Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones. Imagínate sumar un rango de 200 celdas con una fórmula del tipo =A1+A2+A3+A4...

Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, etc, y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una fórmula.

Sintaxis de una función.- Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se indica en el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:A200;100)

En el ejemplo, se sumará todo el rango A1:A200 y aparte el número 100. Es decir, que dentro de los paréntesis que forman el contenido de la función, hay dos argumentos a sumar.

La función Autosuma.- Es quizá la función más utilizada en una hoja de cálculo. Por ello, Excel proporciona un botón exclusivo para la función Autosuma en la barra de herramientas.

Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o bien utilizar el Asistente para funciones que veremos posteriormente y que nos irá guiando paso a paso en la construcción de la función.

1.Escribe en una hoja nueva unos cuantos números y después coloca el cursor bajo esa misma lista:

2.Pulsa el botón Autosuma situado en la barra de herramientas estándar:

Observa que Excel detecta lo que queremos sumar y lo marca con puntos suspensivos intermitentes. Ahora podemos aceptar pulsando Intro o bien seleccionar con el mouse la zona que queremos sumar.

3. Pulsa Intro.

Otra forma de hacerlo es la siguiente:

4. Borra el contenido de la celda que contiene la fórmula.

5. Selecciona toda el área numérica, la última celda incluida:

6. Pulsa el botón Autosuma.

En este caso, marcamos directamente el rango que queremos sumar, por lo que Excel lo suma directamente. Con el cursor situado en la celda que contiene la fórmula, observa la barra de fórmulas.

La función tiene entre paréntesis la celda inicial del rango a sumar y la celda final separadas por dos puntos. Desde aquí podemos modificar manualmente el rango.

La función promedio.- Otra interesante función es la llamada =PROMEDIO(). Funciona exactamente igual que la suma, pero no existe ningún botón; por lo que debemos introducirla manualmente. Cuando introducimos una función mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente:

1.Borra el contenido de la última fórmula

2.Escribe lo siguiente: =PROMEDIO(

3.Selecciona con el mouse el rango de números. Fíjate como la fórmula va tomando dicho rango y se va escribiendo sola.

4.Cierra el paréntesis escribiéndolo a mano.

5.El resultado obtenido es la media de los datos numéricos.

El asistente para funciones.- Existen muchos tipos de funciones; matemáticas, estadísticas, de fecha, científicas, etc, alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante más difícil que la autosuma, por ejemplo. Existen funciones que realizan complejos cálculos y que tan sólo nos piden unos datos específicos.

Si no recordamos la sintaxis de una función, podemos hacerlo con el Asistente de funciones el cual, nos guiará paso a paso hasta obtener el resultado buscado.

1.Borra el contenido de la última fórmula y sitúa el cursor en ella.

2.Pulsa el botón Pegar función de la barra de herramientas estándar

3.Pulsa a la izquierda la opción Estadísticas.

4.Sube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la función PROMEDIO y pulsa un click sobre ella.

5.Observa la línea de estado de la ventana; nos explica para qué sirve esa función. Acepta.

6.Ahora nos pide qué celdas o rango de celdas queremos utilizar para saber el resultado del promedio de datos. Podemos pulsar click en las celdas que nos interesen, escribirlas a mano o bien seleccionar un rango de datos de la hoja. Selecciona el rango adecuado y acepta.