Imagina que existe una celda que tendrá siempre un dato elegido de entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el número de caracteres de la celda, mostrar mensajes de ayuda, etc.

1.Sitúa el cursor en la celda D2.

2.Accede a Datos - Validación y te aparecerá el siguiente cuadro:

En la lista desplegable Configuración podemos elegir qué valores serán válidos para la celda activa. Desplégala y observa las distintas posibilidades de la misma.

3.Elige finalmente la opción Lista. Te aparecerá una casilla de texto; escribe lo siguiente (separado por punto y coma): Barcelona;Bilbao;Valencia;Gerona;Lérida;Madrid

4.Acepta el cuadro de diálogo. Observarás que ha aparecido una flecha típica de las listas desplegables:

5.Prueba a desplegarla y observa su contenido:

Desde aquí podemos elegir un valor más cómodamente. Ahora sólo falta aplicar la misma lista al resto de las celdas:

6.Con el cursor situado en la celda de la lista que acabamos de crear, pulsa la combinación de teclas Ctrl + C(copiar al portapapeles).

7.Selecciona el resto del rango (D3:D6)

8.Pulsa Ctrl + V (pegar del portapapeles)

9.Pulsa Esc para finalizar la selección.

Funciones especiales de búsqueda.- Vamos a ver algunas funciones interesantes que podemos aplicar a las listas de datos.

BUSCARV: compara el valor de la búsqueda con la primera columna de la lista y nos devuelve un valor asociado en la misma fila.

BUSVARH: compara el valor de la búsqueda con la primera fila de la lista y nos devuelve un valor asociado en la misma columna.

COINCIDIR: compara el valor de búsqueda con el contenido de cierta columna que se le pasa como parámetro y devuelve el índice del registro de la lista.

INDICE: a partir del índice de la lista, nos proporciona el dato del campo o columna que se le pasa como parámetro.

Veamos algunos ejemplos en la práctica:

1.Añade las siguientes celdas a la hoja y ordénalas por apellido.

2.Sitúa el cursor en A9 y escribe: Pérez Sánchez (puedes usar las opciones de Copiar y Pegar).

3.Sitúa el cursor en la celda B9.

4.Escribe la siguiente fórmula:

=BUSCARV(A9;A2:D6;2)

5.Pulsa la tecla Intro.

Observa que ha aparecido el nombre de la lista que corresponde con los apellidos escritos. Esta fórmula busca un valor (A9) en un rango de celdas (A2:D6) y nos devuelve el valor que encuentra dos posición a su derecha (contándose ella), es decir, el nombre.

Es una función que trabaja perfectamente para localizar datos en una lista extensa y devolvernos un dato concreto de la misma fila.

Si ahora pruebas a escribir otros apellidos que existan en la lista, comprobarás que la fórmula funciona y se actualiza.

NOTA: si la lista no está ordenada alfabéticamente, hay que añadir el parámetro FALSO en esta función. Por ejemplo: =BUSCARV(A9;A2:D6;2;FALSO) porque de lo contrario, no funcionaría correctamente.

Filtros de datos.- Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actúan en forma de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir datos según unas condiciones específicas.

1.Selecciona el rango de la lista A1:D6

2.Accede a Datos - Filtro - Autofiltro y pulsa un click en cualquier parte de la lista para quitar la selección.

Observa que han aparecido las típicas flechas correspondientes a las listas desplegables comunes en Windows.

3.Abre la lista correspondiente al campo Ciudad y selecciona Bilbao

4.Vuelve a abrir la misma lista y selecciona la opción Todas.

5.Abre la lista del campo Provincia y elige la opción Personalizar...

6.Prepara el cuadro de diálogo de la siguiente forma:

7.Acepta. Observa que han aparecido las provincias cuya inicial comience a partir de la letra M.

8.Vuelve a mostrar todas las provincias.

En campos numéricos, podríamos por ejemplo ejecutar una consulta que nos mostrará los valores más altos, valores a partir de un número determinado, etc.