Organización de eventos corporativos

Hemos iniciado este curso describiendo los diferentes tipos de eventos que nos podemos encontrar fuera y dentro de la empresa, así como las características y particularidades de cada uno de ellos.

Ahora toca conocer aquellos aspectos más importantes a la hora de organizar cualquiera de estos eventos, por ello, vamos a dar una serie de consejos:

1. Para planificar un evento es necesario conocer el objetivo del mismo, ya que dependiendo de éste, podemos darle distinto tratamiento en cuanto a organización se refiere, es decir, no es lo mismo planificar una reunión de trabajo cuya organización será menor que una reunión con clientes, en la que debemos tener en cuenta muchos factores de protocolo, asistencia, etc.
2. Es necesario conocer a los asistentes al evento: empresa a la que pertenecen, posición jerárquica, etc.
3. Elegiremos la sala, auditorio, hotel, etc. en función del tipo de evento y sobre todo del número de participantes.
4. De la misma manera que un piloto antes de despegar repasa su check list de vuelo, tendremos que confeccionar un check list o lista de comprobación con la relación de todos aquellos elementos que serán necesario para llevar a cabo la organización del evento: audio, video, proyectores, red, WiFi, micrófonos, catering, etc.
5. Elegiremos el tipo de distribución más conveniente para cada acto.
6. En cuanto a la logística, debemos ocuparnos de verificar la sala: temperatura, comodidad, medios, elementos externos (aparcamiento, alojamiento, parking, etc.) etc. Además, debemos elegir la ubicación correcta para los asistentes, para la presidencia que ocupará el lugar de mayor relevancia, etc.
7. Si existen intervenciones, debemos marcar las intervenciones, es decir, quien intervendrá, en qué orden y durante cuánto tiempo.

Veamos algunas de las distribuciones más comunes:

Distribución 1	Distribución 2
Distribución 3	Distribución 4

Dependiendo del tipo de evento que se trate, del número de asistentes, del espacio físico disponible, de lo práctico o no que resulte una determinada distribución, del protocolo, etc. Se optará por una distribución u otra.

NOTA:La distribución de los asistentes en un evento corporativo, puede resultar muy sencillo en reuniones de trabajo o Briefing, por ejemplo, escogiendo la distribución 1, hasta muy complicado cuando se trata de conferencias, jornadas, asambleas o cualquier otro evento cuyo número de asistentes sea elevado. Por ello, es recomendable que el profesional del secretariado conozca a fondo las distintas distribuciones, sus ventajas e inconvenientes, el protocolo o la etiqueta de empresa, etc. aunque todo ello daría de sobra para un curso monográfico. No obstante, siempre existe la posibilidad de ceder la organización a empresas especializadas.

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