A veces puede ocurrir que necesitemos datos que, originalmente, se crearon con otros programas especiales para ese cometido. Podemos tener una base de datos creada con Access o dBASE que son dos de los más conocidos gestores de bases de datos y, posteriormente, querer importar esos datos hacia Excel para poder trabajar con ellos.

Para ello, necesitaremos una aplicación especial llamada Microsoft Query que nos permitirá acceso a datos externos creados desde distintos programas.

También es posible que sólo nos interese acceder a un conjunto de datos y no a todos los datos de la base por completo; por lo que utilizaremos una Consulta que son parámetros especiales donde podemos elegir qué datos queremos visualizar o importar hacia Excel.

Si deseamos acceder a este tipo de datos, es necesario haber instalado previamente los controladores de base de datos que permiten el acceso a dichos datos. Esto lo puedes comprobar desde el Panel de Control y accediendo al icono:

Allí, te aparecerá un cuadro de diálogo con los controladores disponibles:

Creación de una consulta de datos.- Para comenzar, es necesario definir previamente la consulta que utilizaremos indicando la fuente de datos y las tablas que queremos importar. Si no tienes nociones de la utilización de los programas gestores de bases de datos; no te preocupes porque sólo vamos a extraer datos de ellos.

Veamos cómo hacerlo:

1.Accede a Datos - Obtener datos externos - Nueva consulta de base de datos

Aparecerá la pantalla de Microsoft Query. Ahora podemos dar un nombre a la nueva consulta.

2.Pulsa en Añadir y añade los siguientes datos:

3.Haz click en Conectar.

4.Click en Seleccionar

Ahora debemos indicarle la ruta donde buscará el archivo a importar. Nosotros hemos elegido la base de datos Neptuno.MDB que viene de ejemplo en la instalación de Microsoft Office XP. La puedes encontrar en la carpeta C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Ejemplos. Observa la siguiente ilustración:

5.Selecciona la base de datos NEPTUNO.MDB y acepta.

6.Acepta también el cuadro de diálogo que aparece (el anterior)

7.Selecciona la tabla CLIENTES

8.Acepta los cuadros de diálogo que quedan hasta que aparezca en pantalla el asistente de creación de consultas tal y como aparece en la página siguiente:

9.Carga los campos IdCliente, Dirección, Ciudad y Teléfono seleccionando click en el campo y pulsando el botón

10.Pasa al paso Siguiente.

Ahora podemos elegir de entre los campos alguna condición para la importación de los datos. Es posible que sólo nos interesen los clientes cuya población sea Barcelona. Si no modificamos ninguna opción, Excel importará todos los datos.

11.Modifica las casillas de la siguiente forma:

12.Pulsa en Siguiente.

13.Elige el campo IdCliente como campo para la ordenación y Siguiente.

A continuación, podríamos importar los datos directamente a Excel, pero vamos a ver cómo funciona la ventana de Query. También podríamos guardar la consulta.

14.Elige la opción Ver datos...

15.Pulsa en Finalizar.