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Autor: Xavi Llunell
Curso: 4,91/5 (199 opiniones) |43908 alumnos|Fecha publicación: 05/05/2003

Esta es la tercera tarea que consiste en aprender a añadir columnas calculadas.

Observa que en la hoja tenemos tres precios por diseño: Bajo, Medio y Alto. Si queremos comparar el valor de los pedidos sin descuento con el de los mismos con descuento, precisaremos añadir en cada fila la lista de precios. Una vez hayamos observado la lista de precios de cada fila, podremos calcular el importe total de los pedidos, multiplicando las unidades por los precios.

Finalmente, convertiremos las fórmulas en valores como preparación para añadir los pedidos al archivo histórico permanente.

1.Crea una nueva macro llamada: AñadirColumnas.

2.Pulsa F5, ve a la celda H1 utilizando este cuadro y escribe en esa celda: Tarifa.

3.Ve a la celda I1 y escribe: Bruto.

4.Ve a la celda H2 y escribe la siguiente fórmula: =BUSCARV(E2;Precios!$A$2:$C$4;SI('Pedidos'!C2="Minorista";2;3))

5.Ve a la celda I2 e introduce: =F2*H2. Pulsa Intro.

6.Selecciona el rango de celdas H2:I179

7.Accede a Edición - Rellenar - Hacia abajo

8.Pulsa Ctrl + Inicio

9.Finaliza la grabación de la macro.

En la celda H2 aparece el valor 4.5. Esta fórmula busca el precio Medio (E2) de la primera columna del rango A2:C4 de la hoja Precios. A continuación devuelve el valor de la columna número 2 de la lista por ser Minorista la celda C2. El precio para la venta Minorista de un diseño con un precio Medio es de 4.50 dólares.

Para comprobar su funcionamiento:

10.Borra las dos columnas H e I y ejecuta la macro.

Las fórmulas de BUSCARV son aún fórmulas. En nuestro archivo histórico de pedidos, no debemos añadir fórmulas, sino resultados. Vamos a transformar las fórmulas en valores.

11.Crea una nueva macro llamada: ConvertirValores.

12.Selecciona el rango H2:I179.

13.Cópialo al portapapeles.

14.Ve a Edición - Pegado especial.

15.Selecciona Valores y acepta.

16.Finaliza la grabación de la macro.

Cuarta tarea: Ajustar columnas y abrir histórico de pedidos.- Finalmente, queremos añadir los nuevos pedidos del mes al archivo histórico acumulativo de pedidos. Necesitamos asegurarnos de que las columnas de los nuevos pedidos del mes se ajustan adecuadamente a las columnas del archivo de pedidos.

El archivo histórico de pedidos es un archivo en formato del programa dBASE (dbf) que creó nuestro compañero Pepito del departamento de Facturación. Vamos a abrirlo desde Excel para manipularlo.

1.Abre el archivo Pedidos.dbfhaciendo un clic sobre el nombre de dicho archivo. Deberás elegir el tipo de archivo dbf:

2.Observa las cabeceras de las columnas del archivo histórico; son diferentes. Puedes organizarte las dos ventanas para compararlas. Observa que el orden de las columnas Categoría y Precio no coincide una hoja con otra. Además, las etiquetas de Unidades y Bruto son diferentes.

3.Crea una nueva macro llamada: FijarColumnas.

4.Selecciona con un click la cabecera de la columna E del libro Pedidos.xls y elige Edición - Cortar.

5.Pulsa una vez sobre la cabecera de la columna D para seleccionarla y elige Insertar - Cortar celdas.

6.Ve a la celda F1 (contiene la palabra Cantidad), escribe en su lugar: Neto y pulsas Intro.

7.Finaliza la grabación.

8.Comprueba el funcionamiento de la macro. Quizá debas hacer una copia de la hoja anterior.

Quinta tarea: Unificar los pedidos.- La última hoja con la macro ejecutada, posee un diseño de columnas igual que el archivo histórico. Vamos a añadir la hoja a partir de la primera línea en blanco de la parte inferior del archivo.

1.Activa el libro Pedidos.dbf

2.Ve a la celda A1 y pulsa Ctrl + *

3.Comprueba el nombre del rango en la casilla de nombres:

4.Crea una nueva macro llamada AmpliarBaseDatos.

5.Pulsa Ctrl + Inicio.

6.Sitúate en la primera celda en blanco del rango pulsando las teclas Fin, Flecha abajo y de nuevo la Flecha abajo.

7.Pulsa Ctrl + Tabulador para volver a la hoja Pedidos.xls.

8.Selecciona la celda A2.

9.Dejando pulsada la tecla Shift, pulsa las teclas: Fin, Flecha abajo, Fin, Flecha derecha.

10.Pulsa Ctrl + C para copiar las celdas al portapapeles.

11.Pulsa Ctrl + Shift + Tab para volver al libro Pedidos.dbf.

12.Pulsa Ctrl + V para pegar el contenido del portapapeles.

13.Pulsa Esc para cancelar el estado de copia.

14.Pulsa Ctrl + * para seleccionar todo el rango de datos.

15.Accede a Insertar - Nombre - Definir para volver a definir el nombre del rango nuevo.

16.Escribe Base_de_datos

NOTA fíjate que no hemos elegido el mismo nombre que tenía antes pulsando sobre el nombre que aparece en la ventana, sino que hemos definido un nuevo nombre para el rango. Si hubiéramos elegido el mismo nombre que tenía, Excel guardaría la antigua definición.

17.Accede a Cerrar del menú Archivo.

NOTA en un caso real, ahora podríamos elegir la orden de Guardar, pero en este caso, al ser una macro de prueba, no grabaremos ningún cambio.

18.Pulsa en No para cancelar el guardado.

19.Finaliza la grabación de la macro.

Enlazar todas las macros.- Llega el momento de la verdad. Vamos a crear una macro que ejecute una a una las demás macros que hemos preparado. Si te has asegurado de que cada macro por separado funciona, no debe haber ningún problema.

1.Deberás dejar sólo el libro Pedidos.xls a la vista.

2.Deja también una copia de la hoja Pedidos para probar las macros.

3.Crea una nueva macro llamada: HacerTodo.

Pasos de la macro:

1.Accede a Herramientas - Macros - Macro

2.Elige de la lista de macros RellenarEtiquetas y acepta.

3.Haz exactamente lo mismo para las demás macros en este orden:

AñadirFecha (cuando te pida la fecha, introduce: 05-11)

AñadirColumnas
FijarColumnas
AmpliarBaseDatos

4.Finaliza la grabación de la macro.

Como ya hemos dicho, en un caso real, la última pregunta de si queremos guardar el libro Pedidos.dbf contestaríamos que sí.

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