Vinculación e incrustación

Supongamos que en nuestra empresa cada departamento elabora un libro de trabajo donde registra los gastos mensuales de material. Supongamos también que somos los encargados de contabilizar todos estos gastos.

¿Qué haremos, copiar de nuevo los libros de trabajo de cada departamento en un documento de totales? ¿Y si resulta que alguno de ellos todavía no estaba cerrado y nos avisan de que ha habido un cambio de última hora y que debemos modificar de nuevo nuestro documento?

No nos preocupemos, Excel nos ofrece una característica que, si la utilizamos, hará desaparecer estos dolores de cabeza de nuestras vidas. Se trata de la vinculación, que permite trabajar con datos o aplicaciones externas a nuestro libro y que además actualiza automáticamente cualquier cambio efectuado sobre los datos originales.

¿Y si junto al cuadro de totales deseamos disponer de un documento de Word donde anotaremos, por ejemplo, las tendencias en los gastos? Excel también nos puede facilitar las cosas, gracias a la posibilidad de incrustar documentos de otras aplicaciones dentro de la hoja de cálculo.Veamos cómo podemos utilizar estas características.

Vinculación

Cuando hablamos de vinculación hemos de distinguir la que se efectúa sobre datos de Excel y la de información proveniente de otras aplicaciones. Respecto a la primera situación, podemos vincular celdas de la hoja de cálculo actual, de otra hoja de cálculo del libro actual, e incluso de otro libro de trabajo. La manera de proceder para realizar esta tarea es siempre la misma:

1. Abrimos el libro que vaya a contener el vínculo, denominado libro de destino, y, en caso de que sea otro distinto, el que contenga los datos con los que deseemos establecer el vínculo (denominado libro de origen).
2. En el libro de destino, hacemos clic en el botón Guardar .
3. Seleccionamos la celda o las celdas desde las cuales deseemos establecer el vínculo.
4. Si estamos creando una nueva fórmula, escribimos un signo igual (=) en el cuadro de fórmulas.
5. Si introducimos el vínculo en otro lugar de la fórmula, escribimos el operador o función que debe
preceder al vínculo.
6. Hacemos clic en el libro de origen y, a continuación, en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que deseemos establecer el vínculo.
7. Seleccionamos las celdas que deseamos vincular.
8. Acabamos de completar la fórmula, y una vez introducida, presionamos la tecla Enter.

Nota: Este curso forma parte del libro "CEO -  Implantacion y mantenimiento de aplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J. Vinaixa, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).