B. Inserción de imágenes y dibujos

Otro de los elementos que pueden mejorar el aspecto de nuestras hojas de cálculo de forma notable son las imágenes y dibujos. Para insertar este tipo de objetos disponemos de varias subopciones de menú, que cuelgan todas de la opción Insertar - Imagen. Las tres primeras insertan imágenes y las tres restantes dibujos. Vamos a comentar por encima su utilidad.

La primera de ellas se denomina Imágenes prediseñadas y al activarla presenta una ventana en la parte derecha que permite seleccionar una imagen de entre un numeroso grupo de colecciones preestablecidas. La segunda subopción, Desde archivo, muestra un cuadro de diálogo que permite seleccionar cualquier imagen que tengamos accesible, para insertarla en la hoja. Si tenemos instalados los controladores de nuestra cámara o escáner podremos recuperar imágenes directamente de estos dispositivos, activando la subopción Desde escáner o cámara.

Mediante los Organigramas, que son el primer tipo de dibujo disponible, podemos crear fácilmente estas estructuras jerárquicas e insertarlas en cualquier zona de la hoja de cálculo. Gracias a la barra de herramientas Organigrama podemos crear relaciones del tipo subordinado, ayudante y compañero de trabajo con unos simples clics del ratón.

A continuación nos encontramos con las Autoformas comunes a todas las aplicaciones de la suite Microsoft Office XP, y que permiten crear objetos gráficos a partir de elementos como líneas, figuras geométricas, señales de tráfico, etcétera. La última subopción también aparece en diversas aplicaciones de Office y se denomina WordArt. Con ella seremos capaces de crear e insertar impactantes textos utilizando alguno de los treinta estilos predefinidos que presenta. Es tan fácil como seleccionar el estilo, tipo y tamaño de fuente, escribir el texto a mostrar y aceptar. Posteriormente podemos modificar el tamaño del texto, girarlo, moverlo, etcétera.

C. Inserción de gráficos

Las hojas de cálculo a menudo contienen información numérica que muestra una tendencia que después será utilizada para ayudar, por ejemplo, en la toma de decisiones. Estas tendencias la mayoría de las veces se identifican mejor si la información es representada mediante algún tipo de gráfico.

Microsoft Excel ofrece a los usuarios la posibilidad de convertir la información textual a un total de 14 tipos de gráficos estándar, 21 personalizados predeterminados, incluyendo además la posibilidad de que el usuario defina los suyos propios. Veamos cómo podemos utilizar estas potentes armas.

Insertar gráficos

Un gráfico debe basarse siempre en una información contenida en las hojas de cálculo. Por eso es importante que antes de crear un gráfico dispongamos ya de la información textual correspondiente. Nosotros daremos ejemplo y crearemos un gráfico a partir de los datos que podemos ver en la Figura 8.25 del Caso práctico 3.