - Guardar como... guarda el libro con el nombre: Categorías.xls (asegúrate de que guardas con formato XLS).

La tabla muestra una información global de los productos, pero vamos a ver la relación que existe entre las distintas categorías de diseño. Para ello, convertiremos la tabla para que produzca en porcentajes y así poder comparar mejor la relación existente.

11.Ve a la celda A1.

12.Pulsa sobre el botón Configuración de campo de la barra de herramientas:

Aparece el cuadro de diálogo del campo de la tabla con información sobre el campo Suma de unidades.

13.Pulsa sobre el botón Opciones para expandir el cuadro de diálogo.

14.Selecciona de la lista la opción Mostrar datos como... - % de la fila.

15.Selecciona la palabra Suma del nombre del cuadro y sustitúyelo por Porcentajes:

16.Sal del cuadro aceptando los cambios.

Observa cómo los datos se han convertido a porcentajes. La columna de la derecha visualiza los porcentajes al 100%. Vamos a hacer que no se visualicen:

17.Selecciona cualquier celda de la columna K.

18.Accede a Formato - Columna - Ocultar.

Ahora nadie podrá ver que el total es el porcentaje 100% del total de la fila.

Crear una macro que marque las excepciones manualmente.- Imaginemos que queremos marcar en color amarillo todas aquellas celdas cuya cantidad sea superior al número 30. Manualmente, si la hoja es muy grande, puede ser un trabajo mortal.

1.Selecciona la celda D3.

2.Abre la paleta portátil de colores y selecciona el color amarillo. (El sexto color). El fondo se convertirá en amarillo.

3.Busca hacia abajo en la columna D para la siguiente columna con valor superior al 30%, es decir, la celda D7, y cambia su fondo a amarillo igual que la celda anterior.

Dar formato a una celda para que disponga de color y un aspecto especial puede ser divertido las dos o tres primeras veces. Pero cuando se repite la misma acción una y otra vez, puede ser bastante aburrido.

Vamos a crear una macro que mirará si la celda es superior a un valor. Si lo es, le dará el color amarillo de fondo.

1.Crea una nueva macro y la llamas: FormatoCelda.

2.En Opciones, asígnale la combinación Ctrl + K

3.Coloca el fondo amarillo.

4.Finaliza la grabación de la macro.

5.Sitúa el cursor en cualquier celda con valor superior a 30%

6.Pulsa Ctrl + K

Evidentemente, esto es como hacerlo manualmente, pero con una combinación de teclas que llame a una macro. Veamos cómo modificarla:

7.Accede a Herramientas - Macro - Macros, selecciona la macro y pulsa en Modificar.

8.Observa el código. Siempre hará lo mismo.

9.Modifícalo añadiendo estas líneas:

La rutina If...Then - End If comprueba si la condición que sigue a If es cierta. Si lo es, se ejecutan las sentencias del interior. Si no lo es, no se ejecutan. Esta orden debe acabar con la sentencia End If.

10.Cierra la ventana del editor y sitúa el cursor sobre alguna celda cuyo valor no pase del 30%. Ejecuta la macro pulsando Ctrl + K y observa que no aparece el color de fondo.

11.Haz lo mismo con cualquier celda que sí pase del 30%.

La macro va tomando cuerpo, pero todavía tenemos que desplazar el cursor manualmente y mirar si el contenido de la celda es superior a la condición establecida.

Vamos a hacer que el cursor se desplace automáticamente una celda hacia abajo. Para ello, utilizaremos la orden offset (fila,columna).

12.Agrega estas líneas: