Funciones de fecha y hora

Esta categoría ofrece al usuario un total de 20 funciones predeterminadas. Para comprender la utilidad de alguna de ellas es necesario conocer la forma en que Excel trata las fechas. Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900.

En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora y los situados a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía. Esta manera de representar las fechas mediante números provoca cosas curiosas, como por ejemplo el hecho de que al cambiar el formato de una celda numérica a tipo fecha aparezca una fecha válida como contenido de la misma.

Así, la mayoría de funciones de fecha y hora realizan operaciones para obtener valores de fecha a partir de los valores numéricos que las representan. De este modo disponemos de funciones que obtienen el día, mes, año, hora, minuto y segundo a partir del número que tienen como argumento, otras que transforman textos que representan fechas y horas en los correspondientes números de serie, etcétera.

Funciones estadísticas

Excel dispone de 78 funciones estadísticas predeterminadas, que calculan todo tipo de indicadores estadísticos. Por citar algunos, disponemos de la función promedio, covarianza, media geométrica, permutaciones, mediana, moda y un largo etcétera, que hace de Excel una excelente herramienta de trabajo para recopilar y trabajar con datos estadísticos. El usuario puede buscar en la ayuda del programa si está implementada la función que necesita y la forma de utilizarla.

Funciones de búsqueda y referencia

Esta categoría está formada por funciones que realizan búsquedas de información en las celdas de la hoja de cálculo, o que ofrecen información sobre la posición dentro de la hoja de una celda o rango especificado. En total disponemos de 17 funciones, algunas de las cuales hubieran podido aparecer en la categoría de las matemáticas, como la que obtiene la transpuesta de una matriz.

Funciones de base de datos

En el punto 8.4 de esta unidad didáctica aprenderemos a utilizar Excel para crear "bases de datos" sencillas, donde las filas de las hojas de cálculo se convierten en los registros, y las columnas en los campos de nuestras tablas. Además, disponemos de 12 funciones estándar que se usan para trabajar con la información que contienen las tablas de las bases de datos Excel.

Todas estas funciones utilizan tres argumentos: el primero indica el rango de celdas donde está almacenada la base de datos, el segundo el nombre del campo sobre el cual deseamos realizar las operaciones seleccionadas y en el tercero se permiten establecer criterios de filtrado de datos.

Las operaciones calculan valores como el promedio, conteo de valores numéricos, conteo de valores distintos de "celda vacía", máximo, mínimo, etcétera. Veremos algún ejemplo de su uso en el punto 8.4, dedicado a las bases de datos de Microsoft Excel.

Funciones de texto y datos

Las funciones incluidas en esta categoría realizan un gran número de operaciones de formato del texto contenido en las celdas de las hojas de cálculo. Disponemos de funciones para eliminar espacios en blanco, buscar subcadenas dentro de una cadena de texto, transformar textos a mayúsculas o minúsculas, concatenar varios textos en uno solo, conversión de números en texto y viceversa, y así hasta un total de 27.

En cualquier momento podemos dirigirnos a la ayuda en línea de Excel para aprender más sobre una función determinada.
Además de una descripción de su utilidad y argumentos encontraremos ejemplos reales de uso.